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Assistante commerciale
Caroline P.
73100 Aix-les-bains
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Auto-entretien de Caroline P.
Cet entretien a eu lieu le 03/10/13 à 11h25
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Caroline : OuiConsultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Caroline : Un renouveau régulier. J'adore m'investir dans de nouvelles missions et comprendre les mécanismes inhérents à chaque métier, que ce soit l'activité d'une société ou celle d'un service. Par ailleurs, ce métier me permet de faire des rencontres humaines riches.
Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Caroline : dans l'anticipation
Voir la suite de son l'Auto-entretien
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Caroline : Parce qu'améliorer les performances futures en créant les outils aujourd'hui est un vrai gain de temps et de productivité.
Travailler en anticipation signifie aussi qu'on a compris les attentes et besoins du milieu dans lequel on évolue, ce qui est à mon sens le plus important pour rendre son travail efficace.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Caroline : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Caroline : J'ai toujours aimé travailler beaucoup et bien ; j'ai donc organisé ma vie personnelle autour de ce fait.
Consultant : Préférez vous ? Caroline : Débuter tard - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Caroline : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Caroline : La première fois parce que l'un de mes anciens supérieurs hiérarchiques me rappelait dans un poste que j'appréciais et qui me rapprochait de chez moi (me permettant ainsi des largesses horaires au travail). La deuxième fois suite à un changement inopiné de responsable hiérarchique. Ce nouvel arrivant n'était pas du tout impliqué et nous n'avions pas la même vision du travail et de la société. J'ai donc rejoint un de mes anciens patron dans sa nouvelle société. La dernière fois parce que j'ai réalisé mon projet personnel de changer de région d'habitation.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Caroline : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Caroline : Parce qu'elle exprime un respect des autres.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Caroline : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Caroline : Plutôt un manque de temps. Passant beaucoup de temps au travail, j'ai envie de profiter de mon temps personnel avec ma famille.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Caroline : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Caroline : Les romans, notamment ceux qui génèrent en soi des questions sur le genre humains, le bien et le mal qui cohabitent dans l'espèce humaine, les traits de caractères, les regroupement comportementaux...
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Caroline : Lecture Sport Sorties entre amis Théâtre Cinéma Télé Shopping
Consultant : Aimez vous dessiner ? Caroline : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Caroline : J'ai toujours imaginé des histoires et créé des images avec d'autres que je recopiais à main levée (je n'ai malheureusement jamais pris de cours de dessin mais ça viendra !). J'ai aussi créé tous les faire-parts dont j'ai eu besoin pour moi (mariage, naissances...) et pour mes amis. Je me suis impliquée à chaque fois que je le pouvais dans la création dans le milieu professionnel : création de plaquettes de présentation, de newsletters, de PLV... Dès que j'ai pu, j'ai fait une formation sur les outils graphiques informatiques (Photoshop, InDesign, Illustrator).
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Caroline : Politesse Honnêteté Franchise Rigueur Courage Ponctualité Modestie
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Caroline : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Caroline : Non. Ils peuvent l'être pour certains mais ce n'est pas une obligation. Certains seront de simples connaissances.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Caroline : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Caroline : Participation au \"European Sandwich & Snack Show\" (et visite sur de nombreux autres, Foire de Paris, Arts Créatifs...).
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Caroline : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Caroline : J'apprécie particulièrement l'aspect commercial par le fait de solutionner les problématiques des clients, affiner les demandes de prospects, développer un nouveau produit pour un client important... Cela dit, je n'envisage pas de devenir Commercial terrain. J'aime être le relais entre le terrain (Commercial ou Client) et les instances sociétales (autres services).
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Caroline : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Caroline : Visites magasins export (voyages sur plusieurs pays)
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Caroline : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Caroline : Il arrive souvent que les différents services ne se parlent pas entre eux et s'entrechoquent (le travail des uns ne correspond pas aux attentes des autres). J'ai donc proposé des réunions et élaboré des procédures pour que chaque corps de métier trouve son intérêt dans le process de l'autre. Par ailleurs, j'ai participé à des groupes de travail pour la création d'outils de société (workflows).
