Assistante administrative

Master II, Parcours Entrepreneuriat et Management de Projet.

DEA en Economie de la santé

Maîtrise en Sciences économiques

Licences en sciences économiques

Baccalauréat série C

Le rôle consiste à apporter une expertise pour collaborer avec le Responsable du Projet (RPM) et l'équipe projet dans la planification stratégique et la mise en œuvre des procédures de passation de marchés. L'objectif est de garantir le respect du manuel de procédures du projet et des régulations de la Banque Mondiale en matière de passation de marchés. Description des tâches : • Assurer l’intérim du Responsable Passation de Marchés • Élaboration et suivi du Plan de Passation de Marchés en collaboration avec les responsables techniques et partenaires. • Participation à la création et mise à jour du Plan de Travail et du Budget Annuel (PTBA) ainsi que de la stratégie de passation de marchés (PPSD). • Garantir la qualité des dossiers de passation de marchés et assurer la publication des avis relatifs à ces marchés. • Vérification des spécifications techniques et des Termes de Référence avant le lancement du processus, avec une analyse des risques pour chaque activité. • Préparation des dossiers d'appel d'offres et des demandes de propositions pour les travaux, les fournitures et les services. • Participation à l’ouverture des plis et à l’évaluation des offres, tout en respectant les procédures et les délais. • Appui à l’établissement des rapports d’évaluation et vérification de l’authenticité des documents d’offres. • Négociation des contrats, rédaction des procès-verbaux et projets de contrats négociés. • Gestion des plaintes, litiges et recours pendant la passation des marchés. • Élaboration des projets de contrats et de marchés pour les activités du projet. • Saisie, soumission et suivi des informations dans le système STEP. • Participation à la réception technique et définitive des travaux et fournitures, en s'assurant de la conformité qualité et quantité. • Mise en place et mise à jour d’un système d’archivage électronique et suivi des commandes et factures. • Suivi des activités de passation de marchés, gestion des prestataires et mise à jour de la base de données des prestataires. • Supervision des achats liés au projet et préparation des informations pour le site web du projet. • Formation et transfert de compétences en passation de marchés aux agents concernés. • Production des rapports périodiques en passation de marchés et gestion des activités en l'absence du RPM.

1. S’assurer le traitement adéquat de l’administration relative à la passation de marchés : - Etablissement des avis généraux de passation des marchés et avis de présélection, de manifestation d’intérêt et d’appel d’offres ; Etablissement des dossiers d’appel d’offres et des demandes de propositions (fournitures, services, travaux et consultants) ; Participation aux séances d’ouverture des plis et évaluation des offres pour les fournitures, travaux et les prestations de services ; - Etablissement des procès-verbaux d’ouverture des offres, de négociations de marchés et contrats ; établissement des rapports d’évaluation des offres et transmission au Coordonnateur ; établissement et émission des notes de service à l’endroit des adjudicataires des marchés ; préparation des dossiers de marchés et contrats nécessaires à l’audit de la passation des marchés - Participation aux travaux de mission de supervision du Projet ; préparation des Demandes d’Avis de non-objection nécessaires pour le bon déroulement des procédures de passation de marchés - Appui au RPM dans la gestion des plaintes relatives aux passations des marchés - Assurer l’intérim du Responsable de la Passation des Marchés - Assurer l’archivage des dossiers de passation de marchés. - Insertion des marchés sur STEP (System Tracking Exchange Procurement) de la Banque Mondiale 1. Elaboration de la Stratégie de Passation de Marchés pour promouvoir de Développement (PPSD) avec l’équipe du Service et le MEN 2. Elaboration et la mise à jour périodique du Plan de passation de marchés en collaboration avec la plateforme technique ; (Planification de la passation des marchés du projet (pour les 12 directions du Ministère de l’Education Nationale). -Elaboration, la soumission du plan de passation des marchés et les réponses aux commentaires en étroite collaboration avec l’équipe de la passation des marchés de la Banque Mondiale (trouver ensemble les solutions aux différents blocages et les stratégies d’amélioration) -Amélioration du manuel de procédures du projet concernant la passation des marchés 4. Veiller à l’application des procédures de passation des marchés et assurer le suivi des contrats ainsi que sur STEP : - Suivi et collaboration avec le gestionnaire de contrat dans l’exécution des contrats - Collecte, classement et archivage des données relatives aux activités de passation des marchés du Projet ; - Classement et archivage des documents relatifs aux marchés ou contrats ; - Etablissement de la situation périodique des activités de passation des marchés ; 5. Supervision : - Gérer, superviser, et coordonner toutes les opérations de passation de marchés nécessaires à son portefeuille et à travers ses APMs - Veiller à ce que toutes les transactions relatives à l’attribution des marchés soient mises en œuvre conformément au PPM et au manuel de procédures tout en surveillant le respect, par les APMs, des dispositions de ces documents ; - Délègue des activités nécessaires à sa mission ; - Vérifie l’effectivité des activités confiées aux APMs. 6. Reporting - Reporting régulier de l’avancement et blocage des passations de marchés à son niveau, et proposition de solution - Participation active au reporting des activités de la Passation de Marchés suivant les tableaux de bord de suivi régulier du service et du projet 7. Participation à la formation et au transfert de compétences en Passation de Marchés auprès des agents du MEN

