Assistante de direction
Faouzia B.
94270 Le Kremlin Bicêtre
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Auto-entretien de Faouzia B.
Cet entretien a eu lieu le 20/03/21 à 12h39
Consultant : Pourriez vous vous présenter en quelques phrases s'il vous plait ?
Faouzia : Faouzia, 45 ans, assistante sénior.
Née dans le Lot et Garonne, j’ai fait mes études supérieurs à Paris et y vit depuis
Après un BTS Assistante de Gestion en Alternance, j’ai travaillé quelques années dans plusieurs sociétés, PME ou Entreprise internationale, en tant qu’assistante comptable, assistante de direction ou assistante commerciale.
Ces expériences m’ont permises d’acquérir une grande capacité d’adaptation et de développer les compétences nécessaires à mon poste actuel.
En effet depuis décembre 2007 je suis assistante particulière d’Elu (Maire, Député, Conseiller Régional, Sénateur Président de Conseil Départemental...)
Au delà de me perfectionner sur mon poste, j’ai géré une équipe de secrétaires.
Actuellement assistante particulière du Maire de la ville du Kremlin-Bicetre, je souhaite évoluer vers un nouvel horizon.
A votre disposition pour des informations supplémentaires
Bien cordialement
Faouzia
Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ?
Faouzia : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ?
Faouzia : Satisfaction et épanouissement professionnels
Consultant :
Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Faouzia : dans le stress
Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans le stress ?
Faouzia : Je ne préfère pas travailler dans une situation de stress.
Je peux travailler dans n’importe quelle situation et n’ai pas de préférence
Chaque situation a son challenge.
Consultant :
Tolérez vous les dépassements d'horaires ?
Faouzia : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ?
Faouzia : Oui
Consultant :
Préférez vous ?
Faouzia : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant :
Avez vous déjà donné votre démission ?
Faouzia : Non
Consultant :
Qu'est ce que la ponctualité pour vous ?
Faouzia : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ?
Faouzia : La ponctualité professionnelle est la base de l’ordre, de la rigueur pour mener à bien ses missions
Elle est impérative pour moi et j’en attends de même de mon équipe
Consultant :
En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ?
Faouzia : Non
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ?
Faouzia : «
Consultant :
Que lisez vous régulierement ?
Faouzia : Des livres
Consultant : Quel programme de télévision lisez vous ?
Faouzia : Je lis et aime écrire
Consultant :
Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet :
le cinéma,
la télé,
le théâtre,
la lecture,
le sport,
le shopping,
les sorties entre amis ?
Faouzia : Lecture
Cinéma
Télé
Shopping
Sport
Sortie entre amis
Théâtre
Consultant :
Aimez vous dessiner ?
Faouzia : Non
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ?
Faouzia : Je ne suis pas douée :)
Consultant :
Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous,
la politesse,
l'honnêteté,
la modestie,
le courage,
la franchise,
la ponctualité,
la rigueur ?
Faouzia : Honnêteté
Politesse
Courage
Franchise
Modestie
Ponctuel
Rigueur
Consultant :
Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ?
Faouzia : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ?
Faouzia : Mes employeurs et mes collègues ne sont pas mes amis
Amitié et respect professionnelle au travail mais jamais en dehors
Consultant :
Aimez vous participer à des salons professionnels ?
Faouzia : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ?
Faouzia : Oui
Consultant :
Aimez vous les relations avec la clientèle ?
Faouzia : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ?
Faouzia : Oui
Consultant :
Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ?
Faouzia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ?
Faouzia : Salons dans d’autres départements
Consultant :
Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ?
Faouzia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ?
Faouzia : 1ère fois car après ma prise de poste le service en avait besoin
2eme fois à la demande de ma direction
3ème fois après l'arrivée D’une nouvelle direction
Consultant :
Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ?
Faouzia : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant :
Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité?
Faouzia : Oui
Consultant :
Avez vous déjà travaillé en famille ?
Faouzia : Oui
Consultant : Quels sont les avantages du travail en famillle ?
Faouzia : Oui c’est intéressant car il y a une maîtrise des prises de décisions
Consultant :
Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ?
Faouzia : Cela m'est indifferent
Consultant : Pourquoi préféreriez vous travailler dans une Micro Structure ?
Faouzia : Cela m’est indifférent du moment que mes compétences sont requises et que le salaire est le même
Consultant :
Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ?
Faouzia : 70 %
Consultant : Est-ce trop selon vous ?
Faouzia : Je ne comprend pas la question
L'assistanat classique pour moi inclut les relations avec les collègues, l'employeur, les clients , le classement, l’organisation, le management de l'équipe Etc
Consultant :
Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ?
Faouzia : Pas de préférence
Consultant :
Travaillez vous avec un dictionnaire ?
Faouzia : Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ?
Faouzia : J’ai des qualités rédactionnelles et maitrise donc l’orthographe
Consultant :
Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ?
Faouzia : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ?
Faouzia : Oui souvent :)
C’est devenu une de mes qualités
Consultant :
Préférez vous le secteur privé ou public ?
Faouzia : Peu m’importe
Consultant :
Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ?
Faouzia : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ?
Faouzia : Très bonnes
Consultant :
Avez vous confiance en vous?
