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Assistante administrative
Lucie T.
92150 Suresnes
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Auto-entretien de Lucie T.
Cet entretien a eu lieu le 22/02/06 à 10h22
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Lucie : Je suis quelqu'un de très disponible, qui a toujours envie d'apprendre et de s'améliorer. J'apprécie autant le travail en équipe qu'en autonomie et souhaite évoluer dans un environnement de franchise et de souplesse.Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Lucie : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Lucie : J'apprécie d'être utile aux autres et d'avoir des activités variées. Je peux mettre à profit les compétences que je maà®trise et en apprendre de nouvelles selon les missions de mon entreprise
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Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Lucie :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Lucie : Cela éviter les situations déroutante et la mise sous pression de toute une équipe. En travaillant avec de bons outils, cela ne conduit pas à une perte de temps et l'environnement de travail est plus propice à une bonne entente de tous et à moins d'erreures
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Lucie : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Lucie : Oui, si ils sont occasionnels et reconnus. Dans le cadre d'un soutien à un collègue, d'un projet à terminer ou d'un travail en équipe. Cependant la reconnaisance quelle qu'en soit la forme me parait nécessaire
Consultant : Préférez vous ? Lucie : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Lucie : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Lucie : J'ai donné ma démission une fois. Le cadre de travail était intolérable, je n'avais pas de "poste de travil" juste une chaise pour m'asseoir près de la secrétaire déjà en poste. On repoussait constamment ma mise au poste pour lequel j'avais initialement repondu
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Lucie : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Lucie : C'est une marque de respect pour autrui et une qualité qui contribue à un travail bienfait et rendu dans les temps. En Chine ou en Allemagne, c'est une habitude qui est très rarement oubliée
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Lucie : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Lucie : Je préfère des activités que je peux choisir de pratiquer quand j'en ai le temps et l'envie, telles que le sport, la philatélie, les jeux de société entre amis. Ainsi je garde de la souplesse dans mon emploi du temps.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Lucie : Un quotidien
Consultant : Quel quotidien lisez vous régulièrement ? Lucie : Je lis "20 minutes" en allant travailler, Le figaro ou La république
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Lucie : Les sorties entre amis, le cinéma, la théâtre, la lecture, le sport, la télé, le shopping
Consultant : Aimez vous dessiner ? Lucie : Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Lucie : J'ai effectivement régulièrement quelques bonnes idées, comme par exemple pour créer une carte de voeux pour mes proches ou pour décorer mon intérieur. J'ai aussi eu de bons retours pour des travaux réalisés sur des logiciels comme "visio" ou "publisher" pour un bulletin d'information ou un organigramme
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Lucie : la politesse, l'honnêteté, la ponctualité, la franchise, la rigueur et le courage
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Lucie : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Lucie : Non, cependant je n'ai rien contre une rélation privilégiée avec certains quand il y a des goà»ts en commun et une bonne enttente dans le travail, mais cela n'est pas systématique.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Lucie : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Lucie : Le salon du mondial de l'automobile, le salon d'hygiène et sécurité du département de Seine et Marne
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Lucie : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Lucie : Oui, j'ai déjà eu à traiter avec les "petits clients" lors de mon travail en industrie mécanique et cela m'a beaucoup plu. Cela m'a demandé de la fermeté et de la maà®trise dans la connaissance du produit. J'aime faire de la prospection de client potentiel et renseigner les futurs utilisateurs sur les propriétés d'un produit, établir un bon de commande en temps réel avec eux et assurer le suivi de leur achats
