Référence : 2401021474 - Publiée le : 02/01/2024
Université Côte d Azur (UCA) est un Établissement Public à Caractère Scientifique Culturel et Professionnel (EPSCP) dont les missions fondamentales sont la Formation des étudiants et des étudiantes et des professionnels et des professionnelles, une Recherche d excellence et une Innovation au service de tous et toutes. Cet établissement public expérimental (au sens de l ordonnance du 12 décembre 2018 dont les statuts ont été publiés le 27 juillet 2019) vise à développer le modèle du 21ème siècle
Secrétaire pédagogique (H/F)
Affecté-e au sein d'un ou plusieurs départements, l'agent-e est placé-e sous l'autorité de la direction des études.
Vos missions principales seront :
Activités administratives :
- accueil et information des étudiant-e-s, des enseignant-e-s et des visiteur-se-s (emploi du temps, salles, prêts de matériels, réception des travaux pédagogiques ) ;
- réception téléphonique et orientation des correspondant-e-s, traitement des mails renseignement, transmission des messages écrits et oraux ;
- réception et dispatching du courrier ; rédaction de divers courriers et attestations ;
- coordination des relations enseignant-e-s / étudiant-e-s ;
- élaboration et mise à jour des feuilles de présence et de l'organigramme du département ;
Gestion des emplois du temps
- saisie, gestion et suivi des emplois du temps des enseignements ;
- élaboration hebdomadaire des changements et remaniements d'emplois du temps sur la plateforme de gestion des emplois du temps, réservations des salles, édition et affichage.
Organisation des examens et gestion des notes : réservation des salles ; soutien à la préparation des examens : mise sous pli des sujets
Assistance aux commissions préparatoires pédagogiques ;
Assistance et participation aux jurys d'école ;
Gestion des activités pédagogiques accueil et information des étudiants ;
vérification de la qualité des équipements pédagogique avant les intervention d'enseignement
gestion et suivi des absences en lien avec la scolarité ;
Gestion et suivi des emplois du temps ;
Organisation matérielle des examens et des devoirs surveillés :
réservation des salles ;
centralisation des sujets d'examens ;
préparation des copies d'examens : duplication, mise sous pli des sujets ;
réception des copies d'examen et transmission aux correcteurs ;
Suivi des résultats et contrats pédagogiques :
préparation du tableau des résultats pour le suivi des notes des étudiants
Activités en relation avec les enseignant-e-s :
Gestion des dossiers des enseignant-e-s vacataires :
- Assistance a la constitution du dossier administratif de recrutement des vacataires en lien avec le service de gestion des services d'enseignement ;
Votre profil :
- sens de la communication
- excellentes capacités d'expression orales et écrites ;
- gestion des priorités et travail en autonomie ;
- polyvalence, réactivité et dynamisme ;
- rigueur, diplomatie et discrétion ;
- connaissances en bureautique (Word, Excel, Outlook) ;
- connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat (savoir rédiger et mettre en forme tous types de courriers ; savoir prendre des notes, restituer et transmettre l'information orale et écrite ; maîtriser l'expression écrite et orale) ;
- connaissances de l'organisation générale et le fonctionnement d'une université, globalement de l'enseignement supérieur et connaître les circuits et procédures administratives en vigueur ;
- utilisation des modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones...) ;
- maîtrise de la pratique des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur ) et d'Internet ;
- application de la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures ;
- tri, classement des informations et archivage des dossiers ;
- analyse et gestion des demandes d'information ;
- gestion de la confidentialité des informations et des données ;
- travail en équipe et en relation partenariale.
Conditions d'emploi :
Salaire : Selon Profil, Autre,
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Temps plein - 35H Travail en journée
Localisation : 06 - BIOT