Assistant / Assistante de gestion administrative

LA VILLE DE THOIRY
RECRUTE
Commune de 6 500 habitants
Chef-lieu de Canton-Département de l Ain
Pays de Gex-Territoire frontalier avec la Suisse
Labellisée 3 fleurs, APIcité et Marianne d Or
La ville de Thoiry est reconnue pour sa qualité de vie, sa richesse associative,
et sa vitalité économique et démographique.

Assistant / Assistante de gestion administrative

L'assistant administratif est placé sous la responsabilité du directeur de l'école municipal de musique. Il participe avec lui à l'accueil, la communication et les gestion administrative du service :
- Accueil téléphonique et physique,
- Secrétariat courant du service : gestion des courriers, gestion des bons d'engagement et des factures en lien avec le service comptabilité, gestion de l'agenda du service, rédaction de courriers,
- Suivi planning de l'équipe pédagogique, suivi des congés, des absences, des formations, réunions d'équipe ...
- Suivi du planning des salles,
- Exécution des procédures et décisions administratives de l'école de musique,
- Gestion des inscriptions et de la régie associée,
- Gestion des achats et suivi budgétaire du service,
- Suivi des projets et activités du service (examens, auditions, concert de fin d'année ),
- Participation à l'écriture du projet d'établissement et du projet pédagogique.

PROFIL :

- Une expérience dans l'assistanat de direction serait appréciée,
- Maîtrise avancée des outils informatiques : word, excel, logiciel métier,
- Aisance orale et bonnes aptitudes rédactionnelles,
- Capacité de synthèse,
- Rigueur, assiduité et disponibilité,
- Aptitude à travailler en équipe,
- Sens du Service Public.
- Adapter son comportement à la diversité des interlocuteurs,
- Prendre des initiatives personnelles dans les limites de ses responsabilités,
- Travailler en coordination avec les autres postes,
- Autonomie dans l'organisation du travail,
- Sens de l'écoute et de l'observation,
- Dynamisme, rigueur et réactivité,
- Adaptabilité et polyvalence,
- Capacités relationnelles.

Le poste est annualisé, ce qui signifie que le poste est rémunéré sur une base de 28H par mois mais le rythme de travail est de 32H effectives sur les semaines scolaires. Ce rythme permet de libérer la quasi totalité des périodes de vacances scolaires qui ne sont donc pas travaillées (mais payées).
L'emploi du temps pourra être co construit mais il y a une présence obligatoire sur le mercredi toute la journée et 2 soirs par semaine jusqu'à 18H-18H30. Selon la construction de l'emploi du temps et la répartition des 32H sur 4 jours, le vendredi pourrait ne pas être travaillé.

Votre profil :

- Classer des documents
- Rédiger un rapport
un compte rendu d'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Saisir
mettre à jour un registre
un répertoire ou une base de données
- Piloter une activité

Conditions d'emploi :

Salaire : Mensuel de 1556,00 Euros à 1560,00 Euros sur 13 mois
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Temps partiel - 28H Horaires normaux
Localisation : 01 - THOIRY