Entreprises et Candidats dans les métiers de l'Administration
Candidat Assistante de direction - réf.43524

Assistante de direction

Nicole J. 69009 Lyon
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Auto-entretien de Nicole J.

Cet entretien a eu lieu le 21/06/05 à 11h37

Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Nicole : J'ai une formation juridique complétée par un BTS d'Assistante de direction et j'ai occupé des fonctions administratives multiples. Je suis autonome et à  même de gérer une petite entreprise. Je sais donc prendre des initiatives.
Consultant : Etes vous heureuse d'exercer votre métier d'assistante ? Nicole : Oui et non
Consultant : Pouvez vous expliquer cet avis mitigé ? Nicole : Oui lorsque les tâches sont variées et que la fonction d'assistante signifie une réelle collaboration avec le chef d'entreprise, permettant un investissement direct et réel ainsi qu'une implication dans les dossiers et donc dans l'entreprise Non, lorsque les tâches sont répétitives et qu'assistante veut simplement dire dactylo et standardiste
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Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Nicole : dans un environnement calme
Consultant : Pensez vous que la vie professionnelle offre ce calme ? Nicole : Parfois mais pas souvent. Je peux également bien sà»r travailler dans le stress et l'urgence mais la question portait sur ma préférence.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Nicole : Oui
Consultant : Préférez vous ? Nicole : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Nicole : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Nicole : Deux fois, l'une parce que j'occupais les fonctions de juriste unique dans une pme et que le gérant a commis des malversations financières et l'autre parce que j'ai déménagé loin
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Nicole : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Nicole : La ponctualité est une obligation lorsque l'on occupe un poste diversifié et à  responsabilité et par ailleurs, étant juriste de formation, la rigueur et la ponctualité m'ont été enseignées ainsi que dans mes études d'assistanat.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Nicole : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Nicole : J'ai créé il y a très peu de temps une association "café tricot" et je suis cyber documentaliste.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Nicole : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Nicole : la science-fiction, les romans et les biographies
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Nicole : Le cinéma,la lecture, le shopping, la télé, les sorties entre amis, le sport, le théâtre
Consultant : Aimez vous dessiner ? Nicole : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Nicole : Je suis créative car j'ai déjà  réalisé des tableaux au fusain, des émaux et autres peintures sur soie et poteries
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Nicole : La politesse, l'honnêteté, la franchise, le courage, la rigueur, la ponctualité, la modestie
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Nicole : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Nicole : non mais cela peut arriver
Consultant : Aimez vous participer à  des salons professionnels ? Nicole : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà  participé ? Nicole : Le salon du livre, le salon des entrepreneurs
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Nicole : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Nicole : dans le cadre de mes activités administratives
Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Nicole : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Nicole : Lors de séminaires à  Cancun, dans les à®les caraà¯bes et en Italie
Consultant : Avez vous déjà  été à  l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Nicole : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Nicole : L'entreprise PME était en difficulté financière et il a fallu réaménager les horaires du personnel ainsi que l'organigramme
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Nicole : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Nicole : Oui
Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Nicole : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Nicole : non
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Nicole : Une Micro Structure
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une Micro Structure ? Nicole : Parce que les activités sont diverses et l'implication plus importante ainsi que la reconnaissance.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Nicole : 50 %
Consultant : Les 50 % sont consacrés à  quelles autres activités ? Nicole : Le management, la formation, etc...
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Nicole : publicitaire
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Nicole : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Nicole : excellente
Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Nicole : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Nicole : trois ans
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Nicole : le secteur privé
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Nicole : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Nicole : oui, un ordinateur, une imprimante, un scanner et de nombreux logiciels
Consultant : Avez vous confiance en vous? Nicole : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Nicole : L'expérience
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Nicole : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Nicole : Pa
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Nicole : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Nicole : en toutes occasions professionnelles et familiales
Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Nicole : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Nicole : Excellente dans tous les domaines
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Nicole : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Nicole : pas spécialement
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Nicole : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà  été obligée d'être malhonnête ? Nicole : non je ne pense pas
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Nicole : Entre 22 000 et 25 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà  obtenus ? Nicole : oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous une assistante performante et dans la pratique de quel logiciel ? Nicole : la gestion administrative.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Nicole : A travailler dans un milieu associatif proche des enseignants et des élèves
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Nicole : Lorsque le chef d'entreprise doit se déplacer, qu'il me donne un dossier à  réaliser la veille de son départ, avec photocopies etc... et qu'au moment de partir il perd ce dossier. Je prévois toujours un double de tout le dossier
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Nicole : manager quatre personnes travaillant dans l'entreprise depuis plus longtemps que moi. Je l'ai relevé par un dialogue hebdomadaire où toutes les difficultés étaient mises "à  plat"
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à  laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Nicole : Assister à  des CCE, CE, AG, entre direction et syndicats. Transcrire les PV en sténo et les rédiger en français. Le PV servant de preuves. Je suis restée objective, discrète dans mes retranscriptions et pour plus de sà»reté, j'ai utilisé également un dictaphone. J'ai rendu les K7 et le PV aux deux parties
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Nicole : J'ai participé à  deux redressements d'entreprises et permis ainsi à  des personnes de conserver leur emploi. Je cherche à  m'impliquer dans une gestion de micro entreprise et en être l'un des pivots essentiels
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Nicole : Etablir un dossier juridique pour un garagiste qui avait des difficultés dues à  une méconnaissance des démarches administratives obligatoires. Ce qui lui a évité de perdre son entreprise.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Nicole : Mettre en place un règlement intérieur et un service de documentation pour une petite entreprise. Les résultats ont été tout à  fait positifs
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Nicole : plusieurs
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Nicole : Des clients ou collègues racistes (je suis métisse antillaise) ou des personnes plus jeunes qui m'ont considéré comme une grand-mère. Je les ai ignoré après leur avoir fait savoir ma façon de penser et lorsqu'il s'agissait de collègues, je me suis permise de leur démontrer leur erreur.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Nicole : Oui. J'ai essayé de rattraper mon erreur et en ai assumé toute la responsabilité vis-à -vis de la direction et des collaborateurs en expliquant que la décision que j'avais prise m'avait paru la meilleure sur le moment, dans l'urgence
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Nicole : Il y en a plusieurs. Je pense que cela fait partie de mes attributions
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Nicole : En demandant à  chaque personne concernée son avis et en privilégiant le dialogue, le vendredi, après que les décisions aient été appliquées afin de confirmer la bonne direction des opérations.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé dans vos précédents postes ? Nicole : Le plus aimé dans certains postes: Une totale confiance donc une complète autonomie et indépendance, Le moins aimé, être traité comme une standardiste dactylographe, capable de servir le café aux clients
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être une assistante experte? Nicole : Trente années d'expérience professionnelle où formation théorique et monde du travail m'ont permis de faire face à  de nombreuses prises de décisions.
Consultant : Que se soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Nicole : 10
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Nicole : deux, en fait, ce sont des certificats de travail
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Nicole : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Nicole : Parce qu'elle m'a permis de me repositionner en répondant le plus sincèrement possible à  vos questions.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Nicole : Non, mais par contre, j'aimerais que vous puissiez me certifier que les personnes de mon âge (50 ans) ont autant de chance que les plus jeunes de faire carrière, car j'ai encore énormément de potentiel à  impliquer dans une activité professionnelle ou une société.
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