Responsable administrative secrétaire de rédaction chargée de recrutement recherche ressources humaines assistante président
Patricia C.
77270 Villeparisis
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Auto-entretien de Patricia C.
Cet entretien a eu lieu le 19/06/13 à 17h59
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Patricia : OuiConsultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Patricia : Je me sens confirmée et légitime dans mon activité professionnelle. J'aime mon métier. C'est un métier où l'on ne s'ennuie pas. C'est un métier riche en rencontres, en expériences variées. Je me sens une assistante performante. J'apprécie de partager mon quotidien avec un manager passionné par son métier, qui sait déléguer. J'aime l'idée que mon implication puisse lui faciliter son quotidien.
Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Patricia : dans un environnement calme
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Consultant : Pensez vous que la vie professionnelle offre ce calme ?
Patricia : Il faut savoir s'organiser et avoir une attitude méthodique pour structurer ses actions.
Etre solidaire entre collègues, partager l'information.
J'ai dà» parfois faire face à des imprévus et faire preuve d'ingéniosité pour gérer les aléas.
Je sais faire preuve de créativité, et de réactivité.
Le dialogue et la communication permet de réagir de façon adéquate et de trouver des solutions aux problèmes posés.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Patricia : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Patricia : Oui dans le domaine de l'édition par ex. le temps est tripartite : il est constitué par le prévisionnel, l'urgence, l'imprévu, se construisant et reconstruisant sans cesse. Il y a beaucoup d'imprévus, un peu moins au moment du choix rédactionnel car la sélection des articles est décidée à l'avance. L'imprévu surgit souvent dans les derniers instants du bouclage : le logiciel de la maquettiste tombe en panne. Une actualité ou une nouvelle insertion d'une page publicitaire à la dernière minute peut faire basculer une maquette et c'est toute la mise en page qu'il faut revoir. En plus, je n'ai jamais vu un journaliste ne pas travailler dans l'urgence (soit parce qu'une à‚« actualitéà‚» vient de tomber, soit parce que cette à‚« effervescence à‚» est souvent source d'inspiration pour lui). Dans l'évènementiel, nous avons dà» souvent faire face à des imprévus et faire preuve d'ingéniosité pour gérer les aléas. Je n'ai pas de contraintes familiales et suis donc libre.
Consultant : Préférez vous ? Patricia : Débuter tard - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Patricia : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Patricia : une fois : j'avais accepté un poste dans un cabinet juridique mais les taches ne correspondaient pas à ce que je pensais. Je ne faisais que la saisie sur dictaphone à longueur de journée.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Patricia : une contrainte
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une contrainte ? Patricia : Parce qu'elle est obligatoire. Et même si des gens arrivent à l heure mais passent leur temps en pause café /cigarette et que d'autres arrivent quand ils peuvent mais travaillent sans discontinuer, restent tard etc on ne valorisera que les personnes ponctuelles.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Patricia : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Patricia : J'essaie de développer les talents à travers la création ou la promotion de documents écrits ou photographiques photographie (shootings produits, spectacles)
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Patricia : Un magazine
Consultant : Quel magazine lisez vous régulièrement ? Patricia : Tous ! J'aime l'information.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Patricia : - Les sorties entre amis - La lecture - Le sport - Le théâtre - Le cinéma - la télé, - le shopping
Consultant : Aimez vous dessiner ? Patricia : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Patricia : Je laisse parler les émotions ... J'aime dessiner, peindre, coudre et j'aime la photographie..J'analyse travail du photographe et je prends des photos moi-même j'aime faire vivre une émotion et la partager. Je suis positive, imaginative et créative .
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Patricia : - la franchise - le courage - la rigueur - la politesse - l'honnêteté - la modestie - la ponctualité
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Patricia : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Patricia : Absolument et Idéalement .. J'ai été le témoin de mariages, j'ai eu des collègues amies de longue date. En revanche on ne peut pas s'entendre avec tout le monde mais l'intérêt professionnel, la politesse et le respect doivent demeurer.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Patricia : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Patricia : J'apprécie particulièrement les relations humaines. J'ai beaucoup aimé travailler sur des thématiques RH. Cela était très enrichissant â€Â¢ Organisation d'événements (séminaires, salons, conférences). â€Â¢ Relations publiques, accueil et accréditations (intervenants, VIP) Salon de l'emploi, salons professionnels RH
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Patricia : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Patricia : Oui.Il est important d'avoir des connaissances commerciales, lors de la phase de négociation avec les fournisseurs, de connaà®tre les étapes de signature d'un contrat. Il faut présenter des qualités relationnelles, avoir le sens du dialogue, de la pédagogie, être courtois.