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Lucie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Lucie : J'ai travaillé dans un bureau d'étude qui comptait 80 ingénieurs et techniciens, ils devaient se déplasser régulièrement. Je travaillais en parallèle avec une agence de voyage et organisais des voyages toutes les semaines, voir tous les jours. Je l'ai également fais en service commercial mais à moindre nombe, l'équipe comptait 6 commerciaux, une assstante de direction et un directeur. Parfois il m'est arrivé de travailler seule sans le soutien de l'agence de voyage
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Lucie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Lucie : Cela m'est arrivée pour la gestion des stocks de fourniture pour contrôler les consommations excessives. C'est moi qu délivrais les fournitures et tenais à jour le tableau. Egalement pour la méthode d'archivage des vieux dossiers, avec un ordre de classement et un plan de l'archivage affiché devant l'étagère colossale
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Lucie : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Lucie : Non
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Lucie : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Lucie : Non, je pense que quand il y a un désaccord le sliens hiérarchiques peuvent être dangereux et dépassés. J'aurai peur que cela ternisse la relation familale. Cela dit je ne suis pas contre apporter un soutien lors d'un surplus de travail, cela me semblerais d'ailleurs normal.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Lucie : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Lucie : 40 %
Consultant : Les 60 % sont consacrés à quelles autres activités ? Lucie : Les 60% sont consacrés à la coordination entre les différents acteurs qui participent au même projets, à la réflexion en autonomie sur les contenus de documents à produire, au partage de connaissance avec les collègues, à la résolution de problèmes techniques (problème de fax, photocopieur, messagerie, retard ou erreur de l'un des acteurs du projet )
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Lucie : Dans le milieu psychiatrique et le milieu de la restauration.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Lucie : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Lucie : Je considère avoir une orthographe correcte, cela dit mon expérience a confirmer qu'il n'est pas toujours évident de produire un docuement dépourvu de fautes surtout après avoir beaucoup travailé dessus. Une relecture effectuée par un collègue est parfois nécessaire
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Lucie : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Lucie : 2 mois
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Lucie : Cela m'est indifférent. J'ai eu l'occasion de tester les deux et je ne pourrais dire que c'est un critère de choix. Dans le public on peut avoir une sécurité de l'emploi et dans le privé les promotiosn et augmentations sont plus souples
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Lucie : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Lucie : OUi, j'ai un PC avec une imprimante qui permet de scanner et de photocopier. Je suis abonner à internet en ADSL
Consultant : Avez vous confiance en vous? Lucie : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Lucie : Lorsque je fais un travail je n'ai pas besoin de le relire indéfiniment avant de le diffuser ou de le mettre à la signature. Lorsque j'ai une initiative à proposer ou une réquête à faire je j'ai pas peur d'en fair part, même à un supérieur.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Lucie : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Lucie : Non, professionnellement pas à ce jour
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Lucie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Lucie : Lors d'un stage on m'a confié les clefs d'un local qui contenait des biens importants. Je sais également ne pas compter les heures lorsqu'un travail important n'est pas terminé ou que je dois résoudre un problème le concernant.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Lucie : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Lucie : Oui, je souhaiterai en bénéficier. éventuellement après plusieurs années de travail, pour faire le point sur ce que j'ai appris et donner durant des expériences
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Lucie : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Lucie : Oui, sans problèmes, du moment qu'elles sont exemptes de vulgarité et d'intolérance. Cela fait partie de la relation avec les collègues, surtout au début d'une entrée en poste.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Lucie : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Lucie : Non, je pense que c'est éventuellement lorsque'il y a compétition entre des collègues ou jalousie. Ces situations ne me sont pas arrivées
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Lucie : Entre 18 000 et 22 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Lucie : Oui, lors de mon dernier emploi je percevais 1284 euros net par mois. Je souhaiterai ne pas trop baisser pour mon prochain emploi