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Caroline : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Caroline : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Caroline : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Caroline : Je ne suis pas sà»re que ce soit une bonne chose. Ce qu'on apporte dans sa vie professionnelle et dans sa vie personnelle est différent et séparer les deux entités permet de profiter pleinement de chaque phase.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Caroline : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une PME ? Caroline : Cette structure permet à la fois un vrai contact avec toutes les entités de la société et une connaissance macroscopique de l'entreprise.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Caroline : 30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ? Caroline : Gestion de projets. Intégration de tâches transverses avec les autres services. Réflexion et innovation sur des outils permettant de faire progresser l'activité ou les collègues.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Caroline : Je n'ai pas d'a priori sur les secteurs d'activité ; toutes les branches ont des spécificités qu'il est toujours agréables de découvrir puis de maà®triser. J'émettrais peut-être des doutes si l'on me proposait de travailler dans le secteur de l'armement.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Caroline : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Caroline : Oui. Mais on peut toujours avoir des doutes et l'utilisation d'un dictionnaire permet d'éviter les erreurs.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Caroline : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Caroline : Un an et demi.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Caroline : Privé. Je ne connais pas le secteur public.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Caroline : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Caroline : Oui, j'ai un ordinateur portable, une station et une tablette (plus transportable) et bien sà»r les équipements qui vont avec (imprimante, scanner...).
Consultant : Avez vous confiance en vous? Caroline : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Caroline : La question est délicate : Je sais que je ferai toujours au mieux de mes capacités qui ont été reconnues au fil de mes expériences. Cela dit, je reste humble car je connais aussi mes défauts.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Caroline : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Caroline : Oui, j'ai été déçue. Je pars naturellement sans a priori sur les gens et certains m'ont laissé croire à leur valeur avant que je ne découvre des défauts importants. Dans l'une de mes expériences, mon supérieur hiérarchique a démissionné, le nouveau est arrivé et j'ai dà» le former car il ne connaissait pas le segment de vente spécifique. Dès qu'il a été pensé être opérationnel, il m'a exclue des dossiers sans pour autant les traiter lui-même ou les confier à quelqu'un d'autre. L'activité en a, du coup, été fortement impactée.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Caroline : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Caroline : Lors d'une de mes expériences précédemment citées, mon supérieur hiérarchique a démissionné et j'ai assuré l'intérim et la formation de son remplaçant. Lors d'une autre expérience, j'ai pris en charge des projets pour lesquels les effectifs manquaient.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Caroline : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Caroline : C'est envisageable.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Caroline : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Caroline : Oui et si le cadre le permet, j'en ferai aussi.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Caroline : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ? Caroline : Je ne sais pas mentir...
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Caroline : Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Caroline : Oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Caroline : Dans la gestion de projet pour assister un Directeur ou Responsable opérationnel (tout le suivi planning, administratif, gestion de stock, aspect financier). J'ai une affinité avec l'informatique et m'adapte vite à tout nouveau logiciel. En pratique, je maà®trise bien le Pack Office, notamment Excel.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Caroline : Le métier de conducteur de travaux, même s'il me manque encore des aspects techniques puisque ce n'était pas mon métier.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Caroline : L'incompréhension entre services qui génère des lourdeurs administratives et le manque d'implication de certains dans leur métier. Je gère ces événements en proposant des réunions pour trouver la meilleure façon de travailler ensemble et propose d'établir des procédures pour fluidifier l'interactivité. L'extrême surplus de travail peut aussi engendrer du stress. Pour gérer celui-là , je priorise les dossiers selon l'urgence, en informe mon supérieur et demande des ressources le cas échéant.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Caroline : Lors de mon arrivée chez Du Pareil... au même, la société venait de racheter une autre société de vêtement pour enfant et nous devions transformer 100 magasins en 1 an. Entre la société rachetée et DPAM, nous disposions de 4 concepts différents de magasins pour lesquels je devais gérer les stocks et envoyer les bons mobiliers au bon endroit dans le bon timing. J'ai été cherché les informations qu'il me fallait dans les différents services et me suis appuyée sur la Responsable Travaux pour qu'elle me donne les éléments nécessaires à ma fonction. J'ai appris le plus vite possible et ai donné beaucoup de temps et d'implication. Finalement, pari tenu !
