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Assistante de direction
Heïdi C.
13090 Aix En Provence
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Auto-entretien de Heïdi C.
Cet entretien a eu lieu le 29/09/14 à 22h00
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Heïdi : OuiConsultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Heïdi : La satisfaction professionnelle et personnelle d'apporter mon aide, d'être un réel support administratif et professionnel sur lequel on peut compter, tout en établissant une relation de confiance.
Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Heïdi : dans l'anticipation
Voir la suite de son l'Auto-entretien
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Heïdi :
dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Heïdi : Dans la mesure du possible, je m'organise de manière à travailler par anticipation pour pouvoir faire face à d'éventuels impondérables. Néanmoins, je peux parfaitement travailler dans l'urgence, dans la mesure où cela reste occasionnel. J'estime qu'une bonne Assistante doit être avant tout organisée, appliquée, rigoureuse, savoir analyser et se mettre au fait de la résolution de problèmes organisationnels.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Heïdi : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Heïdi : Dans la mesure où cela n'est pas quotidien et que je peux avoir une compensation, je peux parfaitement réaliser des dépassements d'horaires.
Consultant : Préférez vous ? Heïdi : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Heïdi : Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Heïdi : Non, pas du tout. J'ai besoin de m'épanouir professionnellement. Aujourd'hui, ce n'est pas vraiment le cas.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Heïdi : une vertu
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Heïdi : Non, pas du tout. J'ai besoin de m'épanouir professionnellement. Aujourd'hui, ce n'est pas vraiment le cas.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Heïdi : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Heïdi : J'estime qu'il est de mon devoir de respecter autrui... dont la ponctualité. Le fait est de ne pas faire à autrui ce que je ne souhaiterais pas que l'on me fasse, fait parti de mes principes et valeurs.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Heïdi : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Heïdi : Je manque de temps. Je suis mère célibataire (séparée) avec un enfant de 12 ans, à qui je consacre une bonne partie de mon temps libre.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Heïdi : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Heïdi : Plus particulièrement les Romans.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Heïdi : La télévision : émissions, documentaires, magasines, actualités et de temps en temps un film, mais cela reste en moyenne 1 fois / semaine La lecture Les sorties entre amis Le Cinéma Le Théâtre Le sport (marche et danse)
Consultant : Aimez vous dessiner ? Heïdi : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Heïdi : Je dirais moyennement. Je peux être créative, mais cela reste très occasionnel (décoration intérieure)
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Heïdi : Il m'est impossible de classer ces vertus car pour moi elles sont toutes fondamentales, mêmes si chacune d'entre elles a une signification différente.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Heïdi : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Heïdi : Non.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Heïdi : Oui
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Heïdi : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Heïdi : Non, pas nécessairement.
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Heïdi : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Heïdi : J'ai débuté ma carrière professionnelle dans la vente. J'ai également travaillé en tant que téléacteur. J'aime le relationnel et les échanges et je n'ai pas \"peur du téléphone\".
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Heïdi : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Heïdi : Déplacements professionnels (réunions, séminaires...)
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Heïdi : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Heïdi : Changement de procédure dans l'organisation administrative commerciale.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Heïdi : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Heïdi : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Heïdi : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Heïdi : Non.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Heïdi : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Heïdi : 100 %
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Heïdi : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Heïdi : 90 %
Consultant : Est-ce trop selon vous ? Heïdi : Non.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Heïdi : Aucun.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Heïdi : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Heïdi : Oui, je pense.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Heïdi : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Heïdi : Le temps de mon contrat.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Heïdi : Je n'ai jamais eu l'occasion de travailler dans le secteur public et je n'ai aucun a priori.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Heïdi : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Heïdi : Oui. Un ordinateur portable et une tablette.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Heïdi : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Heïdi : J'ai besoin d'analyser et de connaître la personne avant de lui accorder ma confiance.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Heïdi : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Heïdi : En toute circonstance, personnelle et professionnelle. J'assume entièrement mes actes, et mes choix, et je sais parfaitement être responsable.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Heïdi : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Heïdi : Eventuellement