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Lucie : Je me sens à l'aise dans l'accueil physique et téléphonique (et la prise de message), le traitement des correspondances (réception, production et envoi de courrier, mail, fax), la gestion de dossiers, l'organisation de déplacements et d'évènement, la production de notes d'information, de compte-rendu Les logiciels sur lesquels je suis à l'aise : word, excel, powerpoint, visio, publisher, outlook, lotus notes
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Lucie : J'ai appris à gérer des activités qui n'avaient aucun liens entre elles, à assumer les déléguations d'une Directrice Générale des Services et d'un Directeur des Ressources Humaines (sans hiérarchie intermédiaire). j'ai aussi pu tester ma capacité à coordonner le travail des différents acteur d'un projets et à relancer les service pour la centralisation d'information. Enfin, j'ai pu pratiquer régulièrement le standard qui n'est pas si facile à gérer.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Lucie : Je suis stressée lorsque un problème technique intervient sur un travail à rendre sous peu, que je n'ai pas les compétences pour le résoudre et la personnes qui en est capable est absente ou a d'autres priorités. Dans ce cas, j'esaie trouver par moi même sans trop m'attarder, je demande à d'autres collègues si ils ont une solution, et je réféchis à un autre moyen de finir le travail et en informe mon supérieur. Ou lorsqu'un chef de service en retard sur un travail me demande d 'intervenir dans un temps minimal: dans ce cas je gère l'urgence cette priorité et essaie de faire un point rapide sur la marche à suivre pour ne pas faire d'impair, je demande éventuellement un petit soutien à un collègue en veillant à ne pas la mettre en retard sur son travail
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Lucie : Le premier workshop (réunion de travail ) que j'ai du préparer au début de mon contrat d'alternance. Je devais traduire des documents, accueillir des chefs de services dont l'anglais n'était pas forcément facile à comprendre, saisir en temps réel les propos de l'intervenant et assurer les besoins en reprographie, collation et discutionsavec les participants lors des absences des formateurs. Même si j'appréhendais ce travail, j'avais un bon niveau d'anglais et bureautique, le problème était pour m'orienter dans l'entreprise. Dans ce cas je demandais mon chemin et l'adrénaline m' aidée à être rapide. Les personnes étant, oil faut reconnaà®tre très agréable tout s'est bien passé.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Lucie : Je devais finir un travail commencé par un tiers. j'ai reçu un tableau auquel je ne comprenais pas grand chose. J'ai utilisé les coordonnées indiquées pour me renseigner sur la marche à suivre. Après un avancement du tableau j'ai du contacter la collègue qui avait débuté ce travail pour l'informer de mes travaux et ainsi m'assurer du bon avancement. Le tableau était une liste des sites de l'entreprise dans le monde avec leurs adresses, divers numéros relatifs à leur comptabilité et Nà‚° SIRET. Devant m'assurer de la véracité des données enregistrées, j'ai aussi du appeler tous ces sites et m'adapter aux diférents accents anglais pour les comprendre. j'avais 2 jours grand maximum pour ce travail avec 5 éléments à vérifier pour 30 sites et avec le décalage horaire j'ai du établir la liste des villes à appeler dans l'ordre chronoligue.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Lucie : j'ai eu créer un organigramme par service (au nombre de 6). Le recueil des données, photomatons, dialogue avec les personnes concernées, la mise ne forme, la traducion des données en anglais, la compression du fichiers pour le rendre lisible par tous, toutes ces démarches ont fait de fichier un travial très complet, avec du relationnel, des compétences en bureautique, informatique et de la crétivité pour la mise ne forme. Aujourd'hui j'aimerai avoir plus souvent ce genre de mission créative et demandant de la diplomatie et de la communication. Je souhaiterai avoir des projets à mener intégrement en rapport avec mes compentes et qu'on me donne les moyens humains et techinques de les assumer.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Lucie : Il s'agit de la signalisation au sein de l'entreprise. Il y avait un besoin de renouveler les panneaux indicateurs suite à un réaménagement. J'ai proposé de m'occuper des panneaux en format A3 et j'ai pris en charge l'installation desdits panneaux