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Caroline : La question précédente relève d'une situation d'urgence et peut répondre également à celle-ci. Pour une situation de crise, le problème de la Grippe H1N1 dans une société agroalimentaire a été assez dure. Tous les clients souhaitaient connaitre le plan de prévention mis en place. J'ai donc rédigé un courrier avec le service Qualité que j'ai diffusé à l'ensemble des clients (e-mailing et mailing) tout en le relayant par téléphone aux clients qui appelaient.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Caroline : J'adore le métier de l'assistanat parce qu'il est très complet et revêt de très nombreuses facettes. Mais ma plus grande réussite est d'avoir fait oublier que je n'étais \"qu'une assistante\" et d'avoir pu faire avancer un service, une société ou simplement des gens. Voir un chantier de magasin que l'on a suivi se terminer et ouvrir au public, rentrer dans les bases un gros client qu'on a eu particulièrement du mal à accrocher ou voir la campagne de communication qu'on a réalisée être enfin en magasin et fonctionner sont autant de gratifications. Mon but désormais est de trouver ma place dans une société qui a besoin de quelqu'un comme moi et saura me donner les moyens d'évoluer pour y rester longtemps.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Caroline : Chez Du Pareil... au même, la comptabilité des chantiers n'était pas bien suivie. J'ai donc créé des outils sous Excel visant à suivre les devis, factures, litiges et décomptes généraux définitifs.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Caroline : Chez Du Pareil... au même (ma plus récente expérience), un Affilié (équivalent du Franchisé) voulait réunir ses deux points de vente en un seul. La société n'ayant ni moyen financier pour l'aider, ni Responsable Travaux à affecter au projet, j'ai pris l'initiative (en accord avec mon supérieur) de gérer son projet. J'ai donc réalisé les plans de magasin en fonction des normes merchandising et travaux, établi un rétroplanning, informé et coordonné les services annexes et trouvé des solutions de réduction de coà»t pour l'Affilié. Le point de vente est aujourd'hui opérationnel. L'Affilié n'a pas suivi toutes mes préconisations pour des raisons qui lui sont propres mais les différents services impliqués ont reconnu et apprécié mon travail.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Caroline : J'ai travaillé avec des personnes allant de 23 ans à 55 ans ainsi que des personnes de différentes origines géographiques et culturelles (laotiennes, algériennes, tunisiennes, martiniquaises...). Je n'ai jamais travaillé avec des personnes handicapées. Je considère que chaque personne a beaucoup de ressources à communiquer aux autres, quels que soient son âge, son origine ou son handicap et nous avons établi de bonnes relations. Certaines sont restées des amis, les autres des connaissances.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Caroline : Les gens qui sont exigeants avec les autres sans l'être avec eux-mêmes. Ceux qui considèrent que tout leur est dà». La communication et la franchise sont les meilleurs modes de fonctionnement. Si ça ne fonctionne pas, je me débrouille pour leur communiquer une idée dont ils penseront que c'est la leur. Il m'est toutefois arrivé, au summum d'une incompréhension avec un supérieur, de trouver un autre emploi et de partir.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Caroline : Chez Du Pareil... au même, dans le flot continu des chantiers, j'ai oublié de passer une commande. Lorsque je m'en suis aperçue, j'ai appelé le fournisseur et lui ai demandé de passer ma commande en urgence. Compte tenu de nos bonnes relations et du fait qu'en temps normal, je respectais les délais, il a accepté. J'ai prévenu les intervenants sur le chantier du retard lié à mon erreur et ils ont re-planifié leurs interventions pour intégrer ce retard.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Caroline : Chez Pain Jacquet, les clients de sociétés récemment créées ou en cours de création devaient payer leur marchandise avant la livraison. Certaines ne pouvaient pas faire d'avance de trésorerie. Je demandais donc au Commercial et au service Comptabilité que nous trouvions des arrangements. Chez Du pareil... au même, nous avions des retards de paiement et l'un de nos prestataires allait être interdit bancaire à cause de notre retard. J'ai donc été voir le Responsable des Comptabilités pour que nous solutionnions ce problème.