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Heïdi : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Heïdi : Dans la mesure où les petites plaisanteries restent respectueuses, je les accepte sans aucun problème.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Heïdi : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Heïdi : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Heïdi : Entre 22 000 et 25 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Heïdi : Oui
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Heïdi : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Heïdi : Entre 22 000 et 25 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Heïdi : oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Heïdi : Administratives / Logistiques : - Accueil téléphonique et physique - Courrier et courriel (réception, traitement, gestion et enregistrement) - Prétraitement et frappe de documents techniques - Création et gestion de fichiers (fournisseurs, clients…) - Gestion du personnel (planning, congés, RTT, maladies…) Gestions / Comptables : - Facturation - Tenue de caisse et suivi bancaire - Imputation et saisie des factures et règlements, rapprochements bancaires, inventaires - Remplissage de bordereaux - Gestion de stocks, devis, commandes, règlements et inventaires - Réception et contrôle de livraisons - Gestion et calcul des commissions de la Force commerciale - Gestion et calcul des primes variables des salariés Commerciales / Reporting - Gestion et paramétrages d’agendas avec prise de rendez-vous (commerciaux et direction) - Télé prospection, mailing, vente, suivi clientèle - Edition de devis - Gestion des appels d’offres(candidature et offre) - Traitement et suivi des dossiers ADV - Gestion et mise à jour du fichier clients & SAV - Suivi d’activité : création, mise à jour et édition des tableaux de bord d’analyses et statistiques avec graphiques - Développement commercial interne (parrainage) - Gestion et suivi des contrats de la Force commerciale Informatiques / Bureautiques - Office 2007-2010 : Word, Excel (tableaux croisés dynamiques), PowerPoint, Publisher, Outlook, Internet. - Utilisation de logiciels spécifiques de gestion : Win Formation et Navision Langue - Anglais parlé courant, écrit correcte
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Heïdi : Un nouveau domaine d'activité qui m'était inconnu Un nouveau logiciel Ce que j'ai apporté : J'ai mis en place le Poste d'Assistante Commerciale Direction J'ai créé de nouvelle procédure J'ai élaboré des documents commerciaux
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Heïdi : Ce qui suscite le plus de stress me concernant est indépendant de ma volonté. C'est lorsque je suis dans l'attente de certains éléments ou informations de collègues de travail ou autre élément extérieur qui n’empêche de faire avancer/finaliser mon dossier ou projet. Pour le gérer, je relance les personnes concernées tant que je n'ai pas les éléments et le cas échéant j'en réfère à mon supérieur hiérarchique si au bout de la 2ème relance je n'ai pas de retour.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Heïdi : La mise en place d'un poste de travail : Tout d'abord élaborer une Fiche de poste si cela n'est pas déjà fait, en suite prendre connaissance de l'activité de la société et de chacun des intervenants (employés), du logiciel, puis élaborer des procédures selon les tâches à accomplir, puis les mettre en place de façon organisé. De fournir un travail avec peu de ressources. Je vais chercher les informations manquantes sur tous les supports existants : internes (collègues de travail, logiciel...), externes (internet, magasines...)
Réduire son Auto-entretien Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Heïdi : Dans la mesure du possible, je m'organise de manière à travailler par anticipation pour pouvoir faire face à d'éventuels impondérables. Néanmoins, je peux parfaitement travailler dans l'urgence, dans la mesure où cela reste occasionnel. J'estime qu'une bonne Assistante doit être avant tout organisée, appliquée, rigoureuse, savoir analyser et se mettre au fait de la résolution de problèmes organisationnels.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Heïdi : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Heïdi : Dans la mesure où cela n'est pas quotidien et que je peux avoir une compensation, je peux parfaitement réaliser des dépassements d'horaires.
Consultant : Préférez vous ? Heïdi : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Heïdi : Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Heïdi : Non, pas du tout. J'ai besoin de m'épanouir professionnellement. Aujourd'hui, ce n'est pas vraiment le cas.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Heïdi : une vertu
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Heïdi : Non, pas du tout. J'ai besoin de m'épanouir professionnellement. Aujourd'hui, ce n'est pas vraiment le cas.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Heïdi : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Heïdi : J'estime qu'il est de mon devoir de respecter autrui... dont la ponctualité. Le fait est de ne pas faire à autrui ce que je ne souhaiterais pas que l'on me fasse, fait parti de mes principes et valeurs.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Heïdi : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Heïdi : Je manque de temps. Je suis mère célibataire (séparée) avec un enfant de 12 ans, à qui je consacre une bonne partie de mon temps libre.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Heïdi : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Heïdi : Plus particulièrement les Romans.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Heïdi : La télévision : émissions, documentaires, magasines, actualités et de temps en temps un film, mais cela reste en moyenne 1 fois / semaine La lecture Les sorties entre amis Le Cinéma Le Théâtre Le sport (marche et danse)
Consultant : Aimez vous dessiner ? Heïdi : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Heïdi : Je dirais moyennement. Je peux être créative, mais cela reste très occasionnel (décoration intérieure)
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Heïdi : Il m'est impossible de classer ces vertus car pour moi elles sont toutes fondamentales, mêmes si chacune d'entre elles a une signification différente.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Heïdi : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Heïdi : Non.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Heïdi : Oui
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Heïdi : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Heïdi : Non, pas nécessairement.
