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Assistante de direction
Olga G.
30260 St Clement
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Auto-entretien de Olga G.
Cet entretien a eu lieu le 25/03/15 à 14h42
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Olga : OuiConsultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Olga : A la fois la satisfaction d'apporter \"ma pierre à l'édifice\" en épaulant le dirigeant dans les taches administratives et aussi d'être au plus près des centres de décision.
Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Olga : dans l'anticipation
Voir la suite de son l'Auto-entretien
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ?
Olga : Cela me permet d'avoir envisager la plupart des solutions lorsque les évènements se présentent. Je n'aime pas être prise à dépourvu.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Olga : Oui
Consultant : Préférez vous ? Olga : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Olga : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Olga : J'ai toujours donner ma démission, car chacun de mes changements de poste a été motivé par une inadéquation entre mes objectifs et ce que l'entreprise pouvait me proposer. (hormis dans le cas d'un CDD)
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Olga : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Olga : C'est un élément que l'on apprend à mettre à place dans son mode de fonctionnement. J'ai toujours évolué dans un milieu (familial, personnel ...) où la prise en compte des autres est importante et la ponctualité (c'est à dire le respect du rendez vous pris) me semble être un de ces principes. Cela montre aussi que l'on est à même de quantifier le temps nécessaire à la réalisationd 'une tache.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Olga : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Olga : Je suis dirigeante (parent-accompagnateur) dans un club de handball. J'ai aussi été élue municipale pendant un mandat.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Olga : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Olga : Les thrillers et les livres politiques et/ou économiques.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Olga : les sorties entre amis, le sport, la lecture, le shopping, le cinéma, la télé, le théatre.
Consultant : Aimez vous dessiner ? Olga : Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Olga : Je ne suis pas créative d'un point de vue manuel. Par contre, j'aime trouver des solutions à des problématiques en utilisant des moyens simples mis à ma disposition (recyclage...)
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Olga : l'honnêteté, la modestie, le courage, la ponctualité, la politesse, le courage, la franchise.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Olga : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Olga : Non,k e peux travailler en très bonne entente avec mes collègues sans avoir besoin de leur faire part de ma vie personnelle.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Olga : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Olga : Dans le cadre de mon dernier emploi, j'ai participé deux fois en tant que visiteur au salon de l'ADF (Association dentaire de France) qui réunit tout le milieu dentaire de France sur Paris chaque année. Dans le cadre de mon poste chez Hachette, j'ai participé à divers salons en tant qu'exposant.
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Olga : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Olga : J'ai exercé la fonction d'attachée commerciale pendant 7 ans au sein du Livre de Paris Hachette. Cela m'a permis de me former à la négociation commerciale dans une école réputée assez difficile (le porte à porte).
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Olga : Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ? Olga : Oui tout à fait, je l'ai fait pour mon dirigeant dans le cadre de déplacement simple. Je l'ai fait aussi à titre personnel (tour de l'Autriche avec 6 étapes).
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Olga : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Olga : Dans le cadre de mes deux derniers postes, je suis arrivée dans des sturctures où le concept de service admnistratif était inexistant. J'ai mis en place par exemple un vrai suivi des devis-bon de commande et facturation inexistant chez B.S.T. ou bien l'application des préconisations médico-légales dans le cadre de traitements implantaires (signature devis, consentements éclairés et documents post-opératoires) au sein du Cabinet Dentaire.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Olga : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Olga : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Olga : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Olga : Non je pense que la dimension affective pourrait devenir problématique.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Olga : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une PME ? Olga : J'ai travaillé la plupart du temps dans une toute petite structure où il est quelque fois difficile de mettre en place des procédures. Je souhaiterai évoluer dans une entité plus importante afin de me confronter à d'autres méthodes de travail.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Olga : 60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ? Olga : Je m'occupe aussi de l'assistanat médico-technique : explications des plans de traitement, entente financières avec les patients, relations avec les organismes sociaux. Enfin je gère les affaires générales.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Olga : Je n'ai pas d'aversion à proprement parler bien que je ne sois pas attirée par le milieu de l'immobilier ou de l'hôtellerie-restauration.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Olga : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Olga : Je relie mes textes afin d'éviter les erreurs. Je pense avoir un bon niveau à la fois en orthographe et en grammaire.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Olga : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Olga : Deux fois dans ma carrière, quelques semaines dans le cas d'un commercial au sein du Livre de Paris et depuis huit ans dans mon dernier poste.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Olga : J'ai toujours travaillé dans le secteur privé. Je n'ai pas là non plus d'à priori.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Olga : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Olga : Oui, je dispose de deux PC à mon domicile dont l'un d'entre eux est connecté en WIFI. J'ai fait la configuration moi-même et lors de l'installation du deuxième poste, j'ai fait également le transfert des données via un réseau.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Olga : Non
Consultant : Selon vous d'où vient ce manque de confiance en vous ? Olga : Je cherche toujours à trouver ce qui n'est pas parfait!!