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Patricia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Patricia : J'ai été l'assistante d'une directrice qui se déplacait en moyenne deux fois par semaine (soit une dizaine de voyages par mois). Cela monopolisait une grande partie de mon temps effectif de travail. Je veillais à optimiser le temps du Président d'une société (presse)j'organisation ses rendez-vous, réunions et voyages (siège social en Suède). Tous mes directeurs voyageaient beaucoup (USA, Afrique etc).
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Patricia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Patricia : En plus de gérer mon activité sur la filiale de Paris, ma directrice m'a proposé de me rendre sur d'autres filiales à l'étranger (Cf. ANNEXES X5 X6 X12) pour mettre en place la même organisation, le même mode de classement que j'avais proposé (s'agissant d'une création de poste, aucune procédure n'existait, j'avais donc mis en place une à‚« procédure à‚» pour une bonne organisation du secrétariat. Même si ce n'était pas une évolution de poste, on n'attendait pas de moi cette initiative.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Patricia : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Patricia : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Patricia : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Patricia : Oui
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Patricia : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Patricia : 50 %
Consultant : Les 50 % sont consacrés à quelles autres activités ? Patricia : de multiples activités rattachées au domaine professionnel particulier (secteur RH). Ex: Outre le secrétariat classique, j'ai géré en collaboration avec le cabinet comptable la comptabilité générale. D'autre part, j'ai été en charge de la rubrique \"culture\" d'un magazine.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Patricia : BTP
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Patricia : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Patricia : Je sais contrôler et valider les contenus d'informations diverses. Je suis capable d'évaluer la clarté, la cohérence, la précision, l'exactitude des contenus et de repérer rapidement des incohérences (fautes d'orthographe, de style, de contenu, de genre). Ex. en tant que secrétaire de rédaction (spécialiste Dans certains cas, si on est libre traitement de l'information, dans son écriture ou dans le choix de visuels, l'élaboration d'un article dépend tout de même de règles strictes en relation directe avec la maà®trise de la langue française et du code typographique.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Patricia : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Patricia : 1 an
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Patricia : Le domaine public m'a apporté certaines compétences (méthodologie, respect de la confidentialité, rigueur). Les deux domaines m'ont apporté certaines compétences propres au secteur (méthodologie, discrétion, respect de la confidentialité, rigueur, résistance au stress).
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Patricia : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Patricia : La maà®trise de l'outil informatique, et de l'environnement Internet est important. J ai un ordinateur portable et une imprimante laser multifonctions.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Patricia : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Patricia : J'ai le sentiment d'avoir acquis l'expérience. Je me sens confirmée dans mon activité professionnelle. J'ai gagné en maturité professionnelle et j'ai élargi ma gamme de savoir-faire tout comme mon champ d'action. Je constate de façon mécanique que j'ai acquis des tâches plus responsabilisantes.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Patricia : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Patricia : Maintes fois, car je crois \"tout ce que l'on me dit\". Je ne suis pas de nature méfiante, bien au contraire. (Heureusement avec l'expérience j'ai appris à contrôler l'information. Je remets en cause l'information de façon occasionnelle en vérifiant qu'elle est à jour, authentique, véridique et sà»re.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Patricia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Patricia : J'ai en toute autonomie exécuté des missions responsabilisantes (je supervisais des missions dans leur intégralité, je représentais l'organisation). J'ai eu à gérer quelques responsabilités particulières, j'ai pris en charge certaines tâches habituellement dédiées aux journalistes (comme la rédaction d'articles ou les relations avec les pigistes) et j'avais une partie de contrôle important sur les informations publiées. J'ai donc veillé à toujours vérifier la véracité des informations fournies, ainsi que la concordance des propos tenus. On m'a confié la rubrique à‚« culture\". J'y ai appris à gérer des responsabilités, en effet c'est à moi qu'incombait le choix des ouvrages à traiter, la recherche des sources d'information, le maintien de mon rythme de travail pour produire un travail satisfaisant. C'est ainsi que j'ai appris à renforcer ma rigueur et améliorer ma gestion du temps, et à élargir mes connaissances culturelles. Il faut avoir le sens des responsabilités : les informations doivent être exactes, elles sont diffusées à un nombre important de lecteurs. je me suis retrouvée dans la situation où c'était moi qui responsabilisait des collaborateurs (assistante en contrat de professionnalisation, hôtesses d'accueil) où je donnais des directives et où je définissais des plans d'actions. Avec le recul je constate que j'ai acquis une position identique à celle de ma responsable puisque je transmettais de façon descendante des tâches. Pour moi, cela dénote que j'ai gagné en maturité professionnelle et j'ai élargi ma gamme de savoir faire tout comme mon champ d'action et je constate de façon mécanique que j'ai acquis des tâches plus responsabilisantes.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Patricia : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Patricia : Mes affinités et capacités pour la communication et l'édition ont été confirmées..
