Assistante de direction bilingue
Virginie D.
92120 Montrouge
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Auto-entretien de Virginie D.
Cet entretien a eu lieu le 08/06/05 à 11h31
Consultant : Bonjour, pourriez vous vous présenter brievement s'il vous plait ? Virginie : Assistante de Direction bilingue (français/anglais), j'ai commencé à travailler il y a 8 ans. J'ai réussi à évoluer dans divers domaines, principalement dans la communication et le milieu bancaire à Paris comme à Londres.Consultant : Etes vous heureuse d'exercer votre métier d'assistante ? Virginie : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistante vous apporte ? Virginie : Il me permet de m'ouvrir sur différents milieux (la communication, le milieu bancaire, l'armement, l'audit...), différentes façons de travailler (suivant les sociétés, les personnes, les pays pour/avec/dans lesquels j'ai travaillé). C'est un métier qui m'a enrichi culturellement et humainement.
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Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ?
Virginie : dans un environnement calme
Consultant : Pensez vous que la vie professionnelle offre ce calme ? Virginie : Non, mais cela me permet d'être toujours réactive et d'essayer d'anticiper et peut-être évoluer plus rapidement.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Virginie : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Virginie : Oui. Il y a toujours des imprévus et le travail semble pour beaucoup être une façon, PARMI BEAUCOUP D'AUTRES, de s'épanouir. Donc, ceux avec qui je vis et travaille le comprennent.
Consultant : Préférez vous ? Virginie : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Virginie : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Virginie : 1 fois car le poste que j'avais à l'époque ne me permettait plus d'évoluer.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Virginie : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Virginie : C'est une certaine "morale" et en essayant d'être pontuel(le) en toutes circonstances, cela montre un certain respect par rapport aux autres. C'est une certaine rigueur qui permet également d'être mieux organisé(e) et donc limite le désordre si un imprévu survient (tout en gardant à l'esprit que, comme toutes vertues, il peut être difficile d'être ponctuel(le) dans certaines circonstances).
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Virginie : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Virginie : Non.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Virginie : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Virginie : De la littérature aussi bien moderne que classique en français (E. Zola, I. Némirovsky) ou en anglais (Nick Hornby, Shakespeare, Angela Davis). J'aime beaucoup les romans policiers (Henning Mankell, P.D James, Patricia Cornwell...).
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Virginie : Lecture, sorties entre amis, sport, cinéma, shopping, télé, théâtre
Consultant : Aimez vous dessiner ? Virginie : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Virginie : Je ne sais pas.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Virginie : politesse, honnêteté/franchise, modestie, rigueur/ponctualité, courage
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Virginie : Non
Consultant : Pourquoi ne laissez vous pas votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Virginie : On trouvera toujours un moyen de contacter les gens mais j'estime que le monde ne s'arrêtera pas de tourner si je ne suis pas là .
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Virginie : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Virginie : A Londres, j'ai participé à un forum appelé "Mobey Forum".
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Virginie : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Virginie : Oui, mais limitée (et malgré tout qui ne cherche qu'à se développer...)
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Virginie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Virginie : Pour des déplacements à l'étranger et en France pour des visites chez des clients et partenaires.
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Virginie : Non
Consultant : Avez vous l'esprit d'initiative ? Virginie : Oui.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Virginie : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Virginie : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Virginie : Non
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Virginie : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Virginie : 70 %
Consultant : Les 30 % sont consacrés à quelles autres activités ? Virginie : Secrétariat de base : accueil téléphone, photocopies, commandes de fournitures, frappe...
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Virginie : Audit
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Virginie : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Virginie : Je l'espère ! mais je pense que oui.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Virginie : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Virginie : J'ai travaillé avec plusieurs personnes difficiles. Pour moi, travailler avec une personne difficile n'est pas un problème si le travail est intéressant et que cette personne me fait confiance. Si une personne est difficile parce qu'elle est exigeante avec moi, cela n'a pas d'importance si cette même personne est exigeante avec elle-même.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Virginie : Je n'ai jamais travaillé dans le secteur public donc j'ignore si le secteur privé est meilleur que le secteur public. Cependant, je suis certaine que les deux ont des avantages et des inconvénients !
