Assistante
Julien M.
78210 Saint-cyr-l'École
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Auto-entretien de Julien M.
Cet entretien a eu lieu le 10/08/24 à 15h21
Consultant : Pourriez vous vous présenter en quelques phrases s'il vous plait ?
Julien : Je m'appelle Julien, je suis marié et père de 4 enfants. Je suis actuellement militaire et je souhaite changer d'environnement professionnel pour mettre mes compétences au profit d'une autre entité que les Armées que je viens de servir durant 22 ans.
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Julien : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Julien : Ce métier permet de ne pas avoir de journées routinières de par l'étendu large des tâches que nous pouvons effectuer. De plus, il permet de se remettre souvent en question pour rester efficace et proactif. Enfin, il permet de participer activement à l'atteinte des objectifs en assistant de manière efficace une Direction qui disposent, avec notre travail préalable, d'éléments clairs pour les prises de décisions.
Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Julien : dans l'anticipation
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans le stress ?
Julien : Le stress est un élément indispensable pour donner une impulsion complémentaire à la recherche d'une efficacité supplémentaire de la tâche demandée. Elle est le moteur d'un investissement sans faille lorsque le stress est présent à juste dose. En cas d'excès de stress, une contre productivité risque d'apparaître.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Julien : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Julien : Oui, si vous parlez de dépassement du temps de travail. Non dans le cas où vous parliez de dépassement d'un horaire de remise de travail.
Consultant : Préférez vous ?
Julien : Débuter tôt - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ?
Julien : Non
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ?
Julien : Je n'ai pas démissionné pour le moment, même si j'ai pu travailler à différents endroits au profit de mon employeur.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Julien : une culture
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Julien : Pour moi, la ponctualité est une vertu, car c'est un fondement professionnel et de vie. C'est également une culture, car il faut transmettre cette valeur pilier aux générations futures mais aussi acculturer les personnes qui n'en disposent que de peu.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Julien : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Julien : Je suis bénévole depuis 2ans sur l'organisation des 20km de Paris, ce qui me permet de mettre mes compétence au profit d'une association sportive.
Consultant : Que lisez vous régulierement ?
Julien : Des livres
Consultant : Quel programme de télévision lisez vous ?
Julien : Je lis des livres sur la psychologie mais suis également les actualités au travers de mes lectures sur internet.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Julien : Sorties entre amis, sport, cinéma, télé, lecture, shopping, théâtre
Consultant : Aimez vous dessiner ?
Julien : Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Julien : Je suis créatif, par le fait que je recherche toujours à améliorer et que pour y arriver je peux proposer des solutions innovantes.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Julien : honnêteté, ponctualité, rigueur, politesse, modestie, franchise, courage
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Julien : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Julien : Non, car il faut savoir séparer le professionnel et le personnel au possible qui sont deux univers importants mais qui ne doivent pas se télescoper pour ne pas influer négativement sur l'autre. Il est possible d'avoir des collègues de travails qui deviennent des amis, mais au possible je ne reçois pas ces collègues dans mon cercle familial.
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Julien : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Julien : J'ai participé il y a quelques années à un salon du recrutement à Dijon. J'avais apprécié cet environnement qui allait vers le public pour y faire découvrir notre établissement et nos métiers. J'ai également aimé pouvoir accompagner des candidats dans leurs premières démarches pour intégrer notre institution.
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Julien : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Julien : Oui, car j'aime le relationnel humain, le partage et mes capacités d'écoute active et d'empathie me permette de répondre régulièrement au besoin et de trouver ou proposer des solutions lorsque je ne peux satisfaire la demande.
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Julien : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Julien : Oui, lors de déplacements de mon service à l'étranger pour organiser les différentes étapes pour cette délégation de 50 personnes à différents endroits du monde en assurant l'emploi du temps et la logistique, tout en les accompagnant pour en assurer la bonne exécution et palier à toute évolution.
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Julien : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Julien : J'ai participé à l'amélioration de processus administratifs en réduisant certains temps de traitement de données de 20% et en automatisant la production de certains documents.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Julien : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Julien : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ?
