Référence : 710021470 - Publiée le : 02/10/2007
La société Anaphore édite un logiciel métier de gestion et de description de documents d'archives dénommé Arkhéà¯a. Elle a été créée en 1993 par M. Louis Colombani qui est également le concepteur du logiciel Arkhéà¯a.
Le siège de la société et les bureaux où travaillent les collaborateurs se situent à Barbentane (Bouches-du-Rhône - 13).
A ce jour nous recherchons notre:
Assistant(e) de Direction H/F
Votre Profil:
Fonctions liées à l'activité:
> Gestion des contrats de maintenance
- tenue à jour des fichiers de suivi des contrats de maintenance.
- calcul de la revalorisation annuelle et facturation des contrats de maintenance.
- rédaction des contrats (parfois, réponse à des appels d'offres simples).
- suivi des licences d'utilisation du logiciel
> Gestion des formations
- définition des besoins avec le client (définition du programme de formation)
- rédaction du devis correspondant
- rédaction de la convention de stage
- préparation logistique de la formation (déplacement du formateur + matériel chez le client, réservation d'hôtel...)
- facturation de la formation, rédaction et envois des livrables (attestations de stage, CR de formation si besoin...)
- tenue à jour des fichiers de suivi des formations
- 1 fois l'an, rédaction du bilan pédagogique et financier pour la Direction régionale du Travail
> Gestion du standard téléphonique
- prise des communications
- transfert à bon escient des appels vers les autres interlocuteurs d'Anaphore.
- tenue du carnet des appels entrants
> Gestion commerciale
- renseigner les prospects
- rédaction d'estimations financières ou de devis
- rédaction de pièces administratives et/ou commerciales pour les clients
> Aide à la rédaction d'appels d'offres
- préparation et participation aux réponses d'appels d'offres (dossier administratif, mémoire technique…)
- formalisation de documents techniques si besoin (Plan d'Assurance Qualité, plan de formation...).
Fonctions liées à l'administration de la société:
> Gestion du personnel
- envoi des éléments de suivi du personnel (congés, absences...) au comptable pour qu'il puisse élaborer les fiches de paie.
- gestion des frais (pointage et vérification des notes de frais des collaborateurs)
- gestion du planning et des autorisations de congés, absences...
- préparation et envoi (après validation) des ordres de virements des paies à la banque
- gestion du planning du travail des collaborateurs
> Gestion administrative de la société
- rédaction des notes de fonctionnement de la société
- gestion des relations avec les administrations (ASSEDIC, URSSAF, impôts...)
> Gestion comptable
- réception et pointage des relevés bancaires
- constitution des envois des justificatifs comptables pour le paiement de la TVA
- tenue à jour du fichier de comptabilité analytique pour chaque mission.
Votre Profil:
Ce poste nécessite les aptitudes suivantes:
- rigueur et précision
- grande discrétion
- capacité à travailler en groupe
- efficacité
- discernement et esprit d'initiative
Conditions d'emploi:
Salaire à déterminer en fonction du profil et de la motivation
Contrat CDD Renouvelable. Evolutif en CDI si concluant.
Assistant(e) de Direction H/F
Votre mission :
Votre profil :
/>Fonctions liées à l'activité:
> Gestion des contrats de maintenance
- tenue à jour des fichiers de suivi des contrats de maintenance.
- calcul de la revalorisation annuelle et facturation des contrats de maintenance.
- rédaction des contrats (parfois, réponse à des appels d'offres simples).
- suivi des licences d'utilisation du logiciel
> Gestion des formations
- définition des besoins avec le client (définition du programme de formation)
- rédaction du devis correspondant
- rédaction de la convention de stage
- préparation logistique de la formation (déplacement du formateur + matériel chez le client, réservation d'hôtel...)
- facturation de la formation, rédaction et envois des livrables (attestations de stage, CR de formation si besoin...)
- tenue à jour des fichiers de suivi des formations
- 1 fois l'an, rédaction du bilan pédagogique et financier pour la Direction régionale du Travail
> Gestion du standard téléphonique
- prise des communications
- transfert à bon escient des appels vers les autres interlocuteurs d'Anaphore.
- tenue du carnet des appels entrants
> Gestion commerciale
- renseigner les prospects
- rédaction d'estimations financières ou de devis
- rédaction de pièces administratives et/ou commerciales pour les clients
> Aide à la rédaction d'appels d'offres
- préparation et participation aux réponses d'appels d'offres (dossier administratif, mémoire technique…)
- formalisation de documents techniques si besoin (Plan d'Assurance Qualité, plan de formation...).
Fonctions liées à l'administration de la société:
> Gestion du personnel
- envoi des éléments de suivi du personnel (congés, absences...) au comptable pour qu'il puisse élaborer les fiches de paie.
- gestion des frais (pointage et vérification des notes de frais des collaborateurs)
- gestion du planning et des autorisations de congés, absences...
- préparation et envoi (après validation) des ordres de virements des paies à la banque
- gestion du planning du travail des collaborateurs
> Gestion administrative de la société
- rédaction des notes de fonctionnement de la société
- gestion des relations avec les administrations (ASSEDIC, URSSAF, impôts...)
> Gestion comptable
- réception et pointage des relevés bancaires
- constitution des envois des justificatifs comptables pour le paiement de la TVA
- tenue à jour du fichier de comptabilité analytique pour chaque mission.
Conditions d'emploi :
/>Salaire à déterminer en fonction du profil et de la motivation
Contrat CDD Renouvelable. Evolutif en CDI si concluant.