Activités relatives à la Passation de marchés : En ce qui concerne la programmation : -Accomplir les missions stratégiques assurées par l’Unité de Gestion des Passations des Marchés du FDL avec la PRMP -Ouvrir et tenir à jour un répertoire de fournisseurs et des entreprises capables de fournir les biens et services nécessaires à l’exécution des projets du FDL -Elaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévues sur le financement des projets du FDL en collaboration avec les services concernés sur les caractéristiques et spécifications techniques ; -Elaborer et tenir à jour, de manière périodique le Plan de Passation des Marchés et l’Avis Général de Passation des Marchés comportant le type et l’objet des marchés, l’estimation prévisionnelle, le mode de passation de marché, la date prévisionnelle de l’ouverture des plis, la date de remise des offres et la date prévisionnelle d’attribution des marchés. -Etablir le tableau de bord des marchés comportant la préparation et l’approbation des appels d’offre, les consultations, l’évaluation des offres, l’approbation des propositions d’attribution des marchés, la signature et la notification des marchés, la fabrication et la livraison et la réception des marchés ; En ce qui concerne la préparation des dossiers d’appel d’offre : -Intervenir dans tout le processus depuis la conception des Dossiers d’Appels d’Offres DAO et des Dossiers de Consultation DC jusqu’à l’attribution voire l’Exécution des marchés. -Préparation et élaboration des DAO ou DC en tenant compte de la nature des marchés, du financement, des textes en vigueur, et veiller à ce que ces modèles reçoivent les approbations nécessaires ; -Préparer et/ou organiser et superviser la préparation des dossiers d’appels d’offres et lettres d’invitation comprenant les procédures et les critères de sélection des offres ; -Alignement aux différentes procédures de passation des marchés (nationales et internationales) suivant le financement (Ressources Propres Internes du pays ou autres financements tels que la Banque Mondiale, La KfW) En ce qui concerne la passation des marchés : -Préparer et faire publier les avis d’appels d’offres ; -Assurer la réception des plis lors des séances de remise des offres -Participer à l’évaluation des offres par type de marchés (fourniture, travaux, prestations intellectuelles, prestations de services) ainsi qu’à l’attribution des marchés ; -Veiller à l’établissement des rapports d’évaluation des offres et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires du bailleur de fonds ; Faire les saisies et les suivis des étapes de procédures de passation de marchés sur le logiciel SIGMP -Préparer les invitations des membres de la CAO aux séances d’ouverture et de délibération, ainsi que les membres des commissions de réception des marchés -Elaborer les différents procès-verbaux avec la CAO (PV d’ouverture des plis, rapport d’analyse des offres, PV de validation) -Préparer les marchés et veiller à ce qu’ils soient approuvés, signés, visés et notifiés selon le manuel des procédures et dans les meilleurs délais ; -Tenir un tableau de suivi périodique des marchés -Intervention et participation dans la négociation des contrats dans le processus d’attribution des marchés. -S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés ; En ce qui concerne l’exécution des marchés : -Elaborer, classer et envoyer les dossiers de passation des marchés à la direction des affaires administratives et financières pour engagement financier et paiement -Assurer le suivi de l’exécution des activités suivant les contrats -Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l’exécution des marchés soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ; -Organiser les commissions de réception des fournitures, et s’assurer que les articles, biens et services reçus soient corrects pour ce qui est de la quantité et de la qualité et qu’ils sont conformes aux spécifications ; -Assurer le contrôle qualité de l’ensemble du processus d’acquisition, et plus précisément de faire le suivi auprès des services techniques bénéficiaires de l’acquisition ou de l’unité de coordination du Projet de la préparation et la finalisation des termes de référence (TDR), -Pour les acquisitions de service de consultant, et des spécifications techniques des biens et travaux ; assurer la qualité des dossiers d’appel d’offres, et des demandes de propositions (suivant les modèles fournis) devant être soumis à la non-objection des bailleurs, -Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et dates précisés ; -Préparer les rapports trimestriels sur la situation des marchés ; -Mettre en place un système de classement, dans lequel tous les documents d'un marché, y compris ceux relatifs aux paiements, seront dans le même dossier, en vue de toute revue à posteriori des bailleurs et des auditeurs En ce qui concerne l’exécution des marchés : -Veiller à ce que les procédures décrites dans les accords avec les bailleurs soient respectées à tous les stades des acquisitions de biens et de services et des travaux -Veiller à ce que les montants cumulés des fournitures acquises suivant les diverses procédures ne dépassent pas les plafonds fixés dans l’Accord de don ; -Assurer les audits de passation de marchés et veiller au suivi à la lettre des recommandations formulées à l’issue de ces audits.

