Assistante de direction

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Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Cécile : dans l'anticipation

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Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Cécile : J'estime que cela me permet d'effectuer un travail plus qualitatif et cette situation est plus propice à  la réflexion.

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Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Cécile : Oui

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Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Cécile : C'est même souvent indispensable : dans le domaine de la communication, nous sommes souvent confrontés à  des situations de crise ou nous sommes souvent impliqués dans des opérations de relations publiques.

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Consultant : Préférez vous ? Cécile : Débuter tôt - Finir tôt

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Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Cécile : Non

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Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Cécile : C'est effectivement arrivé lorsque je considérais que mon travail n'était pas reconnu à  sa juste valeur : Cependant, j'ai préféré opter pour des discussions constructives avec mon hiérarchique, la DRH et la direction générale.

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Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Cécile : une vertu

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Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Cécile : Je considère la ponctualité comme un signe de respect vis à  vis des publics visités : je suis très mal à  l'aise lorsqu'il m'arrive (rarement) de faire attendre une personne.

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Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Cécile : Non

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Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Cécile : Je suis actuellement dans une phase de réflexion sur le choix d'une association. J'ai travaillé 3 ans lorsque j'étais étudiante dans une association en tant que monitrice de colonies de vacances et d'animatrice théâtre.

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Consultant : Que lisez vous régulierement ? Cécile : Des livres

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Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Cécile : Je suis attirée par les thrillers psychologiques, les polars et j'aime aussi lire quelques nouvelles.

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Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Cécile : sorties entre amis télé/lecture sport shopping théâtre

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Consultant : Aimez vous dessiner ? Cécile : Non

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Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Cécile : Je suis capable d'écrire des textes en anglais destinés à  être chantés : j'écris parfois pour un groupe de musique. Je suis également passionnée de décoration intérieure et j'essaie régulièrement d'innover en terme d'aménagement et de décoration.

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Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Cécile : rigueur franchise politesse courage honnêteté ponctualité modestie

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Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Cécile : Oui

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Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Cécile : Pas nécessairement : j'ai néanmoins quelques amis parmi mes collègues.

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Consultant : Aimez vous participer à  des salons professionnels ? Cécile : Oui

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Consultant : A quel salon avez vous déjà  participé ? Cécile : MEDEC : congrès de médecine générale FORME ET SANTE : salon médical pour le grand public

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Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Cécile : Oui

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Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Cécile : Je ne vends pas de produits à  proprement parler mais en tant que chargée de communication je "vante" une bonne image de mon entreprise.

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Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Cécile : Oui

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Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Cécile : Mes fonctions depuis neuf années passées au sein d'un laboratoire pharmaceutique m'ont permis de prendre en charge l'organisation des conférences de presse médicales, des voyages de presse, certaines opérations de relations publiques (salons, congrès, réunions scientifiques) ainsi que des séminaires et événements internes pour nos collaborateurs (jusqu'à  900 personnes).

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Consultant : Avez vous déjà  été à  l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Cécile : Oui

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Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Cécile : Je m'occupais à  l'époque de l'organisation des conférences de presse médicales. Beaucoup de chargés de publicité sont présents lors de ces conférences et le fait d'entretenir de bons rapports avec eux garantit un bon suivi au niveau des retombées presse. Les chefs de produits au sein de notre direction marketing ont un budget pour tout ce qui concerne les insertions publicitaires au sein des journaux de presse médicale et je gérais ces plans presse en direct avec les chefs de publicité : j'ai proposé à  ma direction de centraliser cette activité afin de pouvoir avoir un rôle de conseil auprès des chefs de produits concernant les journaux ciblés en fonction des retombées presse attendues et réellement effectuées. De plus, cela me permettait de renforcer mon relationnel avec les journaux et d'obtenir plus de participation à  nos conférences de presse.

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Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Cécile : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain

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Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Cécile : Oui

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Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Cécile : Non

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Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Cécile : J'aime pouvoir discuter de mon travail avec mon époux mais je ne souhaiterais pas que ce travail devienne notre sujet de discussion principal; hors je pense que c'est inévitable lorsque l'on travaille en couple. De plus, si l'entreprise se trouvait en difficulté, nous nous retrouverions tout deux en situation précaire et cela me semble extrêmement risqué à  l'heure actuelle. Enfin, j'aime garder une certaine indépendance dans mon activité professionnelle.