Faouzia : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ?
Faouzia : Parce que rien ni personne ne m’impressionne :)
Consultant :
Avez vous une confiance naturelle envers les autres ?
Faouzia : Non
Consultant :
Avez vous les sens des responsabilités ?
Faouzia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ?
Faouzia : Prise en charge naturelle de l’equipe De secrétaires
Demande de ma direction de prendre en charge l'équipe de secrétaires
Consultant :
Avez vous déjà passé un bilan de compétence ?
Faouzia : Non
Consultant :
Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel?
Faouzia : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ?
Faouzia : Bien sûr
Consultant :
Quelle est la valeur la plus importante selon vous ?
Faouzia : La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà senti(e) injuste ?
Faouzia : Jamais, la justice et l’équité sont mes devises depuis toujours
Consultant :
Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ?
Faouzia : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ?
Faouzia : Salaires que j’ai actuellement
Consultant :
Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ?
Faouzia : Dans toutes les disciplines
Consultant :
Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ?
Faouzia : J’ai appris à me perfectionner pour travailler très vite et très bien en même temps
J’ai aussi appris à manager de façons à ce que les secrétaires acquièrent mes compétences
Consultant :
Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ?
Faouzia : Je travaille dans le stress, dans l’urgence, avec des employeurs et des directions aux susceptibilités sensibles depuis 15 ans, c’est mon quotidien
Je gère ces situations sans y réfléchir c’est devenu naturel
Consultant :
Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ?
Faouzia : 2020 nouvelle municipalité élue
Arrivée d’une majorité de 24 élus
J’ai géré SEULE pendant 3 mois le secrétariat de :
- M le Maire du Kremlin Bicetre
-les 23 élus de la majorité
-le cabinet
Ces 3 mois ont permis de prendre le temps d’embaucher les personnes qui correspondent parfaitement aux attentes (postes très sensibles)
Consultant :
Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ?
Faouzia : Chaque jour est une situation d’urgence
-un document à faire signer en urgence à un élu absent et/ou injoignable et à transmettre à un organisme dans la journée
-faire un publipostage de 2500 destinataires et à faire partir impérativement avant la fermeture très proche de la poste
- créer un dossier et le dupliquer pour 10 pour une réunion imprévue qui a lieu dans 10 mn
Etc...... c’est mon quotidien
Consultant :
Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ?
Faouzia : réussir à faire aujourd’hui ce que je faisais il y a 10 ans en 50% de temps en moins avec zéro erreur et le sourire :)
Consultant :
Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ?
Faouzia : Gérer les secrétaires et optimiser le fonctionnement du secrétariat par de nouvelles procédures
Consultant :
Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ?
Faouzia : Gérer 4 postes en même temps, pendant 3 mois, en l’absence de la totalité de mes collègues
Nouvelles techniques d’organisation acquises
Consultant :
Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ?
Faouzia : J’ai côtoyé pendant 15 ans des publics différents pour des raisons différentes
- public très difficile : demandeurs de logements
- public âgé : vaccinations, maintien à domicile
-public jeune : organisation d’une réception annuelle et prix pour les bacheliers
Public anciens : organisation de réunions avec anciens combattants, organisation d’expos
Public professionnel : Organisation de réunions avec des PDG de sociétés Bâtiments pour des constructions dans la ville
Etc.....
Consultant :
Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ?
Faouzia : Les personnalités des collègues m’importent car je m’adapte très bien
Aisance relationnelle dans le respect la justice et l’équité Pour tous
Concernant les clients, j’ai travaillé 15 ans pour des élus, les administrés sont Rois
Nous travaillons pour eux et sommes payés par leurs impôts
Quelque soit la demande il faut l’étudier, trouver une solution et informer l’administré de tout ce que nous avons pu faire, ainsi si pas de solution trouvée l’administré est satisfait
Consultant :
Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ?
Faouzia : C’est rare... mais c’est arrivé j’ai prévenu mon employeur et avons trouvé ensemble la meilleure solution
Consultant :
Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ?
Faouzia : Ça arrive souvent,
Un exemple en présence d’un administré qui ne savait ni lire ni écrire, j’ai écrit 2 courriers nécessaires à solutionner son problème et l’ai envoyé en recommandé
Consultant :
Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ?
Faouzia : J’ai fait du télétravail à chaque fois que j’ai été malade pour soulager mes collègues
Consultant :
Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ?
Faouzia : J’ai aimé la confiance que m’accordait chaque directeur
Je n’ai pas aimé la mauvaise foi de certains
Consultant :
Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ?
Faouzia : Regarder ce que j’ai accompli ces dernières années me donne le sentiment sûr d’être une assistante experte
Consultant :
Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ?
Faouzia : 10
Consultant : Vous a t-on remis une lettre de recommandation ?
Faouzia : Oui
Consultant :
Comment est votre Anglais ?
Faouzia : Je parle un peu Anglais
Consultant :
L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ?
Faouzia : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ?
Faouzia : C'était agréable de revenir sur l’ensemble de ma carrière
Consultant :
Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ?
Faouzia : A votre avis, que pensent vos collègues et/ou employeurs de vous même ?
Consultant :
Faouzia : Merci
Cordialement