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Lucie : Lorsde l'organisation des formations je travaillais en autonomie et selon le travail que cela représentait je devais régulièrement avoir une chronologie dans le travail. Et je m'efforçais d'en tenir informer le DGS régulièrement.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Lucie : J'ai effectivement travaillé avec des personnes plus jeunes (stagiaires ) et plus agées (supérieurs, collègues). Les plus jeunes, surotut en stages n'ont pas trôp d'idées des conséquences de leurs erreurs et c'est cela retarde le travail. Les personnes plus agées et donc avec de l'expérience ne se rendent pas toujours compte qu'il faut un minimum de temps pour se former et qu'on ne peut pas toujours les exaucer en temps voulu. par contre ils sont un puit connaissances bien utiles et sont un exemple de gestion du stress et de solutions
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Lucie : J'ai du travailler avec une secrétaire qui était pompier volontaire, donc très active, sans moment de répis. Elle avait l'habitude d'encadrer une équipe de pompier et a eu du mal à ne pas trop reproduire ce schémas avec moi qui n'avais aucun lien hiérarchique avec elle. De plus elle pensait réellement avoir réponse à tout. J'ai tout simplement laissé évoluer la situation pour voir si elle s'aplanirait. Ce ne fut pas le cas, je suis dons allé lui parlé pour lui expliquer ma situation par rapport à elle et ça a permit de temporiser la situation
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Lucie : Dans le cadre de l'oganisation de formation j'ai envoyé une convocation à une personne qui avait annulé sa formation. J'ai alors appel son employeur pour m'excuser j'ai également appelé la personne qui aurait du recevoir la convocation pour la tenir au courant du prochain envoi de sa convocation. J'ai ensuite modifié la liste des participanrs qui devait être donnée à chaque participant.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Lucie : Quand j'étais au standard il y avait beaucoup de visiteurs qui pensaient que nous proposions des formations en plus des concours. Etant au courant des différentes options qui s'offraient à eux, je leur disais quels organismes pouvaient les aider, commetn ils pouvaient bénéficier d'aides financières ou fais un bilan de compétences.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Lucie : Lorsque j'ai particpé au forum Hygiène et Sécurité de Seine et Marne, organisé par la Mairie et el centre de gestion, je me suis portée volontaire pour effectuée une journée plus longues que mon temps réglementaire. Il y avait un besoin urgent de personne et il m'a semblé normal d'aider au bon foncitonnement de cet évènement qui avait demandé beaucoup de traviala aux organisateurs.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Lucie : -j'ai aimé qu'on me délègue des missions importantes dans la mesure de mes compétences -J'ai apprécié la disponibilité des chfes de service (bureau ouvert, demande d'entretien) -J'ai apprécié qu'on me propose de diversifier mes activité le temps d'un évènement ou qu'on me propose de me former pour évoluer dans mon poste. -J'ai été déçu par un manque de communication, il est arrivé que ce soit à moi de toujours aller vers le responsable pour le tenir au courant d'un dossier ou lui demander quelles étaient mes tâches une fois un projet terminé. - J'ai déploré le manque e coordination entre les supérieurs hiérarchiques et le fatalisme de certains. - Pour finir, certains pensent que parcequ'on est à un poste éxécutif, on a rien à dire sur nos conditions de travail et on doit tout accepter sans attendre de reconnaissance. C'est très dommageable
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Lucie : Les divers situations auxquelles j'ai été confronté m'ont appris à m'adpater rapidement à une situation et à adapter ma rapidité de travail. Au niveau technique j'ai un bon niveau en bureautique que j'ai pu tester et améliorer à maintes occasions. J'ai eu l'occasion d travailler sur plusieurs types de documents (sauf comptables qui me permettent de pouvoir m'adapter à diverses habitudes de travail. Au niveau relationnel et accuiel physique et téléphonique j' ai toujours été très à l'aise et ont m'a déjà fais des compliments à ce sujet. La ponctualité, le respect des échéances et la diffusion d'information a toujours fais parti de mes méthodes de travail
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Lucie : 9
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Lucie : Malheureusement aucune, je n'ai pas pensé à demandé ce document en quitant les entreprise et on ne m'en a pas proposé
Consultant : Comment est votre Anglais ? Lucie : Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Lucie : With pleasure. I come From Angers in the north ouest of france. I have been leaving Melun for one and a half year and i will move to Boulogne Billancourt in order to follow my boyfriend.Concerning my futur job i wish i could find a position wich offers relations, variety, new knowledges and English so i can improve my level. it would be good if it is not far from my home but i can manage until 45mn in public transports.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Lucie : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Lucie : les questions qui m'ont étées posées sont nouvelles pour moi et me préparent pour d'autres entretiens. J'ai pu répondre de manière détendu et en prenant le temps de la réflexion.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Lucie : Non,il me semble que les divers aspects évoqués sont suffisants