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Virginie : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Virginie : Non.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Virginie : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Virginie : A l'origine je suis très réservée et timide mais après avoir réussi à vivre et travailler à Londres, je pense que j'ai acquéri une certaine confiance en moi. Ce fut une difficile mais très enrichissante expérience.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Virginie : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçue de cette confiance et dans quelle occasion ? Virginie : Oui et c'est pour cela que j'ai démissioné de mon 1er CDI parce que mes supérieurs ont estimé qu'en tant que "débutante", je ne méritais pas d'évoluer.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Virginie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Virginie : Je travaille dans la communication dans le domaine médical. Les campagnes s'achèvent en juillet pour sortir en septembre. Une année, j'ai dà», en l'absence de ma supérieure, boucler 5 campagnes, c'est-à -dire être sous pression en permanence,contrôler toutes les dernières étapes, être l'interface entre les studios de création, les photograveurs, les imprimeurs, etc... et les clients. Ce fut un mois très chargé mais j'ai réussi à toutes les mener à bien.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Virginie : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Virginie : Oui, ce serait intéressant.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Virginie : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Virginie : Oui... mais ça ne marche pas à sens unique...
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Virginie : La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà sentie injuste ? Virginie : Oui.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Virginie : Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Virginie : Oui.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous une assistante performante et dans la pratique de quel logiciel ? Virginie : Les langues (surtout l'anglais mais j'espère atteindre un niveau similaire en suédois). L'informatique (principalement, Word, Powerpoint et Outlook).
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Virginie : * Négociation avec les fournisseurs (photothèques, imprimeurs, photograveurs principalement). * Servir d'interface entre les clients et les fournisseurs, dans les diverses étapes de création d'un outil de communication. * Facturation adressée aux clients
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Virginie : La crainte qu'un document soit édité et présenté à un client voire même imprimé à grande échelle alors qu'une coquille m'a échappée... donc, vérifier constamment à toutes les étapes de sa création est le seul moyen d'éviter cette erreur et donc ne pas être stressée.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Virginie : Etre accusée d'avoir fait une erreur alors que ce n'est pas le cas... malheureusement pour l'accusatrice... je garde beaucoup de choses et je les classe...
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Virginie : Mon supérieur a été chargé au dernier moment de faire un rapport pour un comité de direction. Ce document devait être rendu le soir même avant 20h et répondre à certains critères de présentation spécifiques à la société que j'ignorais. Absent pendant plusieurs jours, il n'a pas pu mener à bien cette tache comme il le souhaitait. La direction me contactait régulièrement pour savoir quand ce document allait être prêt. J'ai dà» chercher sur l'intranet et demander conseils auprès de mes collègues pour commencer à créer ce document. Par téléphone, mon supérieur m'a demandé de chercher les informations très pointues nécessaires. Je les ai trouvées en partie auprès de ces collègues... A son arrivée en fin de journée, il m'a dicté le contenu de ce rapport avec les informations que j'avais trouvées et complétées par ses soins. J'ai mis en page le tout. Ce fut un travail stressant mais mener à bien par toute une équipe grâce à une certaine synergie.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Virginie : Ma plus belle réussite : ma carrière en elle-même. J'ai su évoluer rapidement en ayant la chance et l'opportunité de pouvoir changer régulièrement d'emplois, ce qui m'a permis d'acquérir constament des connaissances variées. J'ai aussi rencontrer des gens qui m'ont fait confiance et m'ont permis d'évoluer. Mon expérience à Londres a été également extrêment positive. Maintenant, je souhaiterais pouvoir évoluer vers un emploi qui me permettrait d'être impliquée sur le long cours dans des programmes/projets/fonctions pour me diriger vers un emploi d'assistante mais beaucoup moins basée sur le secrétariat.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Virginie : Aide à la rédaction pour un rapport à présenter à un comité de direction par mon supérieur en son absence (cf au-dessus).
