Assistante de direction

Cybèle V. 93270 Sevran
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Auto-entretien de Cybèle V.

Cet entretien a eu lieu le 03/11/16 à 10h04

Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Cybèle : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Cybèle : En tant qu'assistante, je suis la référente d'un grand nombre d'interlocuteurs, et possède donc des responsabilités pour lesquelles on me fait confiance. Par ailleurs j'aime participer à la cohésion d'équipe car il est important pour moi de m'imprégner de la culture d'entreprise et vivre la réussite de mon organisation.
Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Cybèle : dans un environnement turbulent
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans la turbulence ? Cybèle : J'aime relever les défis, me dépasser, me remettre en cause, et m'obliger à chercher des solutions et aiguiser ainsi mes compétences, trouver les bonnes ressources autour de moi, c'est ce qui permet de consolider une équipe. Ainsi un savoir-faire est toujours croissant, et cela permet d'approcher au mieux des objectifs.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Cybèle : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Cybèle : Oui, la force de conviction réside dans la satisfaction personnelle d'avoir abouti à l'exécution d'un projet, d'une tâche.
Consultant : Préférez vous ? Cybèle : Débuter tôt - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Cybèle : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Cybèle : Deux fois, dans le but d'évoluer dans ma carrière, et je ne le regrette pas.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Cybèle : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Cybèle : La dimension culturelle réside dans le respect que l'on porte à l'autre et aussi à soi-même puisqu'en situation contraire, le retard prive du temps qui aurait pu être consacré à bon escient. La ponctualité libère du stress, permet de se poser, de réfléchir à la façon de préparer sa journée, voire de gérer un aléa ou une urgence avec davantage de sérénité.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Cybèle : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Cybèle : Je participe activement à un club de plongée (aide à la trésorerie, organisation de feuilles de route pour les sorties, Téléthon, administration baptêmes de plongée).
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Cybèle : Un magazine
Consultant : Quel magazine lisez vous régulièrement ? Cybèle : Capital, Management, Le Monde Diplomatique.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Cybèle : Lecture, Sport, Sorties entre amis, Télé, Cinéma, Théâtre, Shopping.
Consultant : Aimez vous dessiner ? Cybèle : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Cybèle : Non je ne suis pas très créative, je reproduisais des portraits.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Cybèle : Ponctualité, Honnêteté, Politesse, Courage, Rigueur, Franchise, Modestie
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Cybèle : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Cybèle : Je donne la priorité au bon aboutissement d'une tâche, dans une ambiance détendue. Il n'y a pas de nécessité à vouloir à tout prix faire de mes collègues mes amis car je ne souhaite pas être intrusive dans leur vie privée.
Consultant : Aimez vous participer à  des salons professionnels ? Cybèle : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà  participé ? Cybèle : En tant qu'organisatrice : Salons des Pharmaciens Hospitaliers (Genève), Salon de l'agriculture (Berlin), congrès de médecine (Paris), salon des ingénieurs en électricité. En tant que participante : Foire de Paris, Salon de l'Agriculture, Forum de l'Emploi, Salon de l'automobile, Salon Emmaüs, Salons d'artisanat...
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Cybèle : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Cybèle : J'ai eu 8 ans d'expérience en tant que vendeuse dans le semi luxe. Puis dans l'immobilier j'ai pu présenter des biens à la clientèle et m'occuper de certains dossiers. Je n'ai pas davantage exploité cette branche par la suite.
Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Cybèle : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Cybèle : J'ai organisé des voyages En France et à l'étranger pour des petits et grands groupes à l'occasion de déplacements d'affaires, de séminaires, de congrès et colloques. J'ai pu m'occuper de réservations et modifications de billets, d'hôtels, de visas. J'ai visité des hôtels en amont, organisé à distance ou sur place les loisirs, les réunions, rédigé des feuilles de route en français et en anglais, accueilli des groupes, harmonisé les présentations Powerpoint, préparé et transporté des dossiers d'assemblée générale, installé et démonté un stand parapluie à Genève, assuré le transport de marchandises et organisé l'implantation d'un stand à Berlin.
