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Candidat Assistante de direction - réf.74389

Assistante de direction

Aldjia B. 92700 Colombes
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Auto-entretien de Aldjia B.

Cet entretien a eu lieu le 09/06/14 à 17h33

Consultant : Etes vous heureus(e) d'exercer votre métier d'assistant(e) ? Aldjia : Oui
Consultant : qu'est ce que votre métier d'assistant(e) vous apporte ? Aldjia : Une utilité sociale et le sentiment de participer de loin ou de près au bon fonctionnement de l'entreprise au travers de l'accompagnent d'une direction dans ses fonctions générales.
Consultant : Dans quelle situation préférez vous travailler ? Aldjia : dans l'anticipation
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Consultant : Pourquoi préférez vous travailler dans l'anticipation ? Aldjia : Pour prévenir les situations à caractère turbulent, difficile ou stressante bien qu'elles n'altèrent pas mes aptitudes à les appréhender sereinement.
Consultant : Tolérez vous les dépassements d'horaires ? Aldjia : Oui
Consultant : Votre environnement tolère-t-il les dépassements d'horaires ? Aldjia : Oui, je n'ai pas de contraintes qui puissent nuire à mon emploi par rapport à mon environnement.
Consultant : Préférez vous ? Aldjia : Débuter tôt - Finir tard
Consultant : Avez vous déjà  donné votre démission ? Aldjia : Non
Consultant : Mais avez vous eu parfois envie de donner votre démission ? Aldjia : Non j'ai un tempérament optimiste, enthousiaste et diplomate et je pense qu'il y a un bénéfice à tirer de toute situation.
Consultant : Qu'est ce que la ponctualité pour vous ? Aldjia : une culture
Consultant : Pouvez-vous expliquez la dimension culturelle de la ponctualité ? Aldjia : La ponctualité est normale et non culturelle dans la mesure où elle doit répondre aux contraintes horaires de la société. Elle reflète par ailleurs le respect que l'on attache aux personnes pour lesquelles on travaille ou qui en dépendent.
Consultant : En dehors de vos loisirs, avez vous des activités extra professionnelles, du type association ? Aldjia : Oui
Consultant : Quelles sont ces activités extra-professionnelles ? Aldjia : Activités à vocation caritative au sein du SECOURS POPULAIRE
Consultant : Que lisez vous régulierement ? Aldjia : Des livres
Consultant : Quel type de littérature vous attire ? Aldjia : Contemporaine ou du 18è au19è siècle. Des livres concernant des sujets de société, sociologiques, économiques, etc.
Consultant : Pouvez vous classer ces divertissements par ordre d'interet : le cinéma, la télé, le théâtre, la lecture, le sport, le shopping, les sorties entre amis ? Aldjia : Théâtre, lecture, cinéma, sortie entre amis, sport, télé, shopping
Consultant : Aimez vous dessiner ? Aldjia : Oui
Consultant : Etes vous créatif(ve) et comment le savez vous ? Aldjia : Oui selon mon professeur d'atelier de dessin dans lequel j'étais inscrite il y 10 ans. J'apprécie aussi de dessiner à mes heures perdues selon mon imagination et non selon ce que je vois.
Consultant : Pouvez vous classer ces vertus par ordre d'importance pour vous, la politesse, l'honnêteté, la modestie, le courage, la franchise, la ponctualité, la rigueur ? Aldjia : L'honnêteté, la politesse, le courage, la rigueur, la ponctualité, , la modestie, la franchise.
Consultant : Laissez vous votre numéro de portable à  la disposition de votre entreprise ? Aldjia : Oui
Consultant : Vos collègues sont ils nécessairement vos amis ? Aldjia : Non pas nécessairement mais j'entretiens toujours de bonnes relations.
Consultant : Aimez vous participer à  des salons professionnels ? Aldjia : Oui
Consultant : A quel salon avez vous déjà  participé ? Aldjia : Forum du bâtiment, des métiers et autres
Consultant : Aimez vous les relations avec la clientèle ? Aldjia : Oui
Consultant : Avez vous une dimension commerciale ? Aldjia : Oui
Consultant : Avez vous déjà  organisé des voyages à  étapes pour des dirigeants ? Aldjia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez organisé des voyages ? Aldjia : A l'occasion des congrès des sociétés d'économie mixte, ces derniers se déroulant à l'étranger comme la Suisse, La Belgique, l'Espagne et dans toute la France.