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Olga : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Olga : J'ai besoin de connaitre les gens avant de faire confiance. Je redoute le manque d'honnêteté ou la désinvolture.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Olga : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Olga : Dans mon poste actuel, mon dirigeant est absent 60% du temps. Je dois gérer le quotidien sans que l'on ai à me dire ce que je dois faire. De plus, dans le cadre de la gestion des dossiers patients, je peux être le porte parole du cabinet lorsqu'il s'agit de gérer les doléances (remboursement de trop perçus, relance dans le cadre d'impayés, mécontentements...)
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Olga : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Olga : Les conclusions de ce bilan de compétences montrent que le poste d'assistance de direction correspond en tout point à mes aptitudes et à mes aspirations. Il faut simplement que j'augmente ma confiance en moi.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Olga : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Olga : Bien entendu, cela permet de créer une émulation dans le groupe. Je pense qu'il faut néanmoins faire attention au sujet sur lesquels on le fait (physique, opinion politique ou religieuse...) Je suis attaché au respect des personnes et des opinions.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Olga : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ? Olga : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Olga : Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Olga : Oui c'est mon salaire actuel.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Olga : Effectivement je maitrise aujourd'hui l'assistanat dans le domaine de la santé. Je maitrise les logiciels classiques de bureautique. Je maitrise parfaitement le progiciel dentaire LOGOS. Je reste néanmoins persuadé de ma capacité à apprendre très rapidement les logiciels professionnels qui souvent ont des logiques similaires.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Olga : J'ai du tout d'abord apprendre la relation patient. Mobiliser face à la personne que l'on reçoit à la fois de l'empathie car elles sont souvent en souffrance ou en stress, de la fermeté car tout devient urgent et de l'anticipation car il faut prévoir pour la séance de soins programmée tout le nécessaire. J'ai du également apprendre la réactivité et la polyvalence car la taille de la structure a fait que j'ai du longtemps cumuler les fonctions d'assistante médico-technique (secrétaire médicale) et d'assistante de direction.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Olga : Il y a deux genres de situations. Celle avec le patient qui peut être vindicatif : il faut essayer de faire tout d'abord baisser le niveau du volume sonore. La seconde c'est les relations de dispute avec un ou une collègue surtout dans le cadre de la contestation de l'autorité. J'essaye de ne pas rentrer dans la confrontation. Nous avions suivi il y a quelques années une journée de formation dans la gestion du stress lié à la pression des patients et j'avoue ne pas avoir trop de difficulté. J'ai beaucoup plus de mal avec les éclats de voix venant des collègues surtout s'il n'y a pas de soutien de la hierarchie.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Olga : Il y a six ans le titulaire du cabinet à décider de partir vivre à l'étranger et d'organiser son temps de présence en fonction de ses allers et venues. J'ai du organiser les plannings de soins en fonction (avec alternance de temps forts et faibles sur les plannings) et aussi gérer au quotidien l'entreprise. Les meilleurs chiffres d'affaires ont été réalisés sur cette période.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Olga : Je vais vous donner deux exemples. On peut être amené à insérer une chirurgie en urgence dans un planning relativement serré. Il faut tout d'abord respecter le protocole adminstratif et communiquer avec le patient le plus rapidement possible (e-mail, fax, pharmacie...) dégager le temps (déplacer les rendez vous) informer les équipes soignantes (assistantes). Ceci est un cas finalement courant qui génère en fait peu de stress. Le second c'est la présence dans le cabinet d'une personne très énervée qui ne voulait pas quitter les lieux et qui a fait des allers et retours toute la journée. J'ai du appeler les autorités afin qu'elles interviennent (la personne faisait en fait un début de coma diabétique).
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Olga : J'ai réussi effectivement à être aujourd'hui un des piliers de l'entreprise à la fois par mes connaissances techniques mais aussi par rapport à la reconnaissance des patients du cabinet en ce qui concerne mes compétences ou mes qualités relationnelles. Je suis aussi reconnue par les différents partenaires dans la relation clients-fournisseurs. Par contre, les objectifs de l'entreprise aujourd'hui semblent aujourd'hui relativement peu ambitieux. Je souhaite évoluer vers quelque chose de plus stimulant.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Olga : Je reprends l'exemple du patient agressif à l'acceuil du cabinet. Les deux praticiens présents ce jour là ainsi que les assistantes m'ont gentilment laissé gérer la situation.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Olga : Nous avons mis en place au cabinet une solution de financement des soins dentaires (paiement en plusieurs fois) j'ai décidé d'utiliser cette formule pour tout échelonnement au dela de deux fois. Cela a permis une plus grande capacité de trésorerie, une plus grande sécurisation mais aussi les félicitations du banquier du cabinet (bien que le produit de soit pas dans son agence) car je faisais plus de dossier que son propre conseillé.
