Assistante administrative bilingue

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Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Alexandrine : L'anticipation permet d'organiser le travail et de hiérarchiser les priorités. Mais je suis également capable de travailler dans l'urgence et l'imprévu si nécessaire.

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Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Alexandrine : Oui

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Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Alexandrine : Célibataire, je n'ai pas ce problème.

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Consultant : Préférez vous ? Alexandrine : Débuter tard - Finir tard

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Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Alexandrine : Non

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Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Alexandrine : Non, je n'ai jamais eu de difficultés d'ordre hiérarchique et j'ai toujours apprécié mon travail dans mes différentes missions.

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Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Alexandrine : une culture

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Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Alexandrine : La ponctualité est appréciée en Occident mais elle par exemple une notion plus relative dans les pays d'Orient.

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Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Alexandrine : Oui

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Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Alexandrine :  Activités humanitaires pour une ONG indienne à‚« Embracing the World à‚» Inde â€â€œ USA â€â€œ Australie (3 ans)  Secrétariat bénévole de l'Association à‚« Père Guy Gilbert à‚» - réinsertion de jeunes en difficulté (5 ans)  Soutien scolaire en français d'enfants défavorisés â€â€œ Association à‚« Entraide scolaire Amicale à‚» (1 an)  Parrainages d'enfants - Association Plan International (Sri Lanka, Népal, Cambodge) (12 ans)  Cours de langues étrangères (hébreu, italien) (4 ans)  Activités sportives : Tai chi shuan, danse indienne, natation, cyclisme  Reiki (méthode de soin énergétique japonaise) diplôme 2ème degré

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Consultant : Que lisez vous régulierement ? Alexandrine : Des livres

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Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Alexandrine : Civilisations et spiritualités orientales, littérature française.

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Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Alexandrine : Sorties entre amis, théâtre, sport, lecture, shopping, cinéma, télé.

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Consultant : Aimez vous dessiner ? Alexandrine : Oui

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Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Alexandrine : Je crée des plats végétariens de toutes les couleurs en forme de fleurs, des décorations en fleurs fraà®ches, des ikebanas (bouquets japonais), je cuisine, j'écris, je fais de la photos d'art et de voyage et de la retouche créative de photos.

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Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Alexandrine : Rigueur, ponctualité, politesse, honnêteté, franchise, courage, modestie.

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Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Alexandrine : Non

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Consultant : Pourquoi ne laissez vous pas votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Alexandrine : Je n'ai pas encore repris d'abonnement, étant rentrée de l'étranger récemment.

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Consultant : Aimez vous participer à  des salons professionnels ? Alexandrine : Oui

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Consultant : A quel salon avez vous déjà  participé ? Alexandrine : Le Salon de l'emploi permet de rencontrer des recruteurs, le salon Bio (je suis végétarienne), le salon des médecines douces.

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Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Alexandrine : Oui

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Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Alexandrine : Je sais argumenter afin de présenter et défendre les qualités d'un produit.Je suis aimable, souriante et avenante, polie et respectueuse du client, tout en montrant le professionnalisme de l'entreprise et de ses employés et la qualité des produits.

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Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Alexandrine : Oui

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Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Alexandrine : J'étais l'Assistante Personnelle de plusieurs Directeurs et devais organiser de nombreux déplacements complexes à  travers le monde en gérant tous les détails (transports, hôtels, organisation du séjour).

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Consultant : Avez vous déjà  été à  l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Alexandrine : Non

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Consultant : Avez vous l'esprit d'initiative ? Alexandrine : J'aime prendre des initiatives lorsque cela s'avère nécessaire ou en cas d'urgence si je n'ai pas la possibilité de demander son avis à  mon supérieur (en cas de réunion ou d'absence par exemple). Je sais gérer des situations imprévues et utiliser mon bon sens.

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Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Alexandrine : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs

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Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Alexandrine : Non

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Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Alexandrine : Non

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Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Alexandrine : Nous n'avons pas du tout le même domaine de compétence.

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Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Alexandrine : Un Grand Groupe

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Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans un Grand Groupe ? Alexandrine : J'aime l'idée de faire partie d'une grande maison à  caractère international si possible. On y rencontre des collègues de divers horizons et de compétences diverses et cela est très enrichissant professionnellement et personnellement.

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Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Alexandrine : 100 %

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Consultant : Est-ce trop selon vous ? Alexandrine : C'est mon métier, cela n'est donc pas trop.