Réduire son Auto-entretien Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Lucie : Cela éviter les situations déroutante et la mise sous pression de toute une équipe. En travaillant avec de bons outils, cela ne conduit pas à une perte de temps et l'environnement de travail est plus propice à une bonne entente de tous et à moins d'erreures
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Lucie : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Lucie : Oui, si ils sont occasionnels et reconnus. Dans le cadre d'un soutien à un collègue, d'un projet à terminer ou d'un travail en équipe. Cependant la reconnaisance quelle qu'en soit la forme me parait nécessaire
Consultant : Préférez vous ? Lucie : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Lucie : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Lucie : J'ai donné ma démission une fois. Le cadre de travail était intolérable, je n'avais pas de "poste de travil" juste une chaise pour m'asseoir près de la secrétaire déjà en poste. On repoussait constamment ma mise au poste pour lequel j'avais initialement repondu
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Lucie : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Lucie : C'est une marque de respect pour autrui et une qualité qui contribue à un travail bienfait et rendu dans les temps. En Chine ou en Allemagne, c'est une habitude qui est très rarement oubliée
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Lucie : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Lucie : Je préfère des activités que je peux choisir de pratiquer quand j'en ai le temps et l'envie, telles que le sport, la philatélie, les jeux de société entre amis. Ainsi je garde de la souplesse dans mon emploi du temps.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Lucie : Un quotidien
Consultant : Quel quotidien lisez vous régulièrement ? Lucie : Je lis "20 minutes" en allant travailler, Le figaro ou La république
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Lucie : Les sorties entre amis, le cinéma, la théâtre, la lecture, le sport, la télé, le shopping
Consultant : Aimez vous dessiner ? Lucie : Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Lucie : J'ai effectivement régulièrement quelques bonnes idées, comme par exemple pour créer une carte de voeux pour mes proches ou pour décorer mon intérieur. J'ai aussi eu de bons retours pour des travaux réalisés sur des logiciels comme "visio" ou "publisher" pour un bulletin d'information ou un organigramme
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Lucie : la politesse, l'honnêteté, la ponctualité, la franchise, la rigueur et le courage
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Lucie : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Lucie : Non, cependant je n'ai rien contre une rélation privilégiée avec certains quand il y a des goà»ts en commun et une bonne enttente dans le travail, mais cela n'est pas systématique.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Lucie : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Lucie : Le salon du mondial de l'automobile, le salon d'hygiène et sécurité du département de Seine et Marne
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Lucie : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Lucie : Oui, j'ai déjà eu à traiter avec les "petits clients" lors de mon travail en industrie mécanique et cela m'a beaucoup plu. Cela m'a demandé de la fermeté et de la maà®trise dans la connaissance du produit. J'aime faire de la prospection de client potentiel et renseigner les futurs utilisateurs sur les propriétés d'un produit, établir un bon de commande en temps réel avec eux et assurer le suivi de leur achats
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Lucie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Lucie : J'ai travaillé dans un bureau d'étude qui comptait 80 ingénieurs et techniciens, ils devaient se déplasser régulièrement. Je travaillais en parallèle avec une agence de voyage et organisais des voyages toutes les semaines, voir tous les jours. Je l'ai également fais en service commercial mais à moindre nombe, l'équipe comptait 6 commerciaux, une assstante de direction et un directeur. Parfois il m'est arrivé de travailler seule sans le soutien de l'agence de voyage