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Patricia : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Patricia : Absolument sauf blagues de mauvais gout, racistes, sexistes, intimes etc
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Patricia : La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ? Patricia : Parfois mais pour des choses insignifiantes.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Patricia : Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Patricia : Oui.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Patricia : - Messagerie électronique : Outlook, Lotus Note. - Traitement de textes : Word. - Présentation et de traitement d'images : Power Point, Adobe Photoshop - Tableur : Excel mais aussi Indesign, Dreamweaver ... - J'utilise Internet et des moteurs de recherche.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Patricia : Ce poste était super intéressant, j'ai appris plein de choses. Je mettais l'accent sur la communication avec les candidats, j'organisais des salons, postais des annonces sur des sites français et étrangers (anglais, américains, canadiens, portugais). Pour cela, il fallait être capable d'établir les relations de confiance, de conseil, de persuasion. Cela exigeait un sens avancé de la diplomatie. De plus être méthodique et organisée avec mes connaissances administratives me permettait d'organiser un parfait suivi des candidats et leur bonne intégration. Soutenir des projets d'envergure et favoriser l'épanouissement professionnel me paraà®t extrêmement gratifiant. J'ai rencontré des gens d'un niveau de qualification très élevé, ce fut très enrichissant, je suis montée énormément en compétence. le secteur est très concurrentiel on est dans une rareté de profils, les entreprises se les arrachent, ce n'est pas facile pour recruter les clients sont très exigeants (veulent du plus que parfait) ce qui est normal En dépit de tous mes efforts (heure sup., pro active) je n'ai pas atteint le niveau que je voulais c'est un manque à gagner. Je cherche donc à m'orienter vers quelque chose de plus proche de mon expérience.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Patricia : Le manque de respect de certains collaborateurs. Le manque de conscience /solidarité professionnelle \"je sais pas, c'est pas moi\", la rétention d'information...
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Patricia : La particularité de cette situation était, que bien que j'ai été capable de répondre à un interlocuteur de langue étrangère, j'ai du transférer l'appel à un opérateur de marché car la problématique ne relevait pas de mes compétences. Un jour, une contrepartie de l'entité devait confirmer une opération interne de 5 milliards de dollars avec le service de trésorerie mais n'avait pas les coordonnées du bon interlocuteur, il s'avère que l'appel a été réorienté vers mon service aux alentours de 15h45 et j'ai compris l'urgence et l'importance de la situation. En effet, si l'opération n'était pas confirmée ce jour avant 16 h, l'opération risquait d'échouer sur le marché. Si le taux du Libor avait été à la date de confirmation de 1 %, alors le montant que l'entité devrait à la contrepartie pour ne pas avoir confirmé l'opération serait de 5 Md$ x 1/100 de pénalité journalière pour la non confirmation. 5 000 000 000 $ * taux quotidien sur le Libor USD * le nombre de jours où l'opération n'est pas passée sur le marché / 100 = 50 000 000 $ par jour de non confirmation (sous réserve que le Libor reste à 1% chaque jour). Le montant étant exceptionnel, il y avait une urgence par rapport au délai (confirmer avant 16h) , les frais de pénalité étant très importants.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Patricia : Un jour, un déjeuner préparatoire avait été programmé avec différents intervenants, experts et journalistes animateurs d'une conférence à venir. Le traiteur se faisait attendre. Il demeurait injoignable. L'heure du déjeuner approchant, j'ai donc recherché les meilleurs restaurants alentours disposés à organiser un déjeuner d'affaire à la dernière minute. J'ai négocié avec eux les conditions de paiement, à savoir par virement de notre association. J'ai donc pu réserver pour la vingtaine de personnes attendues. J'ai préparé les chevalets à disposer sur les tables et je me suis apprêtée à les réorienter. Un autre jour dans le cadre d'une excursion signant la fin du séminaire, j'avais organisé une sortie en mer (promenade croisière au départ du Vieux Port de Marseille à destination des calanques et des Iles du Frioul et Château d'If). La météo ne fut pas clémente et nous obligea à l'annuler. Ce qui m'obligea à trouver rapidement une autre idée de remplacement. En effet, les participants devaient prendre leur avion ou leur train plusieurs heures après. Ils avaient déjà quitté leurs hôtels. J'ai contacté l'Office de Tourisme et réservé une visite de la Ville avec un guide pour le groupe. Ensuite, j'ai repris contact avec les hôtels où nous avions séjourné, et leur ai demandé de bien vouloir garder à la Conciergerie les valises qui devaient accompagner les participants dans le bateau (car ils ne pouvaient les garder en se promenant à pied). J'ai réservé des taxis puisque la navette était comprise dans la prestation à‚»sortie en mer à‚» qui avait été annulée. J'ai alors indiqué aux participants que l'association prendrait en charge par notes de frais les coà»ts de transfert par taxi. Nous avons dà» souvent faire face à des imprévus et faire preuve d'ingéniosité pour gérer les aléas. Le dialogue et la communication instaurés avec mes collègues et avec les différents acteurs locaux (techniciens sur site) nous ont souvent permis de réagir de façon adéquate et de trouver des solutions aux problèmes posés. J'ai fait preuve de créativité, et de réactivité.