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Caroline : Chez Pain Jacquet, le service Commercial Professionnel regroupait deux entités : les clients Restauration Hors Domicile (RHD) et les clients Industriels. Les créations ou modifications de produit, conditionnement... étaient générés par les Industriels dont les volumes étaient plus conséquents. J'informais donc les équipes RHD des nouveaux produits créés pour les Industriels afin qu'ils puissent voir l'intérêt de les intégrer ou pas dans leur offre RHD avec l'accord de notre Directeur. A l'inverse, j'informais les Commerciaux \"Industriels\" des besoins de modification de recette ou de conditionnement de la RHD pour qu'ils puissent voir si ces modifications seraient envisageables.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Caroline : Le plus apprécié : - Des supérieurs impliqués et exigeants avec eux-mêmes autant qu'avec les autres. - Des supérieurs qui me faisaient confiance. Le moins apprécié : - Le manque de décision d'un supérieur pour des raisons politiques internes.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Caroline : Je pense être une assistante experte parce que j'aime comprendre et aller au-delà de ce qu'on attend de moi sans pour autant aller là où je n'ai rien à faire.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Caroline : 5
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Caroline : 3 sous formes de recommandations sur des sites type Viadeo ou LinkedIn (mais ayant encore les contacts téléphoniques, je peux les demander en version papier).
Consultant : Comment est votre Anglais ? Caroline : Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Caroline : I am a 15-years experimented assistant. I like well-done job and I am looking for a job that links interest and nice working atmosphere. I learned english till university but I have not spoken for a long time !
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Caroline : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Caroline : Le questionnaire est long sans avoir de retour visuel d'une personne mais j'avais des réponses à toutes les questions posées...
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Caroline : Quels sont mes défauts peut-être ?
Réduire son Auto-entretien Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Caroline : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Caroline : J'ai toujours aimé travailler beaucoup et bien ; j'ai donc organisé ma vie personnelle autour de ce fait.
Consultant : Préférez vous ? Caroline : Débuter tard - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Caroline : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Caroline : La première fois parce que l'un de mes anciens supérieurs hiérarchiques me rappelait dans un poste que j'appréciais et qui me rapprochait de chez moi (me permettant ainsi des largesses horaires au travail). La deuxième fois suite à un changement inopiné de responsable hiérarchique. Ce nouvel arrivant n'était pas du tout impliqué et nous n'avions pas la même vision du travail et de la société. J'ai donc rejoint un de mes anciens patron dans sa nouvelle société. La dernière fois parce que j'ai réalisé mon projet personnel de changer de région d'habitation.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Caroline : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Caroline : Parce qu'elle exprime un respect des autres.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Caroline : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Caroline : Plutôt un manque de temps. Passant beaucoup de temps au travail, j'ai envie de profiter de mon temps personnel avec ma famille.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Caroline : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Caroline : Les romans, notamment ceux qui génèrent en soi des questions sur le genre humains, le bien et le mal qui cohabitent dans l'espèce humaine, les traits de caractères, les regroupement comportementaux...