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Lucie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Lucie : Cela m'est arrivée pour la gestion des stocks de fourniture pour contrôler les consommations excessives. C'est moi qu délivrais les fournitures et tenais à jour le tableau. Egalement pour la méthode d'archivage des vieux dossiers, avec un ordre de classement et un plan de l'archivage affiché devant l'étagère colossale
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Lucie : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Lucie : Non
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Lucie : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Lucie : Non, je pense que quand il y a un désaccord le sliens hiérarchiques peuvent être dangereux et dépassés. J'aurai peur que cela ternisse la relation familale. Cela dit je ne suis pas contre apporter un soutien lors d'un surplus de travail, cela me semblerais d'ailleurs normal.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Lucie : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Lucie : 40 %
Consultant : Les 60 % sont consacrés à quelles autres activités ? Lucie : Les 60% sont consacrés à la coordination entre les différents acteurs qui participent au même projets, à la réflexion en autonomie sur les contenus de documents à produire, au partage de connaissance avec les collègues, à la résolution de problèmes techniques (problème de fax, photocopieur, messagerie, retard ou erreur de l'un des acteurs du projet )
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Lucie : Dans le milieu psychiatrique et le milieu de la restauration.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Lucie : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Lucie : Je considère avoir une orthographe correcte, cela dit mon expérience a confirmer qu'il n'est pas toujours évident de produire un docuement dépourvu de fautes surtout après avoir beaucoup travailé dessus. Une relecture effectuée par un collègue est parfois nécessaire
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Lucie : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Lucie : 2 mois
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Lucie : Cela m'est indifférent. J'ai eu l'occasion de tester les deux et je ne pourrais dire que c'est un critère de choix. Dans le public on peut avoir une sécurité de l'emploi et dans le privé les promotiosn et augmentations sont plus souples
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Lucie : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Lucie : OUi, j'ai un PC avec une imprimante qui permet de scanner et de photocopier. Je suis abonner à internet en ADSL
Consultant : Avez vous confiance en vous? Lucie : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Lucie : Lorsque je fais un travail je n'ai pas besoin de le relire indéfiniment avant de le diffuser ou de le mettre à la signature. Lorsque j'ai une initiative à proposer ou une réquête à faire je j'ai pas peur d'en fair part, même à un supérieur.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Lucie : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Lucie : Non, professionnellement pas à ce jour
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Lucie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Lucie : Lors d'un stage on m'a confié les clefs d'un local qui contenait des biens importants. Je sais également ne pas compter les heures lorsqu'un travail important n'est pas terminé ou que je dois résoudre un problème le concernant.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Lucie : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Lucie : Oui, je souhaiterai en bénéficier. éventuellement après plusieurs années de travail, pour faire le point sur ce que j'ai appris et donner durant des expériences
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Lucie : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Lucie : Oui, sans problèmes, du moment qu'elles sont exemptes de vulgarité et d'intolérance. Cela fait partie de la relation avec les collègues, surtout au début d'une entrée en poste.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Lucie : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Lucie : Non, je pense que c'est éventuellement lorsque'il y a compétition entre des collègues ou jalousie. Ces situations ne me sont pas arrivées
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Lucie : Entre 18 000 et 22 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Lucie : Oui, lors de mon dernier emploi je percevais 1284 euros net par mois. Je souhaiterai ne pas trop baisser pour mon prochain emploi
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Lucie : Je me sens à l'aise dans l'accueil physique et téléphonique (et la prise de message), le traitement des correspondances (réception, production et envoi de courrier, mail, fax), la gestion de dossiers, l'organisation de déplacements et d'évènement, la production de notes d'information, de compte-rendu Les logiciels sur lesquels je suis à l'aise : word, excel, powerpoint, visio, publisher, outlook, lotus notes