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Patricia : J'aime les défis et les réussites au quotidien. - trouver un candidat avec la bonne adéquation compétences/profil de poste. - respecter les contraintes budgétaires - parce que j'ai la notion à‚« d'appartenance à‚», un sentiment de solidarité, je me sens impliquée, j'ai une conscience professionnelle, je me réjouis de la réussite des projets de l'entité, j'apporte ma contribution, je me sens utile au groupe.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Patricia : En cas d'imprévu, j'ai suivi une démarche analytique et une approche rationnelle pour apporter rapidement une solution à une problématique afin de satisfaire les invités et respecter au mieux les délais. Ce qui m'a amenée à faire preuve d'esprit d'initiative et de réactivité. J'ai également aménagé mon emploi du temps afin de répondre aux besoins inhérents à la mission par un investissement personnel important en terme de disponibilité à la fois naturelle (sens du service à la personne) et temporelle.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Patricia : C'est tellement enrichissant ! Je suis personnellement sensible à la solidarité, à la richesse multiculturelle,
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Patricia : Les personnes discourtoises, nerveuses. Je ne me laissais pas faire.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Patricia : Une amie et collègue était venue en renfort pour un travail de facturation. Je me suis aperçue qu'elle avait inversé les taux TTC et HT. Paniquée, courant récupérer les factures au courrier, j'ai peut être manqué de \"diplomatie\". Elle n'a pas apprécié qu'on lui fasse remarquer son erreur. (mais elle est restée mon amie)
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Patricia : Un de mes directeurs avait oublié sa CB, je lui ai fait mettre de l'argent à disposition chez \"western Union\" .
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Patricia : - J'ai l'esprit d'équipe. - Je suis capable de travailler en toute autonomie (qualités organisationnelles) mais aussi d'apporter un soutien (solidarité). Avoir un projet commun demande de travailler en coopération, d'être coresponsable. J'apprécie le travail en équipe (avec ma responsable et ma binôme) où chercher à plusieurs, des pistes d'intervention est plus profitable que d'être seule à réfléchir. La mise en commun de ces points de vue m'amène à construire une vision plus élaborée et plus riche de la personnalité humaine. Rigueur, sens de l'objectivité, fiabilité, intégrité, honnêteté, loyauté : un journal doit garantir sans concession, sans faille, sans compromis, la fiabilité d'une information et toute l'équipe est impliquée. Il faut être attentive, savoir observer, interpréter. Je vérifie les informations aussi bien au niveau du sens que du contenu. Par exemple, lorsqu'un rédacteur évoque un voyage, je vérifie auprès du tour operator que celui-ci aura bien lieu à la date et au prix indiqués. De même pour les adresses et les numéros de téléphone cités dans un article. Un souci de qualité est exigé.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Patricia : + Mon supérieur hiérarchique direct m'accordait sa confiance et me laissait une grande marge de manà…“uvre et d'autonomie. J'aimais mes relations avec les candidats. - Pas de formation. peu d'informations. Le salaire n'était pas à la hauteur de ma valeur.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Patricia : Je me sens confirmée et légitime dans mon activité professionnelle. J'ai gagné en maturité professionnelle et j'ai élargi ma gamme de savoir-faire tout comme mon champ d'action. Je constate de façon mécanique que j'ai acquis des tâches plus responsabilisantes.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Patricia : 15
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Patricia : 3 ou 4
Consultant : Comment est votre Anglais ? Patricia : Je suis Bilingue Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Patricia : I've been working for more than fifteen years. I was employed in various positions and environments (as well as public and private sectors ones). I am dynamic, open-minded, and team-spirit person. I like international companies, different cultures. I'm looking for an Executive Assistant position in an international companies with tasks as : Agenda Management (Outlook), Organizing travel arrangement, meetings internal & external, conference calls, to have an interfacing role internal and external with the whole subsidiaries and using the softwares : Word, Excel, Powerpoint, using as well Spanish & English : communication through the phone and by E Mails. I've acquired lot of professionals experiences and I was offered a more operational and technical level. This hindsight allows me today to apply to more technical jobs which interest me more and which correspond to the kind of job I like practising and that I know how doing.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Patricia : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Patricia : Elle m'a permis de faire un bilan de mes compétences et de compléter mes informations et j'aime l'idée que le recruteur découvre un peu ma personnalité et pas seulement un CV, un parcours et des compétences.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Patricia : Que signifie pour vous à‚« être heureux au travail à‚» ?