Julien : Non
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Julien : Je pense que les avantages sont de bien connaître les collaborateurs. Cependant le danger est que l'on mêle son cercle familial et son environnement professionnel, ce qui induit que l'un risque d'impacter l'autre.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Julien : Une PME
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une Micro Structure ?
Julien : Appréciant le contact humain, une structure de PME serait adaptée car il est possible de pouvoir tout en exécutant ses propres tâches, soutenir d'autres services et partager des expériences. Cette possibilité existe également pour un grand groupe selon son organisation et je ne serais donc pas contre non plus travailler dans ce type d'environnement.
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Julien : 80 %
Consultant : Est-ce trop selon vous ?
Julien : Non, ce pourcentage est normal car il est le fondement de ce poste.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Julien : Le service
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Julien : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Julien : Je disposes de bonnes compétences en orthographe, mais il est utile de disposer de supports permettant d'être précis et concis car les documents produits doivent être irréprochables pour faciliter la prise de décision des responsables mais aussi l'exploitation ou la diffusion de ceux-ci avant ou après décision.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Julien : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Julien : Oui, mais c'est à l'assistant de s'adapter à son responsable. J'ai travaillé un an pour cette personne.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ?
Julien : je préfère le secteur privé.
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Julien : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Julien : J'aime l'informatique. Que ce soit son fonctionnement ou ses utilisations possibles. Cette connaissance je l'ai mise à profit dans la gestion de parc informatique mais aussi dans une maîtrise du pack office et de certains autres logiciels bureautique. Je dispose pour ma famille de 2 PC fixes, 6 PC portables.
Consultant : Avez vous confiance en vous?
Julien : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Julien : J'ai confiance en moi mais me remets toujours en question pour savoir si je ne peux pas faire mieux. Je sais que j'ai confiance en moi car je prends des décisions et défends mes positions.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Julien : Non
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ?
Julien : De par mes expériences, j'ai appris à me méfier des autres qui peuvent autant être positifs que négatifs pour soi. Cependant, j'accorde un niveau de confiance certain que j'adapte en fonction des évolutions des échanges et du temps.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ?
Julien : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Julien : J'ai été responsable d'un secrétariat mutualisé en étant décisionnaire de notre équipe, mais aussi interlocuteur privilégié de nos Directeurs, mais aussi à l'initiative de la mise en place des procédures de travail et de la formation de mes collègues.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Julien : Oui
Consultant : Quelles ont été les conclusions de ce bilan de compétences ?
Julien : Il y a plus de 20 ans. Celui-ci me prédisposait déjà au service et au secrétariat.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Julien : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Julien : Je peux accepter la plaisanterie, mais en fonction du sujet de plaisanterie je sais expliquer que ne partage pas le point de vue ou que je n'accepte pas ce type d'humour.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Julien : La Loyauté
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ?
Julien : Je pense que j'ai déjà été injuste dans certaines façons de répondre à une personne, par un ton certainement trop sec.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Julien : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Julien : Je suis actuellement rémunéré à un peu moins de 50 000 K€/an.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Julien : Je gère efficacement les agendas de direction, tant dans le suivi des activités que les prises de rendez-vous, la programmation d'entretien ou l'accueil d'invités. Je maîtrise particulièrement les logiciels Excel et Word avec les quels je peux élaborer de multiples tableaux avec des formules complexes, mais aussi automatiser la production de courriers grâce au publipostage qui conjugue l'utilisation de ces 2 logiciels.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Julien : J'ai appris à organiser des évènements internationaux, planifier des réunions.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Julien : La situation qui est la plus stressante pour moi est qu'un supérieur me demande un travail ou une information que je ne peux pas communiquer n'en n'ayant pas eu l'information en amont soit car je n'avais pas connaissance de la tâche à effectuer qui n'est pas dans mes prérogatives connues ou que ce supérieur ou un de mes colègues ne m'en a pas informé en amont.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Julien : Gérer administrativement par informatique, un groupe de 42 personnes.
La contrainte : le logiciel existant n'était plus adapté et plus soutenu, donc pas de possibilité de l'adapter.
Solution : création d'un suivi administratif avec le logiciel Excel en y appliquant des formules complexes adaptées permettant l'édition de tout ou partie des informations, des synthèses, des trombinocopes.
