Référence : 304181670 - Publiée le : 18/04/2013
Association reconnue d'utilité publique qui vient en aide aux personnes âgées de plus de 50 ans en situation de précarité, d'isolement, malade ou en fin de vie.
ASSITANT(E) DE DIRECTION H/F
Votre mission :
Au sein de l'équipe d'appui du Secrétaire général et sous la hiérarchie de la coordinatrice des instances et des études nationales vous aurez pour principales missions :
Assistanat classique du Président, du Secrétaire général et de son équipe d'appui :
- Réception, traitement du courrier interne et externe, traitement des appels téléphoniques, agenda, organisation des réunions du Secrétaire Général et des déplacements extérieurs.
- Mise à jour des outils : calendrier national et régional du groupe, mise à jour de la base de données des partenaires pour publipostages, réalisations des plannings des congés de l'équipe d'appui, des Directions des fraternités, du CODIR (été, Noà«l).
Logistique des instances et des événements nationaux
- Pour le Groupe de liaison, le Bureau, le CA : réservation des salles, préparation des ordres du jour, recueil et mise en forme des documents de séance, diffusion auprès des participants et des invités, commande des repas, préparation des salles, préparation des dossiers à imprimer, archivage numérique et papier, diffusion des PV et comptes rendus, réalisation des extraits de PV.
- Pour les AG, rencontres nationales, congrès: préparation et suivi d'un retro-planning (délais statutaires), organisation de la logistique avant (salle, repas, hôtellerie, transports) et pendant (préparation des lieux, accueil, émargement, badges…), suivi des fournisseurs, diffusion des documents post événement et soutien pour la réalisation des dossiers pour les autorités de tutelles.
Suivi de dossiers :
- Gestion/suivi des associés (membres actifs de l'association) : collecte des demandes, information et suivi après ratification du CA, mise à jour de la base de données...
- Outils de suivi des décisions (CA/AG) : mise à jour, diffusion et archivage des outils de suivi des décisions du Bureau, du CA et de l'assemblée générale.
- Soutien à la réalisation du rapport annuel : diffusion, recueil et consolidation des tableaux de données chiffrées auprès du réseau, recueil des heures de bénévolat et production d'un tableau de synthèse, organisation et participation à la journée « portes ouvertes » des assistantes de fraternité.
- Suivi des dossiers demande de subvention et conventions partenariales ; mise à jour de la BdD.
Votre profil :
• BTS Assistante de Direction + 5 ans d'expérience minimum dans une grande organisation nationale.
• Vous êtes pro-actif et vous faîtes preuve d'une grande rigueur et d'une excellente organisation.
• Vous savez travailler de façon autonome et en équipe.
• Vous savez gérer des priorités, tenir un retro-planning. Vous avez une expérience du travail avec plusieurs responsables.
• Vous avez le sens du discernement, de la diplomatie et de la confidentialité.
• Très bonne maîtrise de la gestion de l'information et des outils du Pack Office.
• Avoir un goà»t pour les chiffres et la présentation des documents.
Conditions d'emploi :
Localisation : Paris (75)
Type de Contrat : CDI
Rémunération : à partir de 27.038K€
Avantages :13 et 14 ème mois, mutuelle et restaurant d'entreprise
Autres informations : Veuillez adresser cv et lettre de motivation
Si dans un délai de 3 semaines nous ne vous avons pas contacté pour un entretien vous pourrez considérer que nous n'avons hélas pas retenu votre candidature.
MERCI DE NE PAS TELEPHONER