Réduire son Auto-entretien Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Patricia : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Patricia : Oui dans le domaine de l'édition par ex. le temps est tripartite : il est constitué par le prévisionnel, l'urgence, l'imprévu, se construisant et reconstruisant sans cesse. Il y a beaucoup d'imprévus, un peu moins au moment du choix rédactionnel car la sélection des articles est décidée à l'avance. L'imprévu surgit souvent dans les derniers instants du bouclage : le logiciel de la maquettiste tombe en panne. Une actualité ou une nouvelle insertion d'une page publicitaire à la dernière minute peut faire basculer une maquette et c'est toute la mise en page qu'il faut revoir. En plus, je n'ai jamais vu un journaliste ne pas travailler dans l'urgence (soit parce qu'une à‚« actualitéà‚» vient de tomber, soit parce que cette à‚« effervescence à‚» est souvent source d'inspiration pour lui). Dans l'évènementiel, nous avons dà» souvent faire face à des imprévus et faire preuve d'ingéniosité pour gérer les aléas. Je n'ai pas de contraintes familiales et suis donc libre.
Consultant : Préférez vous ? Patricia : Débuter tard - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Patricia : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Patricia : une fois : j'avais accepté un poste dans un cabinet juridique mais les taches ne correspondaient pas à ce que je pensais. Je ne faisais que la saisie sur dictaphone à longueur de journée.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Patricia : une contrainte
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une contrainte ? Patricia : Parce qu'elle est obligatoire. Et même si des gens arrivent à l heure mais passent leur temps en pause café /cigarette et que d'autres arrivent quand ils peuvent mais travaillent sans discontinuer, restent tard etc on ne valorisera que les personnes ponctuelles.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Patricia : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Patricia : J'essaie de développer les talents à travers la création ou la promotion de documents écrits ou photographiques photographie (shootings produits, spectacles)
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Patricia : Un magazine
Consultant : Quel magazine lisez vous régulièrement ? Patricia : Tous ! J'aime l'information.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Patricia : - Les sorties entre amis - La lecture - Le sport - Le théâtre - Le cinéma - la télé, - le shopping
Consultant : Aimez vous dessiner ? Patricia : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Patricia : Je laisse parler les émotions ... J'aime dessiner, peindre, coudre et j'aime la photographie..J'analyse travail du photographe et je prends des photos moi-même j'aime faire vivre une émotion et la partager. Je suis positive, imaginative et créative .
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Patricia : - la franchise - le courage - la rigueur - la politesse - l'honnêteté - la modestie - la ponctualité
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Patricia : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Patricia : Absolument et Idéalement .. J'ai été le témoin de mariages, j'ai eu des collègues amies de longue date. En revanche on ne peut pas s'entendre avec tout le monde mais l'intérêt professionnel, la politesse et le respect doivent demeurer.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Patricia : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Patricia : J'apprécie particulièrement les relations humaines. J'ai beaucoup aimé travailler sur des thématiques RH. Cela était très enrichissant â€Â¢ Organisation d'événements (séminaires, salons, conférences). â€Â¢ Relations publiques, accueil et accréditations (intervenants, VIP) Salon de l'emploi, salons professionnels RH
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Patricia : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Patricia : Oui.Il est important d'avoir des connaissances commerciales, lors de la phase de négociation avec les fournisseurs, de connaà®tre les étapes de signature d'un contrat. Il faut présenter des qualités relationnelles, avoir le sens du dialogue, de la pédagogie, être courtois.
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Patricia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Patricia : J'ai été l'assistante d'une directrice qui se déplacait en moyenne deux fois par semaine (soit une dizaine de voyages par mois). Cela monopolisait une grande partie de mon temps effectif de travail. Je veillais à optimiser le temps du Président d'une société (presse)j'organisation ses rendez-vous, réunions et voyages (siège social en Suède). Tous mes directeurs voyageaient beaucoup (USA, Afrique etc).