Consultant : Avez vous déjà  été à  l'initiative d'un changement d'organisation procédural ou managérial dans une entreprise ? Aldjia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous pris cette initiative d'un changement d'organisation ? Aldjia : A l'occasion du changement du logiciel de gestion de l'entreprise. L'idée et d'intégrer plusieurs modules RH, comptabilité, gestion prévisionnelle, budgets, etc.
Consultant : Vous êtes trés fatigué(e), mais avec 20 minutes d'efforts supplémentaires vous pouvez terminer tous les dossiers en cours, que faites vous ? Aldjia : Je poursuis en faisant trés attention aux erreurs
Consultant : Avez vous déjà  participé à  des séminaires, des conférences, des cercles de qualité? Aldjia : Oui
Consultant : Avez vous déjà  travaillé en famille ? Aldjia : Non
Consultant : Aimeriez-vous travailler en famille ? Aldjia : Non car je pense que les relations ne pourraient être impartiales.
Consultant : Préfériez vous travailler dans une Micro Structure (2 à  10 personnes), une PME (30 à  100 salariés) ou un Grand Groupe ? Aldjia : Cela m'est indifferent
Consultant : Quel pourcentage de votre temps de travail représente l'assistanat classique ? Aldjia : 50 %
Consultant : Les 50 % sont consacrés à  quelles autres activités ? Aldjia : A la veille juridique des activités concernant la société; cette activité représentant une part importante (30 %) puis à la relecture des dossiers préparatoires à la décision des responsables afin de corriger les éventuelles erreurs.
Consultant : Dans quel secteur d'activité souhaitez vous ne plus travailler ? Aldjia : Cela m'est indifférent.
Consultant : Travaillez vous avec un dictionnaire ? Aldjia : Non
Consultant : Avez vous une bonne orthographe ? Aldjia : Oui
Consultant : Avez vous déjà  travaillé avec une personnalité difficile ? Aldjia : Oui
Consultant : Combien de temps avez vous travaillé avec une personnalité difficile ? Aldjia : Plus de 10 ans
Consultant : Préférez vous le secteur privé ou public ? Aldjia : Cela m'est indifférent
Consultant : Quelles sont vos relations avec les nouvelles technologies ? Aldjia : Bonnes
Consultant : Avez-vous un équipement informatique à  votre domicile et lequel ? Aldjia : Oui un MacBook Pro
Consultant : Avez vous confiance en vous? Aldjia : Oui
Consultant : Comment savez vous que vous avez confiance en vous ? Aldjia : Je n'hésite pas à reconnaître mes défauts et en tirer parti et j'apprécie qu'on me les décrive honnêtement. Je pense également qu'il n'est pas utile de cultiver des complexes qui constituent un véritable obstacle à l'épanouissement professionnel.
Consultant : Avez vous une confiance naturelle envers les autres ? Aldjia : Oui
Consultant : Avez vous déja été déçu(e) de cette confiance et dans quelle occasion ? Aldjia : Oui à l'occasion d'une réunion avec les cadres de la société au cours de laquelle l'un des cadres a fourni des informations erronées sur l'avancement de ses activités.
Consultant : Avez vous les sens des responsabilités ? Aldjia : Oui
Consultant : En quelle occasion avez vous fait preuve de responsabilité ? Aldjia : Dans le cadre de l'encadrement des secrétaires et de l'accompagnement à la coordination des tâches de l'ensemble des services.
Consultant : Avez vous déjà  passé un bilan de compétence ? Aldjia : Non
Consultant : Envisagez vous de faire un bilan de compétences ? Aldjia : Pourquoi pas.
Consultant : Avez vous le sens de l'humour dans votre cadre professionnel? Aldjia : Oui
Consultant : Acceptez vous facilement que l'on vous fasse des petites plaisanteries ? Aldjia : Oui, je pratique assez l'auto-dérision.