Consultant : Avez vous déjà  été à  l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Cybèle : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Cybèle : J'ai souhaité m'occuper d'un problème laissé en plan par les chargés de projet, faute de temps. Je me suis occupée du recouvrement pouvant avoir jusqu'à trois années d'arriérés? J'ai fait passer les litiges de 10 à 1% en trois mois. Ensuite le service recouvrement a pu être créé. Par ailleurs j'ai sollicité le service juridique pour dénoncer certains contrats que je ne jugeais pas rentables, c'est ainsi que de nouvelles propositions ont été élaborées auprès des clients. Par ailleurs lors de mon dernier poste,bien que chargée par mes fonctions, j'ai été sollicitée pour la création de projets de sélection des prestataires, projet important pour le Codir. J'ai pris grand plaisir à m'y investir, ce qui a fait l'objet d'une lettre de recommandation de mon employeur.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Cybèle : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Cybèle : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Cybèle : Oui
Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Cybèle : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Cybèle : Non, je trouve que cela serait difficile pour le cas où des décisions viendraient à s'imposer.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Cybèle : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Cybèle : 70 %
Consultant : Les 30 % sont consacrés à  quelles autres activités ? Cybèle : Projets ponctuels en fonction de l'activité et des obligations calendaires : rapport d'activité, nouveaux dossiers (appels d'offre, rapport annuel d'activité de la société, rapport trimestriel du service, entretiens annuels des équipes, participation aux réunions de direction, suivi des temps...)
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Cybèle : Médico-social
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Cybèle : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Cybèle : oui
Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Cybèle : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Cybèle : Peu de temps (trois mois)
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Cybèle : Privé
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Cybèle : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Cybèle : Ordinateur, tablette
Consultant : Avez vous confiance en vous? Cybèle : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Cybèle : Lorsque je suis convaincue que mes idées sont importantes dans un projet, je les défends. Par ailleurs, j'ai une bonne connaissance de mon métier qui me donne de l'assurance.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Cybèle : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Cybèle : Parfois, mais il faut savoir accepter les différences.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Cybèle : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Cybèle : Lorsque j'ai été manager mais aussi lorsque j'ai été gestionnaire d'un portefeuille de clients, lors de l'organisation d'événements également.
Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Cybèle : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Cybèle : Oui cela peut être utile.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Cybèle : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Cybèle : Oui, je ne suis pas susceptible.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Cybèle : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà  été obligé(e) d'être malhonnête ? Cybèle : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Cybèle : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà  obtenus ? Cybèle : Oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Cybèle : J'aime le suivi de facturation (SAP), la gestion administrative RH le suivi des inscriptions (Access, progiciel Events, Excel) les présentations (Powerpoint) les publipostages (Word). Je suis performante en logistique événementielle et en organisation, en création de documents graphiques, en rédaction de communications écrites.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Cybèle : J'ai appris à élaborer des suivis de temps, gérer un projet de la genèse à l'exécution en passant par la rédaction du mode opératoire, participer aux tâches relevant du juridique et du contrôle interne, créer un rapport d'activité mensuel et trimestriel, connaître les aspects de conformité et de déontologie liés à l'Autorité du Marché Financier.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Cybèle : Les cas sur lesquelles nous n'avons pas prise : grèves soudaines qui obligent à repenser tout une organisation de voyage imminent d'un groupe, délais écourtés du fait d'absences intempestives. En amont j'élabore un mode opératoire et je fais en sorte de partager les informations essentielles à l'avancement. Si l'absence vient de mon fait, je reste présente pour un suivi à distance. Concernant des situations d'urgence, si je ne peux pas y remédier par moi-même, j'instruis immédiatement les personnes concernées à défaut de celles préposées, voire de trouver les bonnes ressources. Le but reste de pourvoir à une solution sans pour autant générer un mauvais état d'esprit ou une inquiétude, surtout s'il s'agit d'un client ou d'un haut dirigeant. S'il s'agit d'une situation qui génère du stress, je prends sur moi et garde mon calme. Je trouve les solutions qui me permettront de me réorganiser et satisfaire au mieux les demandes. Je hiérarchise les priorités, je demande quels sont les délais.