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Patricia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Patricia : En plus de gérer mon activité sur la filiale de Paris, ma directrice m'a proposé de me rendre sur d'autres filiales à l'étranger (Cf. ANNEXES X5 X6 X12) pour mettre en place la même organisation, le même mode de classement que j'avais proposé (s'agissant d'une création de poste, aucune procédure n'existait, j'avais donc mis en place une à‚« procédure à‚» pour une bonne organisation du secrétariat. Même si ce n'était pas une évolution de poste, on n'attendait pas de moi cette initiative.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Patricia : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Patricia : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Patricia : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Patricia : Oui
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Patricia : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Patricia : 50 %
Consultant : Les 50 % sont consacrés à quelles autres activités ? Patricia : de multiples activités rattachées au domaine professionnel particulier (secteur RH). Ex: Outre le secrétariat classique, j'ai géré en collaboration avec le cabinet comptable la comptabilité générale. D'autre part, j'ai été en charge de la rubrique \"culture\" d'un magazine.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Patricia : BTP
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Patricia : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Patricia : Je sais contrôler et valider les contenus d'informations diverses. Je suis capable d'évaluer la clarté, la cohérence, la précision, l'exactitude des contenus et de repérer rapidement des incohérences (fautes d'orthographe, de style, de contenu, de genre). Ex. en tant que secrétaire de rédaction (spécialiste Dans certains cas, si on est libre traitement de l'information, dans son écriture ou dans le choix de visuels, l'élaboration d'un article dépend tout de même de règles strictes en relation directe avec la maà®trise de la langue française et du code typographique.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Patricia : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Patricia : 1 an
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Patricia : Le domaine public m'a apporté certaines compétences (méthodologie, respect de la confidentialité, rigueur). Les deux domaines m'ont apporté certaines compétences propres au secteur (méthodologie, discrétion, respect de la confidentialité, rigueur, résistance au stress).
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Patricia : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Patricia : La maà®trise de l'outil informatique, et de l'environnement Internet est important. J ai un ordinateur portable et une imprimante laser multifonctions.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Patricia : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Patricia : J'ai le sentiment d'avoir acquis l'expérience. Je me sens confirmée dans mon activité professionnelle. J'ai gagné en maturité professionnelle et j'ai élargi ma gamme de savoir-faire tout comme mon champ d'action. Je constate de façon mécanique que j'ai acquis des tâches plus responsabilisantes.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Patricia : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Patricia : Maintes fois, car je crois \"tout ce que l'on me dit\". Je ne suis pas de nature méfiante, bien au contraire. (Heureusement avec l'expérience j'ai appris à contrôler l'information. Je remets en cause l'information de façon occasionnelle en vérifiant qu'elle est à jour, authentique, véridique et sà»re.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Patricia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Patricia : J'ai en toute autonomie exécuté des missions responsabilisantes (je supervisais des missions dans leur intégralité, je représentais l'organisation). J'ai eu à gérer quelques responsabilités particulières, j'ai pris en charge certaines tâches habituellement dédiées aux journalistes (comme la rédaction d'articles ou les relations avec les pigistes) et j'avais une partie de contrôle important sur les informations publiées. J'ai donc veillé à toujours vérifier la véracité des informations fournies, ainsi que la concordance des propos tenus. On m'a confié la rubrique à‚« culture\". J'y ai appris à gérer des responsabilités, en effet c'est à moi qu'incombait le choix des ouvrages à traiter, la recherche des sources d'information, le maintien de mon rythme de travail pour produire un travail satisfaisant. C'est ainsi que j'ai appris à renforcer ma rigueur et améliorer ma gestion du temps, et à élargir mes connaissances culturelles. Il faut avoir le sens des responsabilités : les informations doivent être exactes, elles sont diffusées à un nombre important de lecteurs. je me suis retrouvée dans la situation où c'était moi qui responsabilisait des collaborateurs (assistante en contrat de professionnalisation, hôtesses d'accueil) où je donnais des directives et où je définissais des plans d'actions. Avec le recul je constate que j'ai acquis une position identique à celle de ma responsable puisque je transmettais de façon descendante des tâches. Pour moi, cela dénote que j'ai gagné en maturité professionnelle et j'ai élargi ma gamme de savoir faire tout comme mon champ d'action et je constate de façon mécanique que j'ai acquis des tâches plus responsabilisantes.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Patricia : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Patricia : Mes affinités et capacités pour la communication et l'édition ont été confirmées..
