Entreprises et Candidats dans les métiers de l'Administration

Référence : 609061470 - Publiée le : 06/09/2016 2016-09-06 2016-11-09

Annonce Assistant(e) De Direction H/f de Openwall - réf.609061470

ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

CDI Autres

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EUR Selon profil et compétences €

Ile de France Ile de France Ile de France Ile de France


OpenWall, jeune entreprise créée en Janvier 2015, a développé le système Elezio. Cette innovation est un système qui permet à une cloison de pivoter et de moduler l’espace dans l’habitat, l’aménagement de boutiques, de bureaux…

Elezio a développé de réels partenariats avec ses fournisseurs avec comme objectifs la création d’un système haut de gamme.

Dans le cadre de son développement, Elezio recrute un(e) :


ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F


Votre mission :

Vous devrez assurez les missions suivantes :

Définition Générale :

Vous assistez un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Vous pouvez prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
En lien avec la responsable de la Galerie 38 et le marketing, vous vous assurez du bon fonctionnement de la Galerie.
Vous pourrez coordonner une équipe.

1 Gestion des courriers, notes, mails, …
- Réceptionner et suivre les courriers, notes, mails et fax (externes et internes) : enregistrement quotidien des correspondances entrantes et sortantes, suivi du courrier, relances, respect des délais.
- Suivre les requêtes.
- Rédiger divers documents (courriers, mails, comptes-rendus, rapports, …).
- Mettre en forme divers documents (courriers, notes, mails, …).
- Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées.
- Contrôler les courriers des directions avant présentation à la signature du Président, ou du Directeur général, ou de ses adjoints.
- Classement, archivage.

2 Tenue réunions/Agendas/Appels téléphoniques et physiques
- Travailler avec les partenaires extérieurs, …
- Organiser les réunions de travail.
- Tenir les agendas électroniques.
- Gérer les déplacements, les frais de déplacements.
- Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous.
- Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités.
- Rédaction de notes, éléments de langage pour réunions, convocations, ...
- Commande plateaux-repas, réservation restaurant.
- Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur.

3 Procédures
- Respecter les différentes procédures et gérer : les ordres de mission, les congés et le compte épargne temps,
les bons de commande, les factures
- Concevoir /mettre en place des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord,… et les mettre à jour
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne comme en externe
- Organiser et suivre les conditions d’exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules…

Compétences
- Techniques de secrétariat
- Méthodes de classement et d’archivage
- Modalités d’accueil
- Technique de prise de notes
- Normes Rédactionnelles
- Techniques de gestion administrative
- Veille documentaire
- Eléments de base en droit du travail


Votre profil :

Vous êtes Titulaire d’un diplôme d’assistante de direction : BTS, et vous avez 2 à 5 ans d’expérience au minimum sur un poste similaire.

Vous avez une excellente orthographe/grammaire et vos capacités rédactionnelles ont déjà fait leurs preuves.

Vous avez une excellente Maîtrise de l’outil informatique : logiciel courrier, Word, Excel, Power Point, internet (Outlook, …). La maîtrise d’un CRM et de l’E-mailing serait un plus.

Sens de l’organisation, réactivité et rigueur vous permettront de mener à biens vos missions.

Vous êtes discret(e). Le respect de la confidentialité des dossiers qui vous seront confiés est essentiel.

La maîtrise de l’anglais serait un plus

Vous êtes disponible (permanences à assurer).

Votre souplesse vous permet de faire face à toutes les situations professionnelles du quotidien.

Vous avez le goût du travail en équipe.


Conditions d’emploi :

Localisation : Paris 7ème
Type de contrat : CDI – période d’essai de 3 mois renouvelable



Portrait Entreprise

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Portrait entreprise


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