Réduire son Auto-entretien Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Olga : Oui
Consultant : Préférez vous ? Olga : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Olga : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Olga : J'ai toujours donner ma démission, car chacun de mes changements de poste a été motivé par une inadéquation entre mes objectifs et ce que l'entreprise pouvait me proposer. (hormis dans le cas d'un CDD)
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Olga : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Olga : C'est un élément que l'on apprend à mettre à place dans son mode de fonctionnement. J'ai toujours évolué dans un milieu (familial, personnel ...) où la prise en compte des autres est importante et la ponctualité (c'est à dire le respect du rendez vous pris) me semble être un de ces principes. Cela montre aussi que l'on est à même de quantifier le temps nécessaire à la réalisationd 'une tache.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Olga : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Olga : Je suis dirigeante (parent-accompagnateur) dans un club de handball. J'ai aussi été élue municipale pendant un mandat.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Olga : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Olga : Les thrillers et les livres politiques et/ou économiques.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Olga : les sorties entre amis, le sport, la lecture, le shopping, le cinéma, la télé, le théatre.
Consultant : Aimez vous dessiner ? Olga : Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Olga : Je ne suis pas créative d'un point de vue manuel. Par contre, j'aime trouver des solutions à des problématiques en utilisant des moyens simples mis à ma disposition (recyclage...)
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Olga : l'honnêteté, la modestie, le courage, la ponctualité, la politesse, le courage, la franchise.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Olga : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Olga : Non,k e peux travailler en très bonne entente avec mes collègues sans avoir besoin de leur faire part de ma vie personnelle.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Olga : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Olga : Dans le cadre de mon dernier emploi, j'ai participé deux fois en tant que visiteur au salon de l'ADF (Association dentaire de France) qui réunit tout le milieu dentaire de France sur Paris chaque année. Dans le cadre de mon poste chez Hachette, j'ai participé à divers salons en tant qu'exposant.
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Olga : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Olga : J'ai exercé la fonction d'attachée commerciale pendant 7 ans au sein du Livre de Paris Hachette. Cela m'a permis de me former à la négociation commerciale dans une école réputée assez difficile (le porte à porte).
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Olga : Non
Consultant : Vous sentez vous capable d'organiser des voyages pour des dirigeants ? Olga : Oui tout à fait, je l'ai fait pour mon dirigeant dans le cadre de déplacement simple. Je l'ai fait aussi à titre personnel (tour de l'Autriche avec 6 étapes).
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Olga : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Olga : Dans le cadre de mes deux derniers postes, je suis arrivée dans des sturctures où le concept de service admnistratif était inexistant. J'ai mis en place par exemple un vrai suivi des devis-bon de commande et facturation inexistant chez B.S.T. ou bien l'application des préconisations médico-légales dans le cadre de traitements implantaires (signature devis, consentements éclairés et documents post-opératoires) au sein du Cabinet Dentaire.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Olga : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Olga : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Olga : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Olga : Non je pense que la dimension affective pourrait devenir problématique.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Olga : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une PME ? Olga : J'ai travaillé la plupart du temps dans une toute petite structure où il est quelque fois difficile de mettre en place des procédures. Je souhaiterai évoluer dans une entité plus importante afin de me confronter à d'autres méthodes de travail.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Olga : 60 %
Consultant : Les 40 % sont consacrés à quelles autres activités ? Olga : Je m'occupe aussi de l'assistanat médico-technique : explications des plans de traitement, entente financières avec les patients, relations avec les organismes sociaux. Enfin je gère les affaires générales.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Olga : Je n'ai pas d'aversion à proprement parler bien que je ne sois pas attirée par le milieu de l'immobilier ou de l'hôtellerie-restauration.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Olga : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Olga : Je relie mes textes afin d'éviter les erreurs. Je pense avoir un bon niveau à la fois en orthographe et en grammaire.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Olga : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Olga : Deux fois dans ma carrière, quelques semaines dans le cas d'un commercial au sein du Livre de Paris et depuis huit ans dans mon dernier poste.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Olga : J'ai toujours travaillé dans le secteur privé. Je n'ai pas là non plus d'à priori.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Olga : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Olga : Oui, je dispose de deux PC à mon domicile dont l'un d'entre eux est connecté en WIFI. J'ai fait la configuration moi-même et lors de l'installation du deuxième poste, j'ai fait également le transfert des données via un réseau.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Olga : Non
Consultant : Selon vous d'où vient ce manque de confiance en vous ? Olga : Je cherche toujours à trouver ce qui n'est pas parfait!!