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Lucie : J'ai appris à gérer des activités qui n'avaient aucun liens entre elles, à assumer les déléguations d'une Directrice Générale des Services et d'un Directeur des Ressources Humaines (sans hiérarchie intermédiaire). j'ai aussi pu tester ma capacité à coordonner le travail des différents acteur d'un projets et à relancer les service pour la centralisation d'information. Enfin, j'ai pu pratiquer régulièrement le standard qui n'est pas si facile à gérer.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Lucie : Je suis stressée lorsque un problème technique intervient sur un travail à rendre sous peu, que je n'ai pas les compétences pour le résoudre et la personnes qui en est capable est absente ou a d'autres priorités. Dans ce cas, j'esaie trouver par moi même sans trop m'attarder, je demande à d'autres collègues si ils ont une solution, et je réféchis à un autre moyen de finir le travail et en informe mon supérieur. Ou lorsqu'un chef de service en retard sur un travail me demande d 'intervenir dans un temps minimal: dans ce cas je gère l'urgence cette priorité et essaie de faire un point rapide sur la marche à suivre pour ne pas faire d'impair, je demande éventuellement un petit soutien à un collègue en veillant à ne pas la mettre en retard sur son travail
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Lucie : Le premier workshop (réunion de travail ) que j'ai du préparer au début de mon contrat d'alternance. Je devais traduire des documents, accueillir des chefs de services dont l'anglais n'était pas forcément facile à comprendre, saisir en temps réel les propos de l'intervenant et assurer les besoins en reprographie, collation et discutionsavec les participants lors des absences des formateurs. Même si j'appréhendais ce travail, j'avais un bon niveau d'anglais et bureautique, le problème était pour m'orienter dans l'entreprise. Dans ce cas je demandais mon chemin et l'adrénaline m' aidée à être rapide. Les personnes étant, oil faut reconnaà®tre très agréable tout s'est bien passé.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Lucie : Je devais finir un travail commencé par un tiers. j'ai reçu un tableau auquel je ne comprenais pas grand chose. J'ai utilisé les coordonnées indiquées pour me renseigner sur la marche à suivre. Après un avancement du tableau j'ai du contacter la collègue qui avait débuté ce travail pour l'informer de mes travaux et ainsi m'assurer du bon avancement. Le tableau était une liste des sites de l'entreprise dans le monde avec leurs adresses, divers numéros relatifs à leur comptabilité et Nà‚° SIRET. Devant m'assurer de la véracité des données enregistrées, j'ai aussi du appeler tous ces sites et m'adapter aux diférents accents anglais pour les comprendre. j'avais 2 jours grand maximum pour ce travail avec 5 éléments à vérifier pour 30 sites et avec le décalage horaire j'ai du établir la liste des villes à appeler dans l'ordre chronoligue.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Lucie : j'ai eu créer un organigramme par service (au nombre de 6). Le recueil des données, photomatons, dialogue avec les personnes concernées, la mise ne forme, la traducion des données en anglais, la compression du fichiers pour le rendre lisible par tous, toutes ces démarches ont fait de fichier un travial très complet, avec du relationnel, des compétences en bureautique, informatique et de la crétivité pour la mise ne forme. Aujourd'hui j'aimerai avoir plus souvent ce genre de mission créative et demandant de la diplomatie et de la communication. Je souhaiterai avoir des projets à mener intégrement en rapport avec mes compentes et qu'on me donne les moyens humains et techinques de les assumer.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Lucie : Il s'agit de la signalisation au sein de l'entreprise. Il y avait un besoin de renouveler les panneaux indicateurs suite à un réaménagement. J'ai proposé de m'occuper des panneaux en format A3 et j'ai pris en charge l'installation desdits panneaux
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Lucie : Lorsde l'organisation des formations je travaillais en autonomie et selon le travail que cela représentait je devais régulièrement avoir une chronologie dans le travail. Et je m'efforçais d'en tenir informer le DGS régulièrement.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Lucie : J'ai effectivement travaillé avec des personnes plus jeunes (stagiaires ) et plus agées (supérieurs, collègues). Les plus jeunes, surotut en stages n'ont pas trôp d'idées des conséquences de leurs erreurs et c'est cela retarde le travail. Les personnes plus agées et donc avec de l'expérience ne se rendent pas toujours compte qu'il faut un minimum de temps pour se former et qu'on ne peut pas toujours les exaucer en temps voulu. par contre ils sont un puit connaissances bien utiles et sont un exemple de gestion du stress et de solutions