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Caroline : Lecture Sport Sorties entre amis Théâtre Cinéma Télé Shopping
Consultant : Aimez vous dessiner ? Caroline : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Caroline : J'ai toujours imaginé des histoires et créé des images avec d'autres que je recopiais à main levée (je n'ai malheureusement jamais pris de cours de dessin mais ça viendra !). J'ai aussi créé tous les faire-parts dont j'ai eu besoin pour moi (mariage, naissances...) et pour mes amis. Je me suis impliquée à chaque fois que je le pouvais dans la création dans le milieu professionnel : création de plaquettes de présentation, de newsletters, de PLV... Dès que j'ai pu, j'ai fait une formation sur les outils graphiques informatiques (Photoshop, InDesign, Illustrator).
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Caroline : Politesse Honnêteté Franchise Rigueur Courage Ponctualité Modestie
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Caroline : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Caroline : Non. Ils peuvent l'être pour certains mais ce n'est pas une obligation. Certains seront de simples connaissances.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Caroline : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Caroline : Participation au \"European Sandwich & Snack Show\" (et visite sur de nombreux autres, Foire de Paris, Arts Créatifs...).
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Caroline : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Caroline : J'apprécie particulièrement l'aspect commercial par le fait de solutionner les problématiques des clients, affiner les demandes de prospects, développer un nouveau produit pour un client important... Cela dit, je n'envisage pas de devenir Commercial terrain. J'aime être le relais entre le terrain (Commercial ou Client) et les instances sociétales (autres services).
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Caroline : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Caroline : Visites magasins export (voyages sur plusieurs pays)
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Caroline : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Caroline : Il arrive souvent que les différents services ne se parlent pas entre eux et s'entrechoquent (le travail des uns ne correspond pas aux attentes des autres). J'ai donc proposé des réunions et élaboré des procédures pour que chaque corps de métier trouve son intérêt dans le process de l'autre. Par ailleurs, j'ai participé à des groupes de travail pour la création d'outils de société (workflows).
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Caroline : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Caroline : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Caroline : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Caroline : Je ne suis pas sà»re que ce soit une bonne chose. Ce qu'on apporte dans sa vie professionnelle et dans sa vie personnelle est différent et séparer les deux entités permet de profiter pleinement de chaque phase.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Caroline : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une PME ? Caroline : Cette structure permet à la fois un vrai contact avec toutes les entités de la société et une connaissance macroscopique de l'entreprise.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Caroline : 30 %
Consultant : Les 70 % sont consacrés à quelles autres activités ? Caroline : Gestion de projets. Intégration de tâches transverses avec les autres services. Réflexion et innovation sur des outils permettant de faire progresser l'activité ou les collègues.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Caroline : Je n'ai pas d'a priori sur les secteurs d'activité ; toutes les branches ont des spécificités qu'il est toujours agréables de découvrir puis de maà®triser. J'émettrais peut-être des doutes si l'on me proposait de travailler dans le secteur de l'armement.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Caroline : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Caroline : Oui. Mais on peut toujours avoir des doutes et l'utilisation d'un dictionnaire permet d'éviter les erreurs.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Caroline : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Caroline : Un an et demi.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Caroline : Privé. Je ne connais pas le secteur public.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Caroline : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Caroline : Oui, j'ai un ordinateur portable, une station et une tablette (plus transportable) et bien sà»r les équipements qui vont avec (imprimante, scanner...).
Consultant : Avez vous confiance en vous? Caroline : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Caroline : La question est délicate : Je sais que je ferai toujours au mieux de mes capacités qui ont été reconnues au fil de mes expériences. Cela dit, je reste humble car je connais aussi mes défauts.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Caroline : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Caroline : Oui, j'ai été déçue. Je pars naturellement sans a priori sur les gens et certains m'ont laissé croire à leur valeur avant que je ne découvre des défauts importants. Dans l'une de mes expériences, mon supérieur hiérarchique a démissionné, le nouveau est arrivé et j'ai dà» le former car il ne connaissait pas le segment de vente spécifique. Dès qu'il a été pensé être opérationnel, il m'a exclue des dossiers sans pour autant les traiter lui-même ou les confier à quelqu'un d'autre. L'activité en a, du coup, été fortement impactée.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Caroline : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Caroline : Lors d'une de mes expériences précédemment citées, mon supérieur hiérarchique a démissionné et j'ai assuré l'intérim et la formation de son remplaçant. Lors d'une autre expérience, j'ai pris en charge des projets pour lesquels les effectifs manquaient.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Caroline : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Caroline : C'est envisageable.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Caroline : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Caroline : Oui et si le cadre le permet, j'en ferai aussi.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Caroline : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ? Caroline : Je ne sais pas mentir...