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Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Cécile : Cela m'est indifférent

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Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Cécile : 20 %

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Consultant : Les 80 % sont consacrés à  quelles autres activités ? Cécile : Communication interne â€Â¢ Organisation des réunions du comité exécutif et séminaires internes (jusqu'à  900 collaborateurs) â€Â¢ Elaboration de documents internes en soutien du Responsable de communication interne (brochures, journal interne) â€Â¢ Administration du site intranet en soutien du Webmaster (partie prenante du comité de rédaction, mise en forme de l'arborescence du site, rédaction de brèves, mise en ligne, animations gifs) Communication institutionnelle â€Â¢ Mise en place des campagnes de communication institutionnelle (briefs agences, mise en place de groupes tests, suivi et validation des BAT, élaboration des plans media) â€Â¢ Réalisation de plaquettes de présentation de l'entreprise (recherche documentaire, relecture) â€Â¢ Réalisation du film institutionnel Bayer Santé (arborescence, mise en place du contenu, recherche documentaire et iconographique) â€Â¢ Administration du site internet www.bayerhealthcare.fr (création de pages, rédaction de brèves, mise en ligne)

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Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Cécile : l'industrie pharmaceutique.

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Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Cécile : Oui

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Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Cécile : J'ai toujours été douée pour l'orthographe et je pense que c'est une qualité essentielle quel que soit le métier exercé.

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Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Cécile : Oui

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Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Cécile : 5 années.

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Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Cécile : Je n'ai jamais exercé dans le secteur public aussi je ne peux répondre à  cette question.

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Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Cécile : Bonnes

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Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Cécile : Je possède un ordinateur portable et je suis abonnée à  l'ADSL pour internet.

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Consultant : Avez vous confiance en vous? Cécile : Oui

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Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Cécile : J'ai parfois du mal à  déléguer car j'ai l'impression que dans certaines situations je ne peux compter que sur moi même.

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Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Cécile : Non

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Consultant : Pourquoi n'avez vous pas confiance envers les autres ? Cécile : J'ai vécu quelques expériences décevantes notamment dans le domaine professionnel.

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Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Cécile : Oui

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Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Cécile : principalement lorsque je suis amenée à  être responsable d'un groupe ou d'une activité(séminaires, conférences de presse, salons, congrès)

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Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Cécile : Non

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Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Cécile : pas dans l'immédiat car je pense être objective à  l'heure actuelle sur mes acquis et mes axes d'amélioration.

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Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Cécile : Oui

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Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Cécile : Cela ne me dérange pas tant que cela reste correct et respectueux.

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Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Cécile : La Justice

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Consultant : Vous êtes vous déjà  senti(e) injuste ? Cécile : Non sachant que je suis très sensible à  l'injustice en général et que la justice fait partie de mes priorités dans mes relations avec les autres.

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Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Cécile : Entre 25 000 et 30 000 euros

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Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà  obtenus ? Cécile : Je gagne actuellement environ 29000 euros par ans (primes, 13ème mois, intéressement au CA inclus)

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Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Cécile : Je suis performante dans tout ce qui touche l'événementiel interne (séminaires) et la communication en général (gestion du portail intranet/internet,réalisation de plaquettes, rédaction de brèves/articles, etc...)

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Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Cécile : Je me suis familiarisée avec la réalisation et l'administration de sites intranet et internet.

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Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Cécile : L'organisation d'événements est l'activité qui me stresse le plus. Je gère ce stress en anticipant le maximum de tâches et en me rendant la veille sur le lieux de mes manifestations pour avoir le temps de tout vérifier et de pouvoir rectifier certaines choses si besoin était.

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Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Cécile : On m'a demandé de m'occuper d'une rubrique sur le site internet qui n'existait pas et j'avais peu de temps à  ma disposition pour le faire. J'ai réussi à  mettre en place cette rubrique en synthétisant tous les éléments d'information qui se trouvaient à  ma disposition et en développant une étroite relation avec certains services support en interne.

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Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à  laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Cécile : J'ai été confronté à  un retrait de médicament en plein mois d'aoà»t alors que je venais d'arriver au sein du service communication : j'étais seule avec mon patron et je me suis investie sans compter mes heures et en faisant preuve d'une extrême polyvalence afin de pouvoir faire face à  cette situation.

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Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Cécile : J'ai débuté en 1996 en contrat de qualification en tant que secrétaire et 5 ans plus tard j'étais chargée des relations presse puis actuellement je m'oriente vers un poste de chargée de communication. Ces 2 "promotions" constituent pour moi une réelle réussite professionnelle. Désormais je souhaiterais m'orienter vers un secteur d'activité plus en adéquation avec mes convictions personnelles.