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Virginie : Lorsque j'ai obtenu un poste d'assistante intérimaire à Londres, j'ai demandé à évoluer et à être impliquée dans un programme interne à la société pour laquelle je travaillais. Ma requête a été prise en compte et j'ai commencé 2 mois plus tard à gérer ce programme et au bout de 6 mois à le transmettre à un autre service sans encombres.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Virginie : J'ai l'habitude de travailler avec des personnes de milieux sociaux et culturels différents. J'ai également l'habitude de travailler pour et avec des gens plus âgés que moi. C'est très intéressant. Malheureusment, je n'ai eu que très peu de relations professionnelles avec des personnes handicapées.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Virginie : J'ai eu du mal à travailler avec : - des supérieurs qui ne sont pas au courant des choses ou qui font de la rétention d'informations... J'ai dà» me renseigner seule ou avec l'aide de mes collègues pour pouvoir mener à bien mes taches mais cela m'a fait perdre beaucoup de temps. - Des clients qui demandent les choses pour la veille. Il faut travailler vite et calmement paradoxalement... et prouver que l'on fait le maximum pour répondre à leurs attentes.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Virginie : Non, cela a dà» m'arriver...
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Virginie : Livrer des documents chez un client par mes propres moyens pour respecter les délais.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Virginie : Le travail d'équipe est très important car il permet d'apporter de nouvelles idées et compétences qui peuvent être bénéfiques pour tous les membres d'une équipe. J'ai toujours accepté de travailler pour plusieurs personnes ou remplacer au pied levé mes collègues.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé dans vos précédents postes ? Virginie : Le moins aimé : le manque de confiance et le manque de respect. Le plus aimé : la confiance et le respect.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être une assistante experte? Virginie : Le fait d'être adaptable et prévoir et parer aux besoins de mon/mes supérieur(s) afin que sa/leur journée se passe le plus possible en douceur et qu'il(s) ne se posent pas de questions secondaires (telles que comment je vais à mon déjeuner ? Où je peux trouver le numéro de mon collaborateur? Ai-je un hôtel pour ce soir?...).
Consultant : Que se soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Virginie : 8
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Virginie : 2
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Virginie : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Virginie : Je dois me connaà®tre suffisament pour pouvoir répondre à ces questions et il n'y a pas eu de questions pièges à priori.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Virginie : Non
Réduire son Auto-entretien Consultant : Pensez vous que la vie professionnelle offre ce calme ? Virginie : Non, mais cela me permet d'être toujours réactive et d'essayer d'anticiper et peut-être évoluer plus rapidement.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Virginie : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Virginie : Oui. Il y a toujours des imprévus et le travail semble pour beaucoup être une façon, PARMI BEAUCOUP D'AUTRES, de s'épanouir. Donc, ceux avec qui je vis et travaille le comprennent.
Consultant : Préférez vous ? Virginie : Débuter tôt - Finir tôt
Consultant : Avez vous déjà donné votre démission ? Virginie : Oui
Consultant : Combien de fois avez vous donné votre démission et pourquoi ? Virginie : 1 fois car le poste que j'avais à l'époque ne me permettait plus d'évoluer.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Virginie : une vertu
Consultant : Pourquoi considérez vous la ponctualité comme une vertu ? Virginie : C'est une certaine "morale" et en essayant d'être pontuel(le) en toutes circonstances, cela montre un certain respect par rapport aux autres. C'est une certaine rigueur qui permet également d'être mieux organisé(e) et donc limite le désordre si un imprévu survient (tout en gardant à l'esprit que, comme toutes vertues, il peut être difficile d'être ponctuel(le) dans certaines circonstances).
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Virginie : Non
Consultant : Manquez vous de temps ou d'interêt pour ces activités extra professionnelles ? Virginie : Non.
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Virginie : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Virginie : De la littérature aussi bien moderne que classique en français (E. Zola, I. Némirovsky) ou en anglais (Nick Hornby, Shakespeare, Angela Davis). J'aime beaucoup les romans policiers (Henning Mankell, P.D James, Patricia Cornwell...).
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Virginie : Lecture, sorties entre amis, sport, cinéma, shopping, télé, théâtre
Consultant : Aimez vous dessiner ? Virginie : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Virginie : Je ne sais pas.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Virginie : politesse, honnêteté/franchise, modestie, rigueur/ponctualité, courage
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Virginie : Non
Consultant : Pourquoi ne laissez vous pas votre numéro de portable à la disposition de votre entreprise ? Virginie : On trouvera toujours un moyen de contacter les gens mais j'estime que le monde ne s'arrêtera pas de tourner si je ne suis pas là .