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Caroline : Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Caroline : Oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Caroline : Dans la gestion de projet pour assister un Directeur ou Responsable opérationnel (tout le suivi planning, administratif, gestion de stock, aspect financier). J'ai une affinité avec l'informatique et m'adapte vite à tout nouveau logiciel. En pratique, je maà®trise bien le Pack Office, notamment Excel.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Caroline : Le métier de conducteur de travaux, même s'il me manque encore des aspects techniques puisque ce n'était pas mon métier.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Caroline : L'incompréhension entre services qui génère des lourdeurs administratives et le manque d'implication de certains dans leur métier. Je gère ces événements en proposant des réunions pour trouver la meilleure façon de travailler ensemble et propose d'établir des procédures pour fluidifier l'interactivité. L'extrême surplus de travail peut aussi engendrer du stress. Pour gérer celui-là , je priorise les dossiers selon l'urgence, en informe mon supérieur et demande des ressources le cas échéant.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Caroline : Lors de mon arrivée chez Du Pareil... au même, la société venait de racheter une autre société de vêtement pour enfant et nous devions transformer 100 magasins en 1 an. Entre la société rachetée et DPAM, nous disposions de 4 concepts différents de magasins pour lesquels je devais gérer les stocks et envoyer les bons mobiliers au bon endroit dans le bon timing. J'ai été cherché les informations qu'il me fallait dans les différents services et me suis appuyée sur la Responsable Travaux pour qu'elle me donne les éléments nécessaires à ma fonction. J'ai appris le plus vite possible et ai donné beaucoup de temps et d'implication. Finalement, pari tenu !
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Caroline : La question précédente relève d'une situation d'urgence et peut répondre également à celle-ci. Pour une situation de crise, le problème de la Grippe H1N1 dans une société agroalimentaire a été assez dure. Tous les clients souhaitaient connaitre le plan de prévention mis en place. J'ai donc rédigé un courrier avec le service Qualité que j'ai diffusé à l'ensemble des clients (e-mailing et mailing) tout en le relayant par téléphone aux clients qui appelaient.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Caroline : J'adore le métier de l'assistanat parce qu'il est très complet et revêt de très nombreuses facettes. Mais ma plus grande réussite est d'avoir fait oublier que je n'étais \"qu'une assistante\" et d'avoir pu faire avancer un service, une société ou simplement des gens. Voir un chantier de magasin que l'on a suivi se terminer et ouvrir au public, rentrer dans les bases un gros client qu'on a eu particulièrement du mal à accrocher ou voir la campagne de communication qu'on a réalisée être enfin en magasin et fonctionner sont autant de gratifications. Mon but désormais est de trouver ma place dans une société qui a besoin de quelqu'un comme moi et saura me donner les moyens d'évoluer pour y rester longtemps.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Caroline : Chez Du Pareil... au même, la comptabilité des chantiers n'était pas bien suivie. J'ai donc créé des outils sous Excel visant à suivre les devis, factures, litiges et décomptes généraux définitifs.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Caroline : Chez Du Pareil... au même (ma plus récente expérience), un Affilié (équivalent du Franchisé) voulait réunir ses deux points de vente en un seul. La société n'ayant ni moyen financier pour l'aider, ni Responsable Travaux à affecter au projet, j'ai pris l'initiative (en accord avec mon supérieur) de gérer son projet. J'ai donc réalisé les plans de magasin en fonction des normes merchandising et travaux, établi un rétroplanning, informé et coordonné les services annexes et trouvé des solutions de réduction de coà»t pour l'Affilié. Le point de vente est aujourd'hui opérationnel. L'Affilié n'a pas suivi toutes mes préconisations pour des raisons qui lui sont propres mais les différents services impliqués ont reconnu et apprécié mon travail.