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Candidat Assistante de direction - réf.53289

Assistante de direction

Anne L. 75018 Paris
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Auto-entretien de Anne L.

Cet entretien a eu lieu le 04/01/07 à 15h47

Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Anne : Le brillant esprit de l'institut d'études marketing au sein duquel j'ai démarré ma carrière m'a donné l'opportunité d'assimiler bon nombre de connaissances informatiques, administratives, rédactionnelles notamment ; polyvalence, réactivité, rigueur et fiabilité se révélant les marques essentielles de la courbe ascendante de ces 11 riches années d'expérience. J'ai ensuite intégré une agence conseil en communication santé où j'ai mis à  profit la diversité de ces acquis, me familiarisant dans le même temps avec le secteur de la communication, de la publicité et de l'environnement pharmaceutique. Puis, j'ai été sollicité par l'Observatoire régional de santé d'àƒÅ½le-de-France pour un CDD. J'y ai rencontré une équipe formidablement humaine et motivée et ai beaucoup apprécié ce travail d'équipe, très enrichissant. Je suis actuellement en poste chez un équipementier télécom où je gère, outre les tâches d'assistanat classique, une partie de l'administration des ressources humaines. Je suis également directement associée à  la recherche d'informations.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Anne : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Anne : L'opportunité de travailler avec une équipe motivée au sein d'un secteur d'activité intéressant et rassasier sa curiosité d'esprit. Les connaissances se forgent tout au long de sa vie.
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Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Anne : dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Anne : J'ai eu l'habitude travailler dans un environnement très dynamique où il fallait justement anticiper et être pro-réactif.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Anne : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Anne : Oui, cela fait même partie intégrante de l'entreprise pour peu que cela soit productif de part et d'autre !
Consultant : Préférez vous ? Anne : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Anne : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Anne : Une seule et unique fois et d'un commun accord avec la nouvelle diretrice, l'ancienne ayant été remplacée et que mon poste justement subissait quelques ajustements pour lesquels j'ai posé un véto.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Anne : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Anne : Il y a culture de pays et culture d'entreprise... Par exemple, dans certaines entreprises et / ou pour certains types de poste, la ponctualité est évidente et nécessaire : lorsque vous êtes responsable d'équipe et devez montrer l'exemple, lorsque qu'il y a surcharge de travail...
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Anne : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Anne : Bénévolat au Restos du Coeur notamment, cours d'anglais et de couture.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Anne : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Anne : Tout type de littérature m'attire. La multiplicité vue comme les lumineux fils d'une toile que l'on tisse.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Anne : Lecture, sport, sorties entre amis, cinéma, théâtre, shopping, télé.
Consultant : Aimez vous dessiner ? Anne : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Anne : Lors de mes études, j'étais assidue et particulièrement bonne au cours de français, langues, sport et... dessins. Mes professeurs indiquaient une sapré imagination sur leurs bulletins et puis je vis avec un artiste.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Anne : Honnêteté, politesse, franchise, courage, rigueur, poncutalité, modestie.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Anne : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Anne : Certains d'entre eux peut l'être.
Consultant : Aimez vous participer à  des salons professionnels ? Anne : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà  participé ? Anne : Dernièrement, j'ai organisé et participé au salon de Forum de l'emploi organisé par la Ville de Paris ("Paris pour l'emploi").
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Anne : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Anne : Bien sà»r, grâce au dirigeants avec lesquels j'ai travaillé, cette culture a somme toute assez prédominé. Et puis, étant l'assistante de Présidents, il est bien logique d'être souvent en relation client.
Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Anne : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Anne : Pour prendre l'exemple le plus récent, la société pour laquelle je travaille actuellement a non seulement ouvert une succursale aux Etats-Unis mais notre équipe commerciale française se déplace très régulièrement au moyen-orient, en Europe de l'est ou du nord (notamment). A ma charge, de gérer tout cela, avec l'aide bien sà»r, d'une agence de voyage qui nous est dédiée.
Consultant : Avez vous déjà  été à  l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Anne : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Anne : Lorsque l'on me demande conseille. Mais ceci est tout à  fait confidentiel.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Anne : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Anne : Oui
Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Anne : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Anne : Oui, bien sà»r.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Anne : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Anne : 20 %
Consultant : Les 80 % sont consacrés à  quelles autres activités ? Anne : En ce moment, à  de la recherche d'informations dans les domaines géopolitique, d'actualité ou autres thématiques (cela est également confidentiel), et je gère également une bonne partie de certains dossiers des ressources humaines. Cela va du dossier sur le handicap à  monter pour la fin février au pré-recrutement et rédaction d'annonces et d'offres d'emploi.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Anne : Tous les secteurs d'activités pour lesquels j'ai travaillé m'ont beaucoup intéressé. Si je devais faire un classement par ordre de préférence, ce serait celui-là  : en 1er organisme à  vocation citoyenne, en deuxième institut d'études marketing, en troisième agence de communication, en dernier équipementier télécom.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Anne : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Anne : J'ai une bonne orthographe. Ceci dit lorsque l'on est amené à  rédiger en français ou en anglais (grosso modo : 30% à  40% de mes journées), cela est toujours utile et nécessaire. De plus, les dictionnaires en ligne sont aujourd'hui extrêment concis et pratique d'utilisation. C'est idéal pour travailler vite et bien.
Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Anne : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Anne : Cela arrive parfois. Pas forcement directement car j'ai eu la chance de travailler avec des Président très respectables et respectés mais à  un autre niveau hiérarchique, certains peuvent se montrer suffisant et hautain. Il convient alors de rester ferme en sachant aussi quelque fois arrondir les angles. Tout dépend du type d'individu que l'on a face à  soit.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Anne : J'aime beaucoup le secteur public pour lequel j'ai travaillé et pour lequel je me suis investi. J'ai eu la chance d'y connaà®tre une équipe humaine formidablement motivée, dynamique et avec laquelle d'ailleurs j'ai tissé de solides liens d'amitié et de respect.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Anne : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Anne : J'ai bien sà»r un équipement informatique à  domicile. Un bon minimum tout de même : mon ordinateur portable qui me sert chaque jour.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Anne : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Anne : Cela m'a été témoigné à  de nombreuses reprises et je suis capable de prendre des décisions sans avoir besoin de l'avis des autres.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Anne : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Anne : Cela peut arriver. Il faut alors remettre les choses à  niveau et se parler en toute franchise pour repartir sur de bonnes bases, saines et solides ! Mais il ne faut jamais laisser une situation devenir déliquescente.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Anne : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Anne : J'ai beaucoup de responsabilités au sein de ma fonction d'assister ma présidente. En effet, celle-ci est très souvent en déplacement (en France comme à  l'étranger) et il est impératif d'être au courant des dossiers et de savoir prendre des initiatives (évidemment jamais à  sa place et en la tenant informé au jour le jour, voire heure par heure certaines fois de tout changement de programme).
Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Anne : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Anne : Dynamisme, rigureur, indépendance.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Anne : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Anne : Bien sà»r, cela permet de travailler dans une ambiance détendue et chaleureuse pour peu que cela ne prenne toutefois pas le pas sur la rigueur au travail et les urgences de la journée à  traiter.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Anne : La Loyauté
Consultant : Avez vous déjà  eu le sentiment d'être déloyal(e) ? Anne : Jamais.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Anne : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà  obtenus ? Anne : Bien sà»r, en comptant les primes et autres avantages.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Anne : J'ai dà» être rapidement performant à  chaque fois et je n'ai jamais eu le temps de me reposer sur mes lauriers (ce qui m'aurait de toutes façons déplu car je suis hyper active). Mais disons que je manie plus volontiers la langue que les chiffres et ai donc plus d'affinités pour Word et Power-Point que pour Excel.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Anne : J'ai appris la technicité des équipements télécom sur le réseau WAN (Wan Area Network), la résistance à  beaucoup de pression (voire d'acharnement).
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Anne : Lorsque ce sont des attaques personnelles et gratuites pour un travail d'assistanat personnel demandé (mais en aucun cas convenu et indiqué dans le contrat de travail) engendrées par un fort problème de personnalité d'un responsable presque direct.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Anne : Je devais en 2 heures de temps trouver suffisamment d'informations sur une personnalité du monde économique (CV, biographie, dernières interviews notamment) pour rédiger un message de bienvenue qui se devait d'être : percutant, drôle et admiratif !!!
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à  laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Anne : La situation de crise a été de gérer en trop peu de temps (1 semaine et demie avant départ) le déplacement "personnel" d'un dirigeant et de sa famille et de n'avoir pas pu obtenir auprès de l'agence de voyage d'assez bon tarifs !!
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Anne : Les réussites sont heureusement nombreuses, tant sur le plan des connaissances générales qu'humainement parlant. Cela me prendrait plus que 2 lignes d'écriture. Mon but serait à  présent d'évoluer vers une structure citoyenne et servir une cause juste, humaine.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Anne : Les rédactions de comptes-rendu ou de synthèses d'études par exemple.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Anne : Je me fixe toujours des objectifs : très haut, haut, moyens selon l'importance de l'objectif en question. Les résultats sont quasi toujours parfaits.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Anne : J'aime justement beaucoup cela et nous avons tous tellement à  apprendre les uns des autres... Quelle richesse la vie nous réserve !
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Anne : La méchanceté est selon moi est un défaut rédhibitoire. Face à  cela, aucune issue possible. Quasiment jamais de pardon ni de salut.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Anne : Oui, cela arrive bien sà»r. Se rendre compte de ses erreurs, c'est tâcher de ne point les commettre à  nouveau. Il faut réagir au quart de tour, très vite en en tenant informé les personnes impliquées pour ensemble, agir et trouver une solution.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Anne : En me déplaçant en personne, ou en envoyant un porteur spécial. Il faut savoir donner pour recevoir.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Anne : Pour vous citer un exemple : cela pourrait être pour défendre le taux salarial d'enquêteurs vacataires avec lesquels nous travaillions. Leur tâches était parfois très ennuyeuses et dures mais jamais aucune plainte de leur part, un travail et une énergie donnés au delà  de toute espérance. Dans ce cadre là , on peut toujours essayer de faire valoir des droits largement mérités.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Anne : Le manque de respect mais ce n'est pas moi dirctement qui l'ai subit.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Anne : Selon mon expérience et au vu des différents secteurs d'activités rencontrés, la théorie n'est qu'une amorce à  la pratique et une forte motivation doublée d'une réelle curiosité d'esprit restent les deux ressorts qui permettent d'acquérir la maà®trise d'un bon assistanat de direction et de s'impliquer au plus près des attentes de la structure pour laquelle on s'engage.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Anne : 4
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Anne : Je peux produire 3 lettres de recommandation et également (sous réserve express de leur autorisation) remettre 3 contacts.
Consultant : Comment est votre Anglais ? Anne : Je parle bien Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Anne : All right, then. So I am twenty years old and I am looking for a job, ideally for a civil organisation. I would like to work with a person who I could admire of course. That's better.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Anne : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Anne : C'est toujours intéressant de passer un entretien même vituel, même si l'on est (ou se dit) chevronné. J'espère simplement avoir la possibilité d'en recevoir les résultats et vous en remercie d'avance.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Anne : Quel est votre trait d'esprit en ce moment ?
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