Consultant : Aimez vous participer à des salons professionnels ? Virginie : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà participé ? Virginie : A Londres, j'ai participé à un forum appelé "Mobey Forum".
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Virginie : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Virginie : Oui, mais limitée (et malgré tout qui ne cherche qu'à se développer...)
Consultant : Avez vous déjà organisé des voyages à étapes pour des dirigeants ? Virginie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Virginie : Pour des déplacements à l'étranger et en France pour des visites chez des clients et partenaires.
Consultant : Avez vous déjà été à l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Virginie : Non
Consultant : Avez vous l'esprit d'initiative ? Virginie : Oui.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Virginie : Je poursuis en prévoyant de relire le lendemain
Consultant : Avez vous déjà participé à des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Virginie : Oui
Consultant : Avez vous déjà travaillé en famille ? Virginie : Non
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à 10 personnes), une PME (30 à 100 salariés) ou un Grand Groupe ? Virginie : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Virginie : 70 %
Consultant : Les 30 % sont consacrés à quelles autres activités ? Virginie : Secrétariat de base : accueil téléphone, photocopies, commandes de fournitures, frappe...
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Virginie : Audit
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Virginie : Oui
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Virginie : Je l'espère ! mais je pense que oui.
Consultant : Avez vous déjà travaillé avec une personnalité difficile ? Virginie : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Virginie : J'ai travaillé avec plusieurs personnes difficiles. Pour moi, travailler avec une personne difficile n'est pas un problème si le travail est intéressant et que cette personne me fait confiance. Si une personne est difficile parce qu'elle est exigeante avec moi, cela n'a pas d'importance si cette même personne est exigeante avec elle-même.
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Virginie : Je n'ai jamais travaillé dans le secteur public donc j'ignore si le secteur privé est meilleur que le secteur public. Cependant, je suis certaine que les deux ont des avantages et des inconvénients !
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Virginie : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à votre domicile et lequel ? Virginie : Non.
Consultant : Avez vous confiance en vous? Virginie : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Virginie : A l'origine je suis très réservée et timide mais après avoir réussi à vivre et travailler à Londres, je pense que j'ai acquéri une certaine confiance en moi. Ce fut une difficile mais très enrichissante expérience.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Virginie : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçue de cette confiance et dans quelle occasion ? Virginie : Oui et c'est pour cela que j'ai démissioné de mon 1er CDI parce que mes supérieurs ont estimé qu'en tant que "débutante", je ne méritais pas d'évoluer.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Virginie : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Virginie : Je travaille dans la communication dans le domaine médical. Les campagnes s'achèvent en juillet pour sortir en septembre. Une année, j'ai dà», en l'absence de ma supérieure, boucler 5 campagnes, c'est-à -dire être sous pression en permanence,contrôler toutes les dernières étapes, être l'interface entre les studios de création, les photograveurs, les imprimeurs, etc... et les clients. Ce fut un mois très chargé mais j'ai réussi à toutes les mener à bien.
Consultant : Avez vous déjà passé un bilan de compétence ? Virginie : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Virginie : Oui, ce serait intéressant.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Virginie : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Virginie : Oui... mais ça ne marche pas à sens unique...
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Virginie : La Justice
Consultant : Vous êtes vous déjà sentie injuste ? Virginie : Oui.
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Virginie : Entre 25 000 et 30 000 euros
Consultant : Ce sont des salaires que vous avez déjà obtenus ? Virginie : Oui.
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous une assistante performante et dans la pratique de quel logiciel ? Virginie : Les langues (surtout l'anglais mais j'espère atteindre un niveau similaire en suédois). L'informatique (principalement, Word, Powerpoint et Outlook).
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Virginie : * Négociation avec les fournisseurs (photothèques, imprimeurs, photograveurs principalement). * Servir d'interface entre les clients et les fournisseurs, dans les diverses étapes de création d'un outil de communication. * Facturation adressée aux clients
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Virginie : La crainte qu'un document soit édité et présenté à un client voire même imprimé à grande échelle alors qu'une coquille m'a échappée... donc, vérifier constamment à toutes les étapes de sa création est le seul moyen d'éviter cette erreur et donc ne pas être stressée.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Virginie : Etre accusée d'avoir fait une erreur alors que ce n'est pas le cas... malheureusement pour l'accusatrice... je garde beaucoup de choses et je les classe...