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Cybèle : Toutes les fois où il m'a fallu me déplacer à l'étranger et tout organiser, prendre les notes de compte-rendu de conseils d'administration et d'assemblée générale en anglais. Etre manager d'une équipe pendant 5 mois, de deux personnes plus âgées que moi, dans une situation très difficile pour le groupe a relevé d'un grand challenge. Je leur ai fait confiance tout en suivant leurs accomplissements et les ai poussé à évoluer dans leur poste.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Cybèle : Toutes les fois où il m'a fallu me déplacer à l'étranger et tout organiser, prendre les notes de compte-rendu de conseils d'administration et d'assemblée générale en anglais. Etre manager d'une équipe pendant 5 mois, de deux personnes plus âgées que moi, dans une situation très difficile pour le groupe a relevé d'un grand challenge. Je leur ai fait confiance tout en suivant leurs accomplissements et les ai poussé à évoluer dans leur poste.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à  laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Cybèle : En 2015 et 2016, la France a été confrontée aux attentats, ce qui a généré un renforcement des consignes de sécurité. Mon équipe s'est soudée comme une seule voix, pour élaborer des consignes avec l'aide des moyens généraux et veiller à les observer chaque jour dans nos actes. Lors d'un de mes postes précédents, la DRH groupe venue pour la première fois d'Allemagne s'est fait agresser juste avant de gagner son hôtel dans la nuit, je n'en ai eu vent que le lendemain vers 6h30. Je me suis précipitée sur mon lieu de travail pour l'aider dans toutes ses démarches et organiser au mieux ses journées de travail et faciliter sa communication auprès des collaborateurs, étant donné le vol de son téléphone. J'ai donné des consignes à mon équipe pour la continuité de l'activité.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Cybèle : La plus belle réussite dans ma carrière réside dans le dernier poste occupé, pas seulement parce qu'il est au confluent de toutes mes expériences précédentes, mais aussi parce qu'il a révélé des compétences et m'a permis d'être écoutée. J'ai pu être force de proposition, et j'espère avoir pu contribuer à faire évoluer ainsi le poste de l'une des personnes que j'ai remplacée en lui transmettant la fonction supplémentaire de sélection et gestion des prestataires.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Cybèle : - Le recouvrement des dossiers - Des modes opératoires très détaillés pour rendre opérationnels les successeurs des postes que j'ai occupés - Un lexique technique bilingue pour le property management - Des tests de recrutement pour illustrer une réunion organisée par ma responsable - Un document de techniques et astuces méconnues du pack office
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Cybèle : - Recouvrement : baisse des litiges de 10 à 1% en trois mois - Nouveaux contrats proposés aux clients (2 sur trois)
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Cybèle : J'ai déjà travaillé avec des personnes handicapées et une personne malvoyante. J'ai eu des managers plus ou moins de mon âge, j'ai géré des personnes plus âgées que moi. J'ai travaillé dans des milieux internationaux. Toutes ces différences constituent une richesse et j'en suis sincèrement très heureuse.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Cybèle : J'ai du mal à travailler avec des personnes de mauvaise foi, amenées à mentir. Dans ce cas, je trouve inutile de les attaquer de front, je m'évertue à accomplir mon travail par un autre biais.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Cybèle : Il m'est arrivé de manquer de tact à deux reprises auprès de collègues, qui me l'ont fait remarquer, tout en acceptant mes idées émises. Je me suis remise en question pour tenter par la suite une approche plus douce. Une autre fois pour un fournisseur qui n'avait pas été sélectionné, j'ai été chargée d'adresser un e-mail succinct de la part du service indiquant une entrevue plusieurs mois après. J'ai répondu à l'appel qui s'est ensuivi en indiquant que la direction n'avait pas encore arrêté sa décision et souhaitait cet entretien. En réalité j'ai appris par la suite que ce fournisseur avait bien été écarté, j'ai donc pourvu à ce que la lumière soit rétablie. Cela n'a pas impliqué de conséquence outre mesure. Mais cela m'a appris à bien me faire expliquer les éléments, et quelle est la situation réelle.