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Patricia : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Patricia : Absolument sauf blagues de mauvais gout, racistes, sexistes, intimes etc
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Patricia : La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ? Patricia : Parfois mais pour des choses insignifiantes.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Patricia : Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Patricia : Oui.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Patricia : - Messagerie électronique : Outlook, Lotus Note. - Traitement de textes : Word. - Présentation et de traitement d'images : Power Point, Adobe Photoshop - Tableur : Excel mais aussi Indesign, Dreamweaver ... - J'utilise Internet et des moteurs de recherche.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Patricia : Ce poste était super intéressant, j'ai appris plein de choses. Je mettais l'accent sur la communication avec les candidats, j'organisais des salons, postais des annonces sur des sites français et étrangers (anglais, américains, canadiens, portugais). Pour cela, il fallait être capable d'établir les relations de confiance, de conseil, de persuasion. Cela exigeait un sens avancé de la diplomatie. De plus être méthodique et organisée avec mes connaissances administratives me permettait d'organiser un parfait suivi des candidats et leur bonne intégration. Soutenir des projets d'envergure et favoriser l'épanouissement professionnel me paraà®t extrêmement gratifiant. J'ai rencontré des gens d'un niveau de qualification très élevé, ce fut très enrichissant, je suis montée énormément en compétence. le secteur est très concurrentiel on est dans une rareté de profils, les entreprises se les arrachent, ce n'est pas facile pour recruter les clients sont très exigeants (veulent du plus que parfait) ce qui est normal En dépit de tous mes efforts (heure sup., pro active) je n'ai pas atteint le niveau que je voulais c'est un manque à gagner. Je cherche donc à m'orienter vers quelque chose de plus proche de mon expérience.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Patricia : Le manque de respect de certains collaborateurs. Le manque de conscience /solidarité professionnelle \"je sais pas, c'est pas moi\", la rétention d'information...
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Patricia : La particularité de cette situation était, que bien que j'ai été capable de répondre à un interlocuteur de langue étrangère, j'ai du transférer l'appel à un opérateur de marché car la problématique ne relevait pas de mes compétences. Un jour, une contrepartie de l'entité devait confirmer une opération interne de 5 milliards de dollars avec le service de trésorerie mais n'avait pas les coordonnées du bon interlocuteur, il s'avère que l'appel a été réorienté vers mon service aux alentours de 15h45 et j'ai compris l'urgence et l'importance de la situation. En effet, si l'opération n'était pas confirmée ce jour avant 16 h, l'opération risquait d'échouer sur le marché. Si le taux du Libor avait été à la date de confirmation de 1 %, alors le montant que l'entité devrait à la contrepartie pour ne pas avoir confirmé l'opération serait de 5 Md$ x 1/100 de pénalité journalière pour la non confirmation. 5 000 000 000 $ * taux quotidien sur le Libor USD * le nombre de jours où l'opération n'est pas passée sur le marché / 100 = 50 000 000 $ par jour de non confirmation (sous réserve que le Libor reste à 1% chaque jour). Le montant étant exceptionnel, il y avait une urgence par rapport au délai (confirmer avant 16h) , les frais de pénalité étant très importants.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Patricia : Un jour, un déjeuner préparatoire avait été programmé avec différents intervenants, experts et journalistes animateurs d'une conférence à venir. Le traiteur se faisait attendre. Il demeurait injoignable. L'heure du déjeuner approchant, j'ai donc recherché les meilleurs restaurants alentours disposés à organiser un déjeuner d'affaire à la dernière minute. J'ai négocié avec eux les conditions de paiement, à savoir par virement de notre association. J'ai donc pu réserver pour la vingtaine de personnes attendues. J'ai préparé les chevalets à disposer sur les tables et je me suis apprêtée à les réorienter. Un autre jour dans le cadre d'une excursion signant la fin du séminaire, j'avais organisé une sortie en mer (promenade croisière au départ du Vieux Port de Marseille à destination des calanques et des Iles du Frioul et Château d'If). La météo ne fut pas clémente et nous obligea à l'annuler. Ce qui m'obligea à trouver rapidement une autre idée de remplacement. En effet, les participants devaient prendre leur avion ou leur train plusieurs heures après. Ils avaient déjà quitté leurs hôtels. J'ai contacté l'Office de Tourisme et réservé une visite de la Ville avec un guide pour le groupe. Ensuite, j'ai repris contact avec les hôtels où nous avions séjourné, et leur ai demandé de bien vouloir garder à la Conciergerie les valises qui devaient accompagner les participants dans le bateau (car ils ne pouvaient les garder en se promenant à pied). J'ai réservé des taxis puisque la navette était comprise dans la prestation à‚»sortie en mer à‚» qui avait été annulée. J'ai alors indiqué aux participants que l'association prendrait en charge par notes de frais les coà»ts de transfert par taxi. Nous avons dà» souvent faire face à des imprévus et faire preuve d'ingéniosité pour gérer les aléas. Le dialogue et la communication instaurés avec mes collègues et avec les différents acteurs locaux (techniciens sur site) nous ont souvent permis de réagir de façon adéquate et de trouver des solutions aux problèmes posés. J'ai fait preuve de créativité, et de réactivité.