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Caroline : J'ai travaillé avec des personnes allant de 23 ans à 55 ans ainsi que des personnes de différentes origines géographiques et culturelles (laotiennes, algériennes, tunisiennes, martiniquaises...). Je n'ai jamais travaillé avec des personnes handicapées. Je considère que chaque personne a beaucoup de ressources à communiquer aux autres, quels que soient son âge, son origine ou son handicap et nous avons établi de bonnes relations. Certaines sont restées des amis, les autres des connaissances.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Caroline : Les gens qui sont exigeants avec les autres sans l'être avec eux-mêmes. Ceux qui considèrent que tout leur est dà». La communication et la franchise sont les meilleurs modes de fonctionnement. Si ça ne fonctionne pas, je me débrouille pour leur communiquer une idée dont ils penseront que c'est la leur. Il m'est toutefois arrivé, au summum d'une incompréhension avec un supérieur, de trouver un autre emploi et de partir.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Caroline : Chez Du Pareil... au même, dans le flot continu des chantiers, j'ai oublié de passer une commande. Lorsque je m'en suis aperçue, j'ai appelé le fournisseur et lui ai demandé de passer ma commande en urgence. Compte tenu de nos bonnes relations et du fait qu'en temps normal, je respectais les délais, il a accepté. J'ai prévenu les intervenants sur le chantier du retard lié à mon erreur et ils ont re-planifié leurs interventions pour intégrer ce retard.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Caroline : Chez Pain Jacquet, les clients de sociétés récemment créées ou en cours de création devaient payer leur marchandise avant la livraison. Certaines ne pouvaient pas faire d'avance de trésorerie. Je demandais donc au Commercial et au service Comptabilité que nous trouvions des arrangements. Chez Du pareil... au même, nous avions des retards de paiement et l'un de nos prestataires allait être interdit bancaire à cause de notre retard. J'ai donc été voir le Responsable des Comptabilités pour que nous solutionnions ce problème.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Caroline : Chez Pain Jacquet, le service Commercial Professionnel regroupait deux entités : les clients Restauration Hors Domicile (RHD) et les clients Industriels. Les créations ou modifications de produit, conditionnement... étaient générés par les Industriels dont les volumes étaient plus conséquents. J'informais donc les équipes RHD des nouveaux produits créés pour les Industriels afin qu'ils puissent voir l'intérêt de les intégrer ou pas dans leur offre RHD avec l'accord de notre Directeur. A l'inverse, j'informais les Commerciaux \"Industriels\" des besoins de modification de recette ou de conditionnement de la RHD pour qu'ils puissent voir si ces modifications seraient envisageables.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Caroline : Le plus apprécié : - Des supérieurs impliqués et exigeants avec eux-mêmes autant qu'avec les autres. - Des supérieurs qui me faisaient confiance. Le moins apprécié : - Le manque de décision d'un supérieur pour des raisons politiques internes.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Caroline : Je pense être une assistante experte parce que j'aime comprendre et aller au-delà de ce qu'on attend de moi sans pour autant aller là où je n'ai rien à faire.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Caroline : 5
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Caroline : 3 sous formes de recommandations sur des sites type Viadeo ou LinkedIn (mais ayant encore les contacts téléphoniques, je peux les demander en version papier).
Consultant : Comment est votre Anglais ? Caroline : Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Caroline : I am a 15-years experimented assistant. I like well-done job and I am looking for a job that links interest and nice working atmosphere. I learned english till university but I have not spoken for a long time !
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Caroline : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Caroline : Le questionnaire est long sans avoir de retour visuel d'une personne mais j'avais des réponses à toutes les questions posées...
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Caroline : Quels sont mes défauts peut-être ?