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Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Alexandrine : Pas de secteur en particulier.

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Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Alexandrine : Oui

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Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Alexandrine : Excellente et irréprochable. J'ai également l'habitude de relire des manuscrits destinés à  l'édition (articles destinés à  des revues professionnelles).

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Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Alexandrine : Oui

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Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Alexandrine : Un an. J'aurai pu continuer sans difficulté, je sais m'adapter aux personnalités exigeantes. Je sais faire preuve de patience et d'adaptation.

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Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Alexandrine : Privé car plus dynamique.

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Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Alexandrine : Bonnes

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Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Alexandrine : Mac Book, imprimante / fax / scan.

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Consultant : Avez vous confiance en vous? Alexandrine : Oui

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Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Alexandrine : Mon expérience, tant professionnelle que personnelle, me permet d'affirmer que je pense être capable de faire face à  un grand nombre de situations diverses tout en m'adaptant à  des personnalités différentes.

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Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Alexandrine : Oui

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Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Alexandrine : Au point de vue professionnel, mes supérieurs m'ont toujours complimentée sur la qualité de mon travail. Au point de vue personnel, j'ai toujours de très bons amis qui me sont fidèles.

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Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Alexandrine : Oui

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Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Alexandrine : Dans l'organisation de mon travail, je suis souvent amenée à  prendre des initiatives de type trouver une salle de réunion qui réponde à  des critères précis, relancer des partenaires de travail pour une réunion, contrôle budgétaire stricte, accueillir des collègues en déplacement, trouver un restaurant prestigieux pour un dà®ner haut de gamme.

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Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Alexandrine : Non

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Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Alexandrine : Mon conseiller m'a informée que ce n'était pas nécessaire au vu de mon profil déjà  bien ciblé.

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Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Alexandrine : Oui

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Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Alexandrine : Si cela reste dans un contexte strictement professionnel. S'il s'agit d'une remise en question de la façon dont j'ai géré une situation, je n'ai aucun problème à  l'accepter.

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Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Alexandrine : La Rigueur

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Consultant : Dans quel contexte manquez vous de rigueur ? Alexandrine : J'essaie toujours de me montrer le plus rigoureuse possible dans mon travail, et je crois y parvenir.

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Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Alexandrine : Entre 30 000 et 35 000 euros

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Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà  obtenus ? Alexandrine : Cette fourchette se fonde sur mes précédents salaires.

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Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Alexandrine :  Organisation et suivi de déplacements internationaux complexes  Interface et suivi d'activité avec partenaires internationaux (Europe, USA, Japon, Australie)  Tenue d'agendas complexes  Gestion bilingue des appels téléphoniques  Préparation de meetings, réservation de salles, organisation de soirées de travail dans cadres prestigieux  àƒâ€°laboration de dossiers de meetings internationaux  Organisation, suivi et bilan de séminaires  Préparation et suivi de dossiers juridiques de contentieux  Suivi contrats cabinets d'audit internationaux, gestion de budget, bon pour accord de paiements  Saisie et mise en forme d'articles pour publication dans revues pharmaceutiques et Académies de Pharmacie et de Médecine  Traductions de documents en anglais et en français  PC et Mac  Word : saisie et mise en page de documents complexes, utilisation experte  Excel : tableaux, utilisation normale  Powerpoint : mise en page de slides, animations, graphiques, utilisation avancée  Outlook, Internet : utilisation avancée  Adobe Acrobat différentes versions  Concur, Ariba, Travel Connect  Intranet et Logiciels internes \"Outil de Pilotage\"  IPhoto Mac : création et retouches photographiques

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Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Alexandrine : Le travail au sein d'un grand groupe international, l'organisation de travail répartie entre deux supérieurs, le sens de l'adaptation avec une personnalité exigeante.

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Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Alexandrine : Plusieurs urgences à  gérer en même temps : je m'efforce de prioritiser les sujets.

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Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Alexandrine : Après huit ans passés dans la même entreprise, j'ai demandé un congé sans solde afin de me rendre disponible pour une mission humanitaire. Celui-ci m'a été refusé, j'ai donc négocié mon départ à  l'amiable avec la DRH.

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Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à  laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Alexandrine : Mon supérieur m'a demandé à  la dernière minute de partir en mission un WE à  Genève alors que j'avais déjà  prévu de participer à  un séminaire personnel. J'ai annulé cette activité afin de partir organiser cette réunion à  Genève.