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Julien : Produire et diffuser à l'ensembles des directeurs collaborateurs un dossier de déplacement prévu le lendemain alors qu'il est 22h30 et que la majeure partie d'entre eux ont quitté le lieu de travail.
J'ai analysé la situation et proposé à ma propre direction des solutions adaptées de diffusion. Une fois la décision prise j'ai mis en application et réussi à ce que chacun dispose de son dossier physique ou numérique pour 23h00 et que chacun dispose le lendemain du dossier papier.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Julien : C'est la création d'outils de suivi qui a été ma plus belle réussite, car je souhaitais montrer que j'étais capable, que je pouvais apporter une plus-value tout en améliorant les processus. Pour ces tâches, j'ai utilisé ma passion d'Excel.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Julien : Réorganisation des locaux de travail.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Julien : Invitation de multiples hauts responsable pour un évènement majeur du service dans lequel je travaillais. Mes objectifs étaient de produire des invitations personnalisées pour chaque invité, de faciliter pour lui et ses potentiels accompagnants l'accès au site et leur accueil. Je me suis alors organisé pour créer l'ensemble des documents nécessaires et réussi à accueillir ces presque 200 invités le jour J.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Julien : J'ai pu travailler avec beaucoup de profils différents. Chacun d'entre eux nécessite une adaptation mutuelle, mais le plus important c'est que ce sont les expériences qui font une force. Le partage d'expérience favorise la montée en compétences de chacun et plus les profils sont différents, plus il est possible d'apprendre.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Julien : J'ai eu du mal à travailler avec les personnes centrées sur leur bien être. J'ai échangé avec ces personnes pour leur partager mon goût de l'implication commune en réussissant parfois à les faire évoluer. Dans le cas contraire, je laissais cette personne lorsque des tâche de ce type se présentaient.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Julien : Je me souviens d'un suivi que j'avais mis en place pour mon Directeur qui ne lui avait pas plu. J'en ai discuté avec lui et mis fin à ce suivi en en créant un autre moins pointilleux auquel il a adhéré.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Julien : J'ai assisté un haut responsable dans un soutien logistique alors qu'il n'avait aucune représentation officielle auprès de notre entité.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Julien : J'ai confié des tâches à certains collègues en les formant à la manière de les traiter, mais aussi assurer la suppléance ou l'appui d'autres cellules dans leurs propres fonctions ou en les allégeant de tâches administratives qui leur permettaient d'être focalisés sur la partie technique de leurs propres objectifs.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Julien : Ce que j'ai le plus aimé c'est la proximité avec mes différentes hiérarchies qui a permis de les servir au mieux et de répondre parfaitement à leurs attentes. Ce que j'ai le moins aimé, c'est la mauvaise compréhension RH de certains qui ne m'ont par permis d'évoluer correctement à certains moments clés.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Julien : Je suis passionné par le désir de bien faire et j'ai pris chaque facette de ce poste pour me les approprier et les améliorer au possible. Je suis toujours dans la recherche de l'excellence. J'ai le sentiment d'être expert pour toutes ces raisons mais aussi parce que je connais parfaitement le fonctionnement, les tâches et les attendus du poste.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Julien : 1
Consultant : Vous a t-on remis une lettre de recommandation ?
Julien : Je vais en recevoir une dans quelques semaines
Consultant : Comment est votre Anglais ?
Julien : Je parle un peu Anglais
Consultant : Pensez vous que cela est un obstacle dans votre carrière professionnelle ?
Julien : Je ne pense pas que cela soit un obstacle dans la mesure où je suis toujours en capacité d'apprendre et donc je peux faire ce qu'il faut pour me mettre à niveau. De plus, il est possible avec certains outils modernes de pouvoir palier à ce défaut tout du moins temps que la montée en compétence soit effective.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Julien : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Julien : Les questions nombreuses sont claires et laissent la possibilité de pouvoir détailler au possible.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Julien : Non, je ne vois pas.
Consultant :
Julien : Merci pour cet entretien. Je vous réitère mon intérêt à vouloir mettre mes compétences à votre profit et ma volonté à intégrer votre équipe.