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Virginie : Mon supérieur a été chargé au dernier moment de faire un rapport pour un comité de direction. Ce document devait être rendu le soir même avant 20h et répondre à certains critères de présentation spécifiques à la société que j'ignorais. Absent pendant plusieurs jours, il n'a pas pu mener à bien cette tache comme il le souhaitait. La direction me contactait régulièrement pour savoir quand ce document allait être prêt. J'ai dà» chercher sur l'intranet et demander conseils auprès de mes collègues pour commencer à créer ce document. Par téléphone, mon supérieur m'a demandé de chercher les informations très pointues nécessaires. Je les ai trouvées en partie auprès de ces collègues... A son arrivée en fin de journée, il m'a dicté le contenu de ce rapport avec les informations que j'avais trouvées et complétées par ses soins. J'ai mis en page le tout. Ce fut un travail stressant mais mener à bien par toute une équipe grâce à une certaine synergie.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à atteindre maintenant ? Virginie : Ma plus belle réussite : ma carrière en elle-même. J'ai su évoluer rapidement en ayant la chance et l'opportunité de pouvoir changer régulièrement d'emplois, ce qui m'a permis d'acquérir constament des connaissances variées. J'ai aussi rencontrer des gens qui m'ont fait confiance et m'ont permis d'évoluer. Mon expérience à Londres a été également extrêment positive. Maintenant, je souhaiterais pouvoir évoluer vers un emploi qui me permettrait d'être impliquée sur le long cours dans des programmes/projets/fonctions pour me diriger vers un emploi d'assistante mais beaucoup moins basée sur le secrétariat.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Virginie : Aide à la rédaction pour un rapport à présenter à un comité de direction par mon supérieur en son absence (cf au-dessus).
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Virginie : Lorsque j'ai obtenu un poste d'assistante intérimaire à Londres, j'ai demandé à évoluer et à être impliquée dans un programme interne à la société pour laquelle je travaillais. Ma requête a été prise en compte et j'ai commencé 2 mois plus tard à gérer ce programme et au bout de 6 mois à le transmettre à un autre service sans encombres.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Virginie : J'ai l'habitude de travailler avec des personnes de milieux sociaux et culturels différents. J'ai également l'habitude de travailler pour et avec des gens plus âgés que moi. C'est très intéressant. Malheureusment, je n'ai eu que très peu de relations professionnelles avec des personnes handicapées.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Virginie : J'ai eu du mal à travailler avec : - des supérieurs qui ne sont pas au courant des choses ou qui font de la rétention d'informations... J'ai dà» me renseigner seule ou avec l'aide de mes collègues pour pouvoir mener à bien mes taches mais cela m'a fait perdre beaucoup de temps. - Des clients qui demandent les choses pour la veille. Il faut travailler vite et calmement paradoxalement... et prouver que l'on fait le maximum pour répondre à leurs attentes.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Virginie : Non, cela a dà» m'arriver...
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Virginie : Livrer des documents chez un client par mes propres moyens pour respecter les délais.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Virginie : Le travail d'équipe est très important car il permet d'apporter de nouvelles idées et compétences qui peuvent être bénéfiques pour tous les membres d'une équipe. J'ai toujours accepté de travailler pour plusieurs personnes ou remplacer au pied levé mes collègues.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé dans vos précédents postes ? Virginie : Le moins aimé : le manque de confiance et le manque de respect. Le plus aimé : la confiance et le respect.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être une assistante experte? Virginie : Le fait d'être adaptable et prévoir et parer aux besoins de mon/mes supérieur(s) afin que sa/leur journée se passe le plus possible en douceur et qu'il(s) ne se posent pas de questions secondaires (telles que comment je vais à mon déjeuner ? Où je peux trouver le numéro de mon collaborateur? Ai-je un hôtel pour ce soir?...).
Consultant : Que se soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Virginie : 8
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Virginie : 2
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Virginie : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Virginie : Je dois me connaà®tre suffisament pour pouvoir répondre à ces questions et il n'y a pas eu de questions pièges à priori.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Virginie : Non
Virginie souhaite poursuivre sa présence sur Assistante-Experte afin de recevoir des propositions d'offres d'emploi par publipostage mais ne souhaite pas que son CV soit visible au grand public.
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