Consultant : Quelle est la valeur la plus importante selon vous ? Aldjia : L'Honneteté
Consultant : Avez vous déjà  été obligé(e) d'être malhonnête ? Aldjia : Non
Consultant : Quelle la fourchette de vos prétentions salariales annuelles brut ? Aldjia : plus de 35 000 euros
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà  obtenus ? Aldjia : Oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Aldjia : Dans le domaine juridique (droit social, des affaires, des sociétés, etc.), financier (établissement des tableaux de bords,analyse des comptes) et administratif.
Consultant : Ce sont des niveaux de salaires que vous avez déjà  obtenus ? Aldjia : Oui
Consultant : Dans quelle displine vous sentez vous un(e) assistant(e) performant(e) et dans la pratique de quel logiciel ? Aldjia : Dans la domaine administratif, juridique et financier : veille juridique, droit social, droit des affaires, droit des sociétés, etc. analyse des comptes, établissements des tableaux de bords (données sociales et financières). Tout ce qui a un caractère éclectique. Je maîtrise les logiciels : Excel, Word, Access, KeyNote, Powerpoint, Outlook, OneNote, Numbers et Pages. Je pratique irrégulièrement les logiciels Visio et MicrosoftProject. Je peux moyennant une remise dans le bain, pratiquer le module RH de CEGID.
Consultant : Lors de votre dernière expérience professionnelle, qu'avez-vous appris ? Aldjia : J'ai plutôt exercé des fonctions non nouvelles. J'ai néanmoins appris du point de vue relationnel avec le directeur qui m'a associé à toutes les rencontres avec les clients, les promoteurs, les investisseurs et autres intervenants.
Consultant : Décrivez-moi les situations qui, au bureau, vous suscitent le plus de stress et comment les gérez-vous habituellement ? Aldjia : Les situations suscitant le plus de stress correspondent à celles où les demandes émanant des équipes et de la direction dès le début de la journée sont simultanées, nombreuses et nécessitent d'être satisfaites rapidement. Pour les traiter, je les hiérarchise selon leur nature (de la plus importante à la moins importante) puis je travaille à régler la demande qui a le caractère le plus important et urgent puis je satisfait les autres demandes. Au préalable j'aurais fédéré les auteurs de la demande autour de l'objectif de hiérarchiser leurs sollicitations.
Consultant : Citez-moi un défi auquel vous avez été confronté(e) dans vos précédentes fonctions et comment l'avez-vous relevé ? Aldjia : L'un des défi étaient de constituer un dossier d'appel d'offres complet (candidature et chiffrage) deux jours avant le délai de remise des offres. J'ai mobilisé le directeur technique et les entreprises tous corps d'état avec lesquelles nous avions travaillé pour obtenir les modalités de réalisation technique et le chiffrage de l'opération. Nous avons remporté le marché après deux et une nuit sans interruption.
Consultant : Parlez-moi d'une situation d'urgence ou de crise à  laquelle vous avez été confronté(e) dans vos emplois précédents et quelle a été votre attitude ? Aldjia : Nous avions été confrontés à l'annulation par la Collectivité au dernier moment (Le matin) pour d'un événement festif (devant avoir lieu à 19h00) que nous avions organisé alors que les invités (plus de 350 personnes) avaient été conviés. J'ai sollicité tout le personnel y compris les ouvriers ayant fait l'objet d'une sélection (lecture et présentation des excuses par téléphone concernant l'annulation) et nous sommes parvenus en fin de matinée à prévenir tous les participants.
Consultant : Racontez-moi la plus belle réussite de votre carrière et quel but cherchez-vous à  atteindre maintenant ? Aldjia : La plus belle réussite l'idée que j'ai soumise et qui a été retenue par le directeur général, de renégocier les emprunts (taux et durée); renégociation que j'ai conduit avec succès et qui a permis de réaliser une économie de 400 k€ ainsi qu'un bénéfice important au terme des 10 années. Une autre des plus belles réussite est d'avoir participé avec succès à mettre un terme à un conflit social en