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Lucie : J'ai du travailler avec une secrétaire qui était pompier volontaire, donc très active, sans moment de répis. Elle avait l'habitude d'encadrer une équipe de pompier et a eu du mal à ne pas trop reproduire ce schémas avec moi qui n'avais aucun lien hiérarchique avec elle. De plus elle pensait réellement avoir réponse à tout. J'ai tout simplement laissé évoluer la situation pour voir si elle s'aplanirait. Ce ne fut pas le cas, je suis dons allé lui parlé pour lui expliquer ma situation par rapport à elle et ça a permit de temporiser la situation
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Lucie : Dans le cadre de l'oganisation de formation j'ai envoyé une convocation à une personne qui avait annulé sa formation. J'ai alors appel son employeur pour m'excuser j'ai également appelé la personne qui aurait du recevoir la convocation pour la tenir au courant du prochain envoi de sa convocation. J'ai ensuite modifié la liste des participanrs qui devait être donnée à chaque participant.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Lucie : Quand j'étais au standard il y avait beaucoup de visiteurs qui pensaient que nous proposions des formations en plus des concours. Etant au courant des différentes options qui s'offraient à eux, je leur disais quels organismes pouvaient les aider, commetn ils pouvaient bénéficier d'aides financières ou fais un bilan de compétences.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Lucie : Lorsque j'ai particpé au forum Hygiène et Sécurité de Seine et Marne, organisé par la Mairie et el centre de gestion, je me suis portée volontaire pour effectuée une journée plus longues que mon temps réglementaire. Il y avait un besoin urgent de personne et il m'a semblé normal d'aider au bon foncitonnement de cet évènement qui avait demandé beaucoup de traviala aux organisateurs.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Lucie : -j'ai aimé qu'on me délègue des missions importantes dans la mesure de mes compétences -J'ai apprécié la disponibilité des chfes de service (bureau ouvert, demande d'entretien) -J'ai apprécié qu'on me propose de diversifier mes activité le temps d'un évènement ou qu'on me propose de me former pour évoluer dans mon poste. -J'ai été déçu par un manque de communication, il est arrivé que ce soit à moi de toujours aller vers le responsable pour le tenir au courant d'un dossier ou lui demander quelles étaient mes tâches une fois un projet terminé. - J'ai déploré le manque e coordination entre les supérieurs hiérarchiques et le fatalisme de certains. - Pour finir, certains pensent que parcequ'on est à un poste éxécutif, on a rien à dire sur nos conditions de travail et on doit tout accepter sans attendre de reconnaissance. C'est très dommageable
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Lucie : Les divers situations auxquelles j'ai été confronté m'ont appris à m'adpater rapidement à une situation et à adapter ma rapidité de travail. Au niveau technique j'ai un bon niveau en bureautique que j'ai pu tester et améliorer à maintes occasions. J'ai eu l'occasion d travailler sur plusieurs types de documents (sauf comptables qui me permettent de pouvoir m'adapter à diverses habitudes de travail. Au niveau relationnel et accuiel physique et téléphonique j' ai toujours été très à l'aise et ont m'a déjà fais des compliments à ce sujet. La ponctualité, le respect des échéances et la diffusion d'information a toujours fais parti de mes méthodes de travail
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Lucie : 9
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Lucie : Malheureusement aucune, je n'ai pas pensé à demandé ce document en quitant les entreprise et on ne m'en a pas proposé
Consultant : Comment est votre Anglais ? Lucie : Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Lucie : With pleasure. I come From Angers in the north ouest of france. I have been leaving Melun for one and a half year and i will move to Boulogne Billancourt in order to follow my boyfriend.Concerning my futur job i wish i could find a position wich offers relations, variety, new knowledges and English so i can improve my level. it would be good if it is not far from my home but i can manage until 45mn in public transports.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Lucie : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Lucie : les questions qui m'ont étées posées sont nouvelles pour moi et me préparent pour d'autres entretiens. J'ai pu répondre de manière détendu et en prenant le temps de la réflexion.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Lucie : Non,il me semble que les divers aspects évoqués sont suffisants