- Gestion de projets environnementaux et de développement durable - Rédaction des documents de projets (propositions techniques et financières) pour la recherche de financements - Coordonner la mise en œuvre technique des activités liées à la réalisation des objectifs de projets et assurer la collection et la compilation d’informations nécessaires au suivi et à l’évaluation de la mise en œuvre du projet ; - Travailler avec l’équipe dans la planification et la budgétisation de la mise en œuvre du cadre logique des projets - Assurer le suivi de l’exécution des projets à travers la préparation des plans de travail trimestriels et mensuels - Conduire des missions de suivi et supervision dans les zones d’intervention des projets - Rédaction des rapports techniques trimestriels, semestriels et annuels - Appuyer le Responsable Administratif et Financier dans le contrôle de l’exécution des dépenses du projet, et dans l’évaluation des performances financières des activités, au regard du budget validé par les bailleurs. - Fournir un soutien technique et administratif pour la réalisation des ateliers de formation, rencontres de travail, et autres conférences, ainsi que pour le développement des modules de sensibilisation, et de renforcements de capacités - Contribuer à maintenir des relations de travail dynamiques avec les différents partenaires pour assurer la mise en cohérence et la coordination des différentes activités ; - Identifier de manière proactive les problèmes dans la mise en œuvre technique des projets pour adoption des mesures nécessaires ; - Participer et représenter l’Association à des réunions de travail, groupe thématique, et autres réunions de coordination relevant du thème des projets ; - Soutenir les efforts de visibilité et de communication de l’Association par rapport à la mise en œuvre des projets

- Gérer les documents relatifs aux demandes des appels à proposition, participer à la gestion du processus de passation de marchés allant à la rédaction des guidelines pour les candidats, le lancement des appels à proposition, l’ouverture des plis, l’évaluation des propositions, la négociation de contrat, l’attribution du marché et le processus de contractualisation ; - Responsable de la gestion au jour le jour de la base de données des appels à proposition ; - Elaboration d’un logiciel de programmation du processus d’appel à propositions (de la réception de centaines de propositions, évaluation jusqu’à la notification des candidats retenus) - Fournir un niveau élevé de soutien administratif au régime des appels à proposition, y compris la préparation des documents et l'organisation des séances d'information dans les pays bénéficiaires (Maurice, Comores, Madagascar, Seychelles, Tanzanie et Kenya) - Suivi des contrats des prestataires liés aux appels à propositions - Assister le responsable de la communication pour assurer que tous les éléments liés aux appels à proposition posté sur le site web de la COI est mise à jour. Autres : - Aider l'organisation de missions liées aux appels à proposition dans les pays bénéficiaires ; et, - Fournir un niveau élevé de soutien administratif à toutes les zones dans les domaines de résultats attendus - Appui administratif et financier au Responsable Administration-Finance pour la constitution des mémoires financiers. - Fournir un soutien au jour le jour ad hoc à l’Assistant Technique

Activités relatives à la Passation de marchés : - Assurer le lancement des appels à manifestations d’intérêts AMI pour le recrutement des Agences de mise en œuvre du programme FAA - Assister à la gestion et à l’attribution des subventions à partir du lancement des AMI, l’ouverture des plis, l’évaluation et l’examen des propositions, l’évaluation de la capacité organisationnelle, la négociation des contrats, l’attribution du marché jusqu’à la signature des contrats. - Organiser des missions d’informations sur le programme FAA dans les Régions d’intervention - Assurer le classement et l’archivage de l’ensemble des documents relatifs à la gestion des subventions Autres : - Assister à la conduite des missions de suivi et supervision (technique et financière) des (AMO) sur le terrain au niveau des régions de Madagascar (Diana, Sofia, Boeny, Analanjirofo, Atsinanana, Analamanga, Vakinankaratra, Vatovavy Fitovinany, Atsimo Andrefana, Amoron’imania, Itasy, Haute Matsiatra) - Suivi des contrats des AMO et des prestataires du programme FAA - Organiser l’aspect logistique au niveau de l’organisation des ateliers, des réunions de travail et des cérémonies officielles en rapport avec le programme FAA

Responsable de la recherche sur l’approche basé sur le droit à l’Eau et à l’assainissement, une recherche conduisant à un fort plaidoyer au niveau du gouvernement pour améliorer la situation de développement dans le domaine de l’eau, l’hygiène et l’assainissement à Madagascar