ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F

Le Groupe IRP AUTO, spécialiste de la protection sociale des hommes et des femmes des métiers de l'Automobile, recherche pour son site de Paris 16ème, un(e) :


ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F

Votre mission :

br />Sous la responsabilité du Responsable des Instances, vous assurez différentes activités de gestion administrative pour le fonctionnement et le suivi des instances, et assistez votre responsable dans l'exercice de sa mission.

Vous devrez effectuer les missions suivantes :

- Vous centralisez, préparez et transmettez les pièces nécessaires aux réunions des instances : ordres du jour, convocations, signatures, pouvoirs, fiches de présence, photocopies, dossiers spécifiques, …
- Vous participez aux travaux de mise à  jour de différents fichiers & outils (book instances, …), de collationnement de documents (statuts, …), et assurez diverses tâches administratives (courrier, mise sous pli, classement, notes de frais).
- Vous saisissez des comptes rendus, procès-verbaux, notes de service, rédigez des courriers types ou spécifiques à  partir de notes manuscrites ou de consignes orales. Vous en réalisez la mise en page, la relecture et la diffusion (après validation).
- Vous préparez les registres des procès-verbaux, les extraits de délibération et tenez à  jour les registres de présence. Vous actualisez l'Intranet Instances.
- Vous réceptionnez les pouvoirs et vous assurez du suivi de leur validité.
- Vous réceptionnez les appels téléphoniques, assurez le filtrage et la transmission vers le bon interlocuteur.
- Vous tenez à  jour les agendas et plannings, participez à  l'organisation des réunions et assurez la logistique : gestion des déplacements et des réservations (salle, hôtel, restaurant, véhicule, …).
- Vous effectuez le suivi de la validité des mandats et participez aux processus de renouvellement des Instances (désignations, élections).
- Vous participez aux travaux de préparation des assemblées et aux rapports de gestion.


Votre profil :

r />Titulaire d'un BAC / BAC+2 Secrétariat-Assistanat

Vous avez absolument 3 à  5 ans d'expérience dans le domaine du secrétariat et vous maîtrisez parfaitement les Outils bureautiques Word Excel et lotus.

Vous prenez des notes rapidement ou sténo et vous avez de grandes facultés rédactionnelles.

Confidentialité et discrétion / Capacité d'intégration en équipe

Concentration, organisation et rapidité d'exécution / Bon relationnel


Conditions d'emploi :

r />Localisation : Paris 75016
Type de contrat : CDI à  temps complet
Rémunération : Statut employé - 21,6K€ brut annuel selon expérience
Avantage : Mutuelle + Tickets restaurant + PEE notamment
Poste à  pourvoir le : 02 janvier 2012
Merci de nous faire parvenir votre cv, lettre de motivation, et prétentions salariales sous la référence ASINS-01-12

www.irp-auto.com