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Patricia : J'aime les défis et les réussites au quotidien. - trouver un candidat avec la bonne adéquation compétences/profil de poste. - respecter les contraintes budgétaires - parce que j'ai la notion à‚« d'appartenance à‚», un sentiment de solidarité, je me sens impliquée, j'ai une conscience professionnelle, je me réjouis de la réussite des projets de l'entité, j'apporte ma contribution, je me sens utile au groupe.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Patricia : En cas d'imprévu, j'ai suivi une démarche analytique et une approche rationnelle pour apporter rapidement une solution à une problématique afin de satisfaire les invités et respecter au mieux les délais. Ce qui m'a amenée à faire preuve d'esprit d'initiative et de réactivité. J'ai également aménagé mon emploi du temps afin de répondre aux besoins inhérents à la mission par un investissement personnel important en terme de disponibilité à la fois naturelle (sens du service à la personne) et temporelle.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Patricia : C'est tellement enrichissant ! Je suis personnellement sensible à la solidarité, à la richesse multiculturelle,
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Patricia : Les personnes discourtoises, nerveuses. Je ne me laissais pas faire.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Patricia : Une amie et collègue était venue en renfort pour un travail de facturation. Je me suis aperçue qu'elle avait inversé les taux TTC et HT. Paniquée, courant récupérer les factures au courrier, j'ai peut être manqué de \"diplomatie\". Elle n'a pas apprécié qu'on lui fasse remarquer son erreur. (mais elle est restée mon amie)
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Patricia : Un de mes directeurs avait oublié sa CB, je lui ai fait mettre de l'argent à disposition chez \"western Union\" .
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Patricia : - J'ai l'esprit d'équipe. - Je suis capable de travailler en toute autonomie (qualités organisationnelles) mais aussi d'apporter un soutien (solidarité). Avoir un projet commun demande de travailler en coopération, d'être coresponsable. J'apprécie le travail en équipe (avec ma responsable et ma binôme) où chercher à plusieurs, des pistes d'intervention est plus profitable que d'être seule à réfléchir. La mise en commun de ces points de vue m'amène à construire une vision plus élaborée et plus riche de la personnalité humaine. Rigueur, sens de l'objectivité, fiabilité, intégrité, honnêteté, loyauté : un journal doit garantir sans concession, sans faille, sans compromis, la fiabilité d'une information et toute l'équipe est impliquée. Il faut être attentive, savoir observer, interpréter. Je vérifie les informations aussi bien au niveau du sens que du contenu. Par exemple, lorsqu'un rédacteur évoque un voyage, je vérifie auprès du tour operator que celui-ci aura bien lieu à la date et au prix indiqués. De même pour les adresses et les numéros de téléphone cités dans un article. Un souci de qualité est exigé.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Patricia : + Mon supérieur hiérarchique direct m'accordait sa confiance et me laissait une grande marge de manà…“uvre et d'autonomie. J'aimais mes relations avec les candidats. - Pas de formation. peu d'informations. Le salaire n'était pas à la hauteur de ma valeur.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Patricia : Je me sens confirmée et légitime dans mon activité professionnelle. J'ai gagné en maturité professionnelle et j'ai élargi ma gamme de savoir-faire tout comme mon champ d'action. Je constate de façon mécanique que j'ai acquis des tâches plus responsabilisantes.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Patricia : 15
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Patricia : 3 ou 4
Consultant : Comment est votre Anglais ? Patricia : Je suis Bilingue Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Patricia : I've been working for more than fifteen years. I was employed in various positions and environments (as well as public and private sectors ones). I am dynamic, open-minded, and team-spirit person. I like international companies, different cultures. I'm looking for an Executive Assistant position in an international companies with tasks as : Agenda Management (Outlook), Organizing travel arrangement, meetings internal & external, conference calls, to have an interfacing role internal and external with the whole subsidiaries and using the softwares : Word, Excel, Powerpoint, using as well Spanish & English : communication through the phone and by E Mails. I've acquired lot of professionals experiences and I was offered a more operational and technical level. This hindsight allows me today to apply to more technical jobs which interest me more and which correspond to the kind of job I like practising and that I know how doing.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Patricia : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Patricia : Elle m'a permis de faire un bilan de mes compétences et de compléter mes informations et j'aime l'idée que le recruteur découvre un peu ma personnalité et pas seulement un CV, un parcours et des compétences.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Patricia : Que signifie pour vous à‚« être heureux au travail à‚» ?
