Secrétaire de Direction H/F

Société : Fondée en 2010, OHT est une jeune entreprise innovante dans l’environnement, développant des technologies dans le domaine de l’extraction des hydrocarbures appliquée au traitement de l’eau de production et à la dépollution des sites et sols pollués. Les technologies OHT sont basées sur un principe novateur d’adsorption des hydrocarbures à l’aide de polymères spécialement développés pour cet usage.

Nous sommes basés au siège d’OHT (Paris 19ème) et recherchons un(e) :


Secrétaire de Direction H/F

Votre mission :

r />Vous devrez effectuer les missions suivantes :

- La gestion administrative interne de l’entreprise et assurera l‘interface entre tous les acteurs de l’entreprise et la Directrice Générale.
- Il/Elle organisera et coordonnera les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
- Il/Elle sera chargé(e) de gérer les communications (appels téléphoniques, courriel et courrier) ainsi que l’agenda de la Directrice Générale, d’organiser des déplacements, événements et réunions, et d’assurer un suivi administratif des dossiers (Conseil d’administration et AG, clients, personnel, fournisseurs).

Les activités liées au poste proposé sont les suivantes :

- Préparation et organisation des réunions (réunions d’équipe, Conseils d’Administration, Assemblées Générales) : consultation des participants, convocations, préparation de la documentation et des dossiers, réservation de salles et des éventuelles collations, etc. ;
- Gestion de la relation avec les Avocats pour la rédaction des documents juridiques, de la préparation des Conseils d’Administration et Assemblées Générales, et du suivi de la gouvernance et de la capitalisation ;
- Rédaction des courriers, mails, compte-rendu de réunion, rapports, notes, procédures, etc. ;
- Traitement et transmission des décisions, notes de service, contrats en interne et en externe ;
- Traitement du courrier postal et des messages électroniques ;
- Classement et archivage papier et électronique de tout type de document ;
- Mise à jour des informations professionnelles (organigramme, contacts, coordonnées Administrateurs, Associés, etc.) et réglementaires (règlement intérieur, nouvelles normes légales, etc.) ;
- Aide à l’organisation des opérations de communication, des manifestations évènementielles (salons, accueil de représentants en nos locaux, etc) ;
- Gestion du personnel : gestion des absences et des feuilles de temps, transmission des éléments de paie au service paie (externalisé), gestion des entrées (rédaction du contrat de travail, arrivée du nouveau salarié, etc.), et des sorties du personnel, gestion de la formation du personnel, etc. ;
- Suivi et aide à l’organisation des rendez-vous et du planning de la Directrice Générale et du personnel, filtrer les appels et les accueils physiques ;
- Suivi des déplacements de la Directrice Générale et des membres du personnel ;
- Commande de matériel (informatique, mobilier), de fournitures, de consommables et vérification la conformité des livraisons ;
- Gestion des contrats de maintenance et autres contrats relatifs au fonctionnement général de l’entreprise (copieur, informatique, téléphonie fixe et mobile, assurances, entretien des locaux, etc.) ;
- Facturation
- Réception, rapprochement avec le bon de commande (ou devis) et mise en paiement des factures fournisseurs après validation de la Direction ;
- Suivi quotidienne de la trésorerie et en reporter régulièrement à la Direction ;
- Gestion de la relation avec le cabinet d’expertise-comptable, transmission de l’ensemble des éléments comptables (factures fournisseurs et clients, relevés bancaires, PV d’AG et de CA, OD de paie, notes de frais, etc.) ;


Votre profil :

r />Vous avez une bonne présentation, une grande aisance relationnelle et une excellente expression orale et écrite.

Le/La secrétaire de direction doit faire preuve de réactivité, d’une grande capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative et de réactivité.

Vous devez travailler avec méthode et organisation.

La maîtrise des outils bureautiques et d’Internet sont exigées.

Un bon niveau d’anglais est indispensable.

Des notions de droit, de comptabilité, de ressources humaines et/ou de commerces sont un plus.

Une formation de niveau III est requise : BTS assistant de direction, BTS d’assistant secrétaire trilingue, BTS assistant de manager, BTS assistant de gestion PME/PMI à référentiel européen, DUT gestion administrative et commerciale.

La connaissance de l’anglais est indispensable pour prise de RDV téléphoniques et envoi de mails.

Sont acceptées également les formations universitaires de niveau II (licence ou maîtrise), accompagnées de la connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères.


Conditions d’emploi :

Localisation : Paris (75)
Type de contrat : CDI à temps partiel