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Cybèle : Lorsque j'ai travaillé comme vendeuse à Disney en 1992, j'ai accompagné un visiteur vers le bureau de détaxe car il était perdu. Je n'avais pas le droit de le faire car mon costume ne correspondait pas au lieu où je me suis rendue. Je ne savais pas alors que j'aurais pu me faire renvoyer sur le champ. J'ai également couru après un client pour lui rendre un billet (il m'a donné deux billets collés). Lorsque j'ai travaillé avenue des Champs-Elysées, j'ai plusieurs fois aidé les clients au-delà de ma simple fonction de vendeuse (port de paquets et accompagnement vers un taxi...). Lors de la venue d'un fournisseur (consultante DUERP) de mauvaise humeur car ne voulant pas changer de salle, j'ai porté ses affaires et l'ai conduite calmement. Je propose toujours un verre d'eau à un client, un fournisseur, ou un candidat. J'ai aidé une DRH groupe qui s'est fait agresser.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Cybèle : J'ai apporté ma contribution pour l'amélioration des services avec l'aide d'assistantes (y compris en faisant de la manutention). En tant qu'assistante d'équipes, de portefeuilles clients, j'ai tenté de faciliter les déplacements grâce à des prestations agréables avec le moins d'encombrements et des détails de facilitation (feuilles de route claires avec coordonnées des collaborateurs et numéros d'urgence, trajets de liaison courts, documents, plans). Je suis à l'initiative de nombreuses collectes et célébrations (anniversaires, départs, naissances, mariages). Lors de commandes de fournitures, j'ai effectué le partage des cadeaux entre mes 5 collaborateurs et notre directrice, ce qui n'avait pas d'autre but que de leur faire plaisir. J'ai proposé mes services pour des collaborateurs ayant ponctuellement une tâche chronophage (mise sous pli, publipostage, copie de dossiers de formation).
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Cybèle : Il m'est arrivé d'être au service d'un PDG qui se rendait inaccessible, et qui n'avait pas d'estime pour la fonction d'assistanat. J'ai trouvé cela dommage de ne considérer ce métier que purement exécutif. Lors de mon dernier poste, j'ai pu assister un directeur avec d'énormes responsabilités, sur plusieurs départements à la fois, et pourtant accessible, passionné et passionnant. Il a à cœur d'être pédagogique et d'aide à faire grandir les collaborateurs, j'en ai vu la preuve. Il apprécie les initiatives et félicite volontiers.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Cybèle : Une assistante experte comprend le fonctionnement des tâches, elle anticipe les actions afférentes, et gère la part non exhaustive à laquelle elle est de toute façon préparée. Une assistante experte fait face aux demandes, aux éventualités, et pare aux urgences et demandes de dernière minute car elle a le sentiment que cela fait partie de son métier. Elle sait aussi être ferme quand la situation l'exige (demande de notes de frais, savoir où se trouve le responsable, relances pour le respect des deadlines).
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Cybèle : 23
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Cybèle : 1
Consultant : Comment est votre Anglais ? Cybèle : Je suis Bilingue Anglais
Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Cybèle : My name is Cybele Verone, I am 45 years old and I am personal assistant for 15 years. I would like to go on with this job because it's really rich in several manners, it's different according to the specificity of the department or the company. This profession is in a middle of many people and full of responsabilities. So it's great to not only dealing with our own tasks but also beeing implied in other files and bringing a contibution. It's a great proof of reliability and a great help to get involved deeply in the firm. It also helps to reinforce the team. I'm chasing an interesting job of assistant with of course a classical aspect for the major part, but also a minor part of projects as I've done before. If possible I would appreciate that the company was international, I really like being with different cultures. I can adapt easily, and I have no specific wish about the kind of company, whatever the profession, whatever the size. All I know is that I feel good within teams, and I want to imply strongly in the organization's image.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Cybèle : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Cybèle : J'apprécie que vous cherchiez à me connaître, à creuser ma personnalité et mes valeurs, en me donnant la chance de m'exprimer et de faire connaître ma motivation pour un métier que j'aime.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Cybèle : Oui, j'aurai aimé que vous demandiez comment l'on se projette. J'y aurais répondu que je souhaiterais une évolution transversale, à savoir pourquoi pas, m'atteler à davantage de tâches relevant des ressources humaines. Je rêverais de pouvoir approcher la gestion GPEC par exemple.
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