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Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Cécile : A mon retour de congés maternité, j'ai proposé à  une collègue en accord avec ma responsable de m'occuper du site internet car la personne officiellement chargée de le faire manquait de temps et de motivation pour le faire. Quelques mois plus tard cette activité m'a été confiée officiellement.

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Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Cécile : Un de mes principaux objectifs depuis mon arrivée au sein de mon entreprise a été de ne pas "tomber dans la routine" en occupant un poste où mes tâches auraient été répétitives : j'occupe actuellement un poste très polyvalent : je m'occupe du suivi budgétaire de mon département, j'organise des opérations de relations publiques ou des séminaires, je rédige des articles ou brèves, j'administre un site internet et intranet, je réalise des plaquettes institutionnelles, etc...

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Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Cécile : Je travaille parfois avec des collègues allemands et d'âges différents (de 25 à  50 ans environ). Je n'ai jamais travaillé avec des personnes ayant un lourd handicap : il m'arrive de temps en temps de travailler avec une personne du service reprographie qui a un léger retard mental et je suis parfois en contact avec une personne malentendante qui s'occupe des notes de frais.

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Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Cécile : Lorsque j'étais chargée de relations presse, je travaillais avec des chefs de produits qui avaient une très mauvaise opinion de la presse médicale et qui considéraient que les journalistes ne venaient à  nos conférences que parce que faisions de la publicité dans leur supports : ce jugement était parfois juste mais la plupart des titres délivrent néanmoins une information médicale auprès des professionnels de santé d'où l'intérêt de leur fournir à  notre tour autre chose que des encarts publicitaires. Ce jugement négatif remettait en question l'intérêt de mon activité et c'est pourquoi j'ai beaucoup oeuvré en interne pour argumenter en faveur des journaux de presse médicale.

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Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Cécile : Il m'est arrivé d'avoir réservé des billets d'avion pour un déplacement trop tardivement et je n'avais donc plus le temps de les livrer en temps et en heure : j'ai donc opté pour l'émission de billets électroniques en appelant chacun des voyageurs concernés pour les informer de ce changement de dernière minute, tout en leur expliquant avec honnêteté la raison de ce changement : tous ont bien accepté cette situation.

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Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Cécile : Il m'est arrivé de travailler pendant mes vacances pour faire avancer certains dossiers car il n'y avait personne au siège (période de fermeture ou vacances)

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Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Cécile : Lors de l'organisation d'un séminaire de fin d'année, j'ai demandé l'aide d'une collègue d'un autre service spécialisé en opérations de relations publiques de m'aider le jour J après accord de ma hiérarchie et cela s'est avéré très positif pour le déroulement de la manifestation.

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Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Cécile : J'ai apprécié que l'on me fasse confiance en me confiant des opérations qui faisaient appel à  mon sens des responsabilités ou qui me donnait la possibilité de m'exprimer de façon créative. J'ai moins apprécié d'être écartée de certaines réunions concernant des dossiers où j'étais fortement impliquée, me mettant ainsi dans une position délicate par rapport aux clients concernés. De plus, cela engendrait une déperdition d'information qui se ressentait sur la qualité du travail effectué.

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Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Cécile : Je considère être experte dans mon domaine au vu des projets qui m'ont été confiés jusqu'à  présent et de la satisfaction exprimée par les publics concernés.

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Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Cécile : 3

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Consultant : Avez vous eu une lettre de recommandation ? Cécile : Je n'ai jamais demandé et je n'ai jamais eu besoin de lettre de recommandation jusqu'à  présent. Pour mon 1er travail j'étais bénévole dans une association, j'ai ensuite travaillé pendant 2 mois dans un bar et je fais toujours partie depuis 9 années de la 3ème entreprise citée.

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Consultant : Comment est votre Anglais ? Cécile : Je parle bien Anglais

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Consultant : Could you tell me in a few english words who you are and what's the job you are looking for, then ? Cécile : My name is Cécile. I am thirty years old, I am married and I have a six months' baby. At the moment I'm working in a pharmaceutical laboratory in a communication department. I would like to work as an assistant in an another communication departement or in a public relation department but I would like to work in a branch of industry closer to my centers of interests.

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Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Cécile : assez bien

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Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Cécile : Cela m'a permis de faire un point complet sur ma carrière, mes capacités professionnelles et mes envies.

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Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Cécile : J'aurais aimé que vous me demandiez dans quel secteur d'activité je souhaiterais travailler.

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