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Heïdi : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Heïdi : J'ai débuté ma carrière professionnelle dans la vente. J'ai également travaillé en tant que téléacteur. J'aime le relationnel et les échanges et je n'ai pas \"peur du téléphone\".
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Heïdi : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Heïdi : Déplacements professionnels (réunions, séminaires...)
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Heïdi : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Heïdi : Changement de procédure dans l'organisation administrative commerciale.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Heïdi : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Heïdi : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Heïdi : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Heïdi : Non.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Heïdi : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Heïdi : 100 %
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Heïdi : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Heïdi : 90 %
Consultant : Est-ce trop selon vous ? Heïdi : Non.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Heïdi : Aucun.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Heïdi : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Heïdi : Oui, je pense.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Heïdi : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Heïdi : Le temps de mon contrat.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Heïdi : Je n'ai jamais eu l'occasion de travailler dans le secteur public et je n'ai aucun a priori.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Heïdi : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Heïdi : Oui. Un ordinateur portable et une tablette.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Heïdi : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Heïdi : J'ai besoin d'analyser et de connaître la personne avant de lui accorder ma confiance.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Heïdi : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Heïdi : En toute circonstance, personnelle et professionnelle. J'assume entièrement mes actes, et mes choix, et je sais parfaitement être responsable.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Heïdi : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Heïdi : Eventuellement
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Heïdi : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Heïdi : Dans la mesure où les petites plaisanteries restent respectueuses, je les accepte sans aucun problème.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Heïdi : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Heïdi : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Heïdi : Entre 22 000 et 25 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Heïdi : Oui
Consultant : Avez vous déjà eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Heïdi : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Heïdi : Entre 22 000 et 25 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Heïdi : oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Heïdi : Administratives / Logistiques : - Accueil téléphonique et physique - Courrier et courriel (réception, traitement, gestion et enregistrement) - Prétraitement et frappe de documents techniques - Création et gestion de fichiers (fournisseurs, clients…) - Gestion du personnel (planning, congés, RTT, maladies…) Gestions / Comptables : - Facturation - Tenue de caisse et suivi bancaire - Imputation et saisie des factures et règlements, rapprochements bancaires, inventaires - Remplissage de bordereaux - Gestion de stocks, devis, commandes, règlements et inventaires - Réception et contrôle de livraisons - Gestion et calcul des commissions de la Force commerciale - Gestion et calcul des primes variables des salariés Commerciales / Reporting - Gestion et paramétrages d’agendas avec prise de rendez-vous (commerciaux et direction) - Télé prospection, mailing, vente, suivi clientèle - Edition de devis - Gestion des appels d’offres(candidature et offre) - Traitement et suivi des dossiers ADV - Gestion et mise à jour du fichier clients & SAV - Suivi d’activité : création, mise à jour et édition des tableaux de bord d’analyses et statistiques avec graphiques - Développement commercial interne (parrainage) - Gestion et suivi des contrats de la Force commerciale Informatiques / Bureautiques - Office 2007-2010 : Word, Excel (tableaux croisés dynamiques), PowerPoint, Publisher, Outlook, Internet. - Utilisation de logiciels spécifiques de gestion : Win Formation et Navision Langue - Anglais parlé courant, écrit correcte
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Heïdi : Un nouveau domaine d'activité qui m'était inconnu Un nouveau logiciel Ce que j'ai apporté : J'ai mis en place le Poste d'Assistante Commerciale Direction J'ai créé de nouvelle procédure J'ai élaboré des documents commerciaux
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Heïdi : Ce qui suscite le plus de stress me concernant est indépendant de ma volonté. C'est lorsque je suis dans l'attente de certains éléments ou informations de collègues de travail ou autre élément extérieur qui n’empêche de faire avancer/finaliser mon dossier ou projet. Pour le gérer, je relance les personnes concernées tant que je n'ai pas les éléments et le cas échéant j'en réfère à mon supérieur hiérarchique si au bout de la 2ème relance je n'ai pas de retour.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Heïdi : La mise en place d'un poste de travail : Tout d'abord élaborer une Fiche de poste si cela n'est pas déjà fait, en suite prendre connaissance de l'activité de la société et de chacun des intervenants (employés), du logiciel, puis élaborer des procédures selon les tâches à accomplir, puis les mettre en place de façon organisé. De fournir un travail avec peu de ressources. Je vais chercher les informations manquantes sur tous les supports existants : internes (collègues de travail, logiciel...), externes (internet, magasines...)
