Executive Assistant H/F

Groupe français qui fait partager la passion des grands vins aux membres de son Club, il est la marque de référence internationale en matière d’événements de prestige et de services associés aux grands crus.

Les équipes, 85 collaborateurs présents sur quatre bureaux (Paris, Pessac, Hong Kong et Singapour) organisent ces événements partout dans le monde, avec une grande exigence de qualité. Ils créent la rencontre entre les domaines et les membres du Club, dans des lieux de prestige, en présence des meilleurs chefs et des meilleurs experts en vins.

La société recherche pour la Directrice Générale France, basée à Paris, un(e) :


Executive Assistant H/F

Votre mission :

r />L’Executive Assistant sera chargé(e) de fournir un support permanent et constant dans un rôle de :
- Facilitateur de la vie professionnelle de sa Responsable hiérarchique
- Garant de l’efficacité du fonctionnement de son activité
- Moteur dans la préparation des dossiers/présentations/réunions (sur le fond des sujets et sur l’organisation opérationnelle)
- Pivot à l’interface des équipes multiculturelles en France et en Asie, en étroite collaboration avec les services internes et les commerciaux du Groupe.

Principales missions :
- Prendre en charge l’assistanat de la Directrice Générale
- Rédaction et mise en forme de courriers, mails, en français et en anglais, traductions,
- Rédaction des comptes-rendus de réunions et support au suivi de leur mise en œuvre
- Etude et pré-analyse de certains dossiers en appui de la DG
- Gestion de l’agenda, organisation des déplacements : logistique et planning de rendez-vous,
- Organisation de réunions avec les interlocuteurs internes et externes : à distance et en multi sites,
- Elaboration des notes de frais, et autres documents administratifs,
- Tenue des plannings des comités de direction, des conseils d’administration et assemblées, de séminaires, et autres manifestations en collaboration avec l’assistante de la DAF.

Assurer l’animation et la gestion administrative du siège social parisien :
- Accueil physique et téléphonique,
- Ouverture et distribution du courrier, gestion des envois vers le site de Pessac,
- Suivi des relations avec les prestataires de services et fournisseurs dédiés au siège, et proposition d’éventuelles alternatives ou améliorations,
- Vérification du bon fonctionnement au quotidien des différentes installations,
- Organisation des déplacements de l’ensemble des salariés du siège social,
- Saisie dans le système d’information des données nécessaires au suivi des dépenses engagées par la Direction Générale et l’assistant(e) (ordres d’achat, accords de paiement…),

Suivi budgétaire des dépenses rattachées au siège social et à la Direction générale :
Gestion de la coordination avec le site de Pessac et notamment avec l’assistante de la DAF sur différents sujets : gestion mutualisée de certaines prestations, administratif RH (notes de frais, déplacements et ordres de missions, partage d’agendas…)

Plus ponctuellement, prendre en charge l’assistanat de l’Administrateur


Votre profil :

r />De formation supérieure, vous justifiez d’une expérience de 8 à 15 ans dans l’Assistanat de Direction Executive, dans un environnement international.

Vous êtes Bilingue Français/Anglais

La connaissance du l’univers du vin serait un plus.

Vous possédez une bonne compréhension des enjeux économiques d’une entreprise, une sensibilité commerciale, ainsi qu’une parfaite maîtrise des outils informatiques (pack Microsoft Office).

Impliqué-e, autonome, structuré-e, vous savez gérer les priorités, vous possédez un bon niveau de discernement pour agir en conséquence, vous savez questionner pour comprendre, et vous montrer souple et adaptable en fonction des priorités du moment.

A l’aise dans des contextes de pression, vous vous appuyez sur vos qualités de recul, d’écoute, de diplomatie et de fermeté pour gérer les situations. Opérationnelle, vous n’hésitez pas à mettre « la main à la pâte », vous faites preuve de simplicité et d’esprit d’équipe.

D’excellente présentation, vous saurez vous intégrer dans un univers exigeant et convivial.


Conditions d'emploi :

r />Localisation : Paris 1er (Opéra)
Type de contrat : CDI
Rémunération : 45K€ - 55K€ selon profil
Poste à pourvoir mi-mars