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Olga : Non
Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Olga : J'ai besoin de connaitre les gens avant de faire confiance. Je redoute le manque d'honnêteté ou la désinvolture.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Olga : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Olga : Dans mon poste actuel, mon dirigeant est absent 60% du temps. Je dois gérer le quotidien sans que l'on ai à me dire ce que je dois faire. De plus, dans le cadre de la gestion des dossiers patients, je peux être le porte parole du cabinet lorsqu'il s'agit de gérer les doléances (remboursement de trop perçus, relance dans le cadre d'impayés, mécontentements...)
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Olga : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ? Olga : Les conclusions de ce bilan de compétences montrent que le poste d'assistance de direction correspond en tout point à mes aptitudes et à mes aspirations. Il faut simplement que j'augmente ma confiance en moi.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Olga : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Olga : Bien entendu, cela permet de créer une émulation dans le groupe. Je pense qu'il faut néanmoins faire attention au sujet sur lesquels on le fait (physique, opinion politique ou religieuse...) Je suis attaché au respect des personnes et des opinions.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Olga : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà été obligé(e) d'être malhonnête ? Olga : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Olga : Entre 30 000 et 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Olga : Oui c'est mon salaire actuel.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Olga : Effectivement je maitrise aujourd'hui l'assistanat dans le domaine de la santé. Je maitrise les logiciels classiques de bureautique. Je maitrise parfaitement le progiciel dentaire LOGOS. Je reste néanmoins persuadé de ma capacité à apprendre très rapidement les logiciels professionnels qui souvent ont des logiques similaires.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Olga : J'ai du tout d'abord apprendre la relation patient. Mobiliser face à la personne que l'on reçoit à la fois de l'empathie car elles sont souvent en souffrance ou en stress, de la fermeté car tout devient urgent et de l'anticipation car il faut prévoir pour la séance de soins programmée tout le nécessaire. J'ai du également apprendre la réactivité et la polyvalence car la taille de la structure a fait que j'ai du longtemps cumuler les fonctions d'assistante médico-technique (secrétaire médicale) et d'assistante de direction.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Olga : Il y a deux genres de situations. Celle avec le patient qui peut être vindicatif : il faut essayer de faire tout d'abord baisser le niveau du volume sonore. La seconde c'est les relations de dispute avec un ou une collègue surtout dans le cadre de la contestation de l'autorité. J'essaye de ne pas rentrer dans la confrontation. Nous avions suivi il y a quelques années une journée de formation dans la gestion du stress lié à la pression des patients et j'avoue ne pas avoir trop de difficulté. J'ai beaucoup plus de mal avec les éclats de voix venant des collègues surtout s'il n'y a pas de soutien de la hierarchie.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Olga : Il y a six ans le titulaire du cabinet à décider de partir vivre à l'étranger et d'organiser son temps de présence en fonction de ses allers et venues. J'ai du organiser les plannings de soins en fonction (avec alternance de temps forts et faibles sur les plannings) et aussi gérer au quotidien l'entreprise. Les meilleurs chiffres d'affaires ont été réalisés sur cette période.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Olga : Je vais vous donner deux exemples. On peut être amené à insérer une chirurgie en urgence dans un planning relativement serré. Il faut tout d'abord respecter le protocole adminstratif et communiquer avec le patient le plus rapidement possible (e-mail, fax, pharmacie...) dégager le temps (déplacer les rendez vous) informer les équipes soignantes (assistantes). Ceci est un cas finalement courant qui génère en fait peu de stress. Le second c'est la présence dans le cabinet d'une personne très énervée qui ne voulait pas quitter les lieux et qui a fait des allers et retours toute la journée. J'ai du appeler les autorités afin qu'elles interviennent (la personne faisait en fait un début de coma diabétique).
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Olga : J'ai réussi effectivement à être aujourd'hui un des piliers de l'entreprise à la fois par mes connaissances techniques mais aussi par rapport à la reconnaissance des patients du cabinet en ce qui concerne mes compétences ou mes qualités relationnelles. Je suis aussi reconnue par les différents partenaires dans la relation clients-fournisseurs. Par contre, les objectifs de l'entreprise aujourd'hui semblent aujourd'hui relativement peu ambitieux. Je souhaite évoluer vers quelque chose de plus stimulant.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Olga : Je reprends l'exemple du patient agressif à l'acceuil du cabinet. Les deux praticiens présents ce jour là ainsi que les assistantes m'ont gentilment laissé gérer la situation.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Olga : Nous avons mis en place au cabinet une solution de financement des soins dentaires (paiement en plusieurs fois) j'ai décidé d'utiliser cette formule pour tout échelonnement au dela de deux fois. Cela a permis une plus grande capacité de trésorerie, une plus grande sécurisation mais aussi les félicitations du banquier du cabinet (bien que le produit de soit pas dans son agence) car je faisais plus de dossier que son propre conseillé.
