Assistant.e de Direction coordination relations internationales (H/F)

Assistant.e de Direction coordination relations internationales (H/F)

Au sein de la Direction Générale Déléguée à la Recherche et à la Stratégie du Cirad (DGD-RS), l'assistant(e) appuiera dans la gestion administrative, conventionnelle, relationnelle et organisationnelle, le Directeur adjoint de la DGD-RS à l'international et l'adjointe du DGD-RS, dans leurs activités de coordination des relations partenariales, de construction et mise en œuvre de la géostratégie du Cirad, incluant la délégation Europe, la délégation aux dispositifs en partenariat et les directeurs régionaux.

Descriptif du poste :
Assistanat administratif
- Gérer les contacts internes et externes : gestion de l'agenda, messageries dévolues, filtrage des interlocuteurs, rédaction de courriers, comptes rendus de réunion, synthèses de documents .
- Organiser, préparer et suivre les déplacements.
- Collecter des informations, les consolider et les mettre en forme pour leur exploitation. Créer et suivre des tableaux de bord et de pilotage. Assurer les reportings nécessaires en participant au suivi des activités.
- Organiser les rendez-vous, les réunions et les événements de la Direction liées à la géostratégie et aux partenariats en métropole ou à l'étranger.
- Appuyer les directeurs régionaux à l'étranger mais aussi la direction régionale Méditerranée et Moyen Orient basée à Montpellier, dans leurs activités administratives en lien avec la métropole, notamment la gestion des ordres de mission et de notes de frais, élaboration et signature des bons de commande.

Budget Finances
- Assurer le suivi budgétaire de fonctionnement des différentes composantes de l'équipe (tenir et mettre à jour un tableau de bord, restituer les états de dépenses).
- Gestion administrative et financière des missions et déplacements des personnels du service.
- Préparer et suivre les facturations, gérer les achats et contrôler les factures. Appuyer le collectif au montage et au suivi des budgets des projets transversaux et/ou spécifiques.

Ressources humaines
- Informer, orienter le personnel de l'équipe dans ses démarches RH.
- Accompagner les nouveaux entrants dans leur intégration au sein de leur équipe.
- Planifier, suivre, organiser les actions RH : entretien annuel, entretien professionnel/mobilité/embauche, etc

Communication
- Assurer l'interface entre les membres de son équipe et leurs interlocuteurs internes et externes en France et à l'étranger.
- Contribuer à la communication interne ou externe en lien avec les services compétents et l'utilisation d'outils de communication variés, participation à la communauté de pratiques des assistantes DGD-RS.

Activités spécifiques
- Participation possible à des projets transversaux (groupes de travail, études spécifiques ) et des dossiers en appui aux activités géo partenariales de la DGD-RS.
- La formation aux outils internes fait partie du parcours d'intégration

Profil souhaité
- Bac+2, expérience professionnelle supérieure à 5 ans.
- Maîtrise de l'environnement bureautique : Maîtrise des logiciels bureautiques courants (traitements de textes, tableur, présentations, agendas, web) et si possible spécialisés (PAO, ).
- Langues : Très bon niveau d'anglais : supérieur à B2 (lu, parlé, rédigé), autres langues appréciées notamment l'espagnol.

Compétences et savoir être spécifiques :
- Capacités de rédaction et de collecte d'informations nécessaires au traitement des demandes.
- Expérience souhaitée des organismes de recherche et organismes européens et internationaux.
- Goût et aptitude pour le travail en équipe dans un contexte multi culturel ;
- Qualités dans les relations humaines avec des interlocuteurs très variés : chercheurs, ou responsable institutionnel, politique ou diplomatique français ou étrangers.
- Sens de l'organisation et des priorités, de la prise d'initiative, du travail en autonomie mais aussi de la discrétion.
- Capacité de gestion du stress et réactivité en situation d'urgence.

Votre profil :

- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
- Assurer un accueil téléphonique
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Capacité d'adaptation
- Capacité de gestion du stress et réactivité
- Force de proposition
véritable soutien au manager

Anglais, Espagnol

Conditions d'emploi :

Salaire : Chèque repas, Restauration, Mensuel de 23000,00 Euros à 33000,00 Euros sur 13 mois
Contrat à durée indéterminée
Temps plein - 35H Travail en journée
Localisation : 34 - MONTPELLIER