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Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Alexandrine : Je suis fière d'avoir acquis de l'expérience et de la maturité en dix ans d'exercice de ce métier d'Assistante de Direction Bilingue en affrontant toutes sorte de situations et de personnalités. Mon objectif est de poursuivre ce parcours afin de travailler à  l'international dans un poste assimilé cadre.

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Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Alexandrine : Lors d'un prise de poste, aller rencontrer ma correspondante attitrée à 'hôtel avec lequel nous avions l'habitude de travailler afin d'entretenir de bonnes relations de travail

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Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Alexandrine : Je m'étais fixé pour objectif d'améliorer et de revoir entièrement le classement des archives et j'y ai consacré une bonne partie de l'été (période plus calme). Egalement revoir entièrement le fichier de nos contacts à  l'occasion des voeux, ce qui a servi pour lancer les invitations à  la cérémonie de remise de la Légion d'Honneur à  mon supérieur.

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Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Alexandrine : L'un de mes supérieur était en fin de carrière avec une expérience très étendue et un carnet d'adresses très riche. Il m'a fait bénéficier de sa méthode de travail et de son expérience professionnelle. Je devais également gérer son agenda personnel. Un autre de mes supérieurs avait une personnalité très exigeante et était très attentif à  tous les détails. Je prenais donc soin d'anticiper ses demandes. J'ai travaillé avec des collègues d'origine raciale et culturelle différentes et cela a toujours été très enrichissant.

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Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Alexandrine : J'ai partagé un certain temps un bureau avec une collègue en fin de carrière dotée d'un caractère très versatile et colérique. J'ai fait de mon mieux pour m'adapter à  sa personnalité en faisant preuve de patience à  son égard et en lui faisant de petits cadeaux, ou en déjeunant ensemble pour maintenir de bonnes relations.

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Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Alexandrine : Lors de la réservation d'un billet d'avion Paris New York pour mon supérieur, j'ai pris un vol plus cher qu'un autre dans la même journée ayant compris qu'il souhaitait un horaire particulier sans tenir compte du tarif. Il m'a ensuite demandé de changer pour un vol moins cher mais il ne restait plus de tarif meilleur marché. J'ai donc négocié avec l'agence pour obtenir le meilleur tarif possible.

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Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Alexandrine : Je n'ai pas affaire à  des clients ou des fournisseurs en tant que tels. En revanche, il m'est arrivé de terminer un dossier urgent tard le soir et de l'apporter au domicile de mon supérieur afin qu'il l'ait pour sa réunion du lendemain matin.

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Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Alexandrine : J'ai invité à  dà®ner tous les collègues de mon équipe à  mon domicile ainsi que le Directeur des Ressources Humaines pour discuter ensemble de manière plus informelle.

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Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Alexandrine : J'aime l'autonomie de mon travail : une fois les instructions données, je peux m'organiser comme je le souhaite dans la gestion des tâches. Ce que j'aime moins est de devoir annuler tout l'organisation d'un déplacement au dernier moment.

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Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Alexandrine : Dix ans dans ce métier à  l'international et les contacts avec de très nombreuses personnalités différentes et confirmées et l'expertise de l'assistanat dans le milieu de l'Industrie Pharmaceutique, me permettent aujourd'hui d'affirmer que je bénéficie d'une expérience confirmée, même s'il est toujours possible de s'améliorer.

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Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Alexandrine : 10

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Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Alexandrine : Les deux derniers postes ont été les plus longs et les plus significatifs et mes supérieurs sont prêts à  me recommander.

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Consultant : Comment est votre Anglais ? Alexandrine : Je suis Bilingue Anglais

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Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Alexandrine : Coming back recently from a one year job for an NGO in India as a supervisor of local teams in the context of a national project for garbage recycling, I am now looking for a new position as a confirmed English speaking PA for a manager. My main professional experience is in the Pharmaceutical Industry field, but I am open to different opportunities.

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Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Alexandrine : assez bien

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Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Alexandrine : Il est très intéressant de réfléchir de façon approfondie à  des questions qui nous remettent en situation professionnelle et nous permettent d'évoquer nos expériences multiples. Cette entretien est une excellente opportunité de se préparer à  un entretien visuel. De plus, j'aime bien parler de mon expérience et de mes valeurs.

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Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Alexandrine : Comment voyez-vous l'avenir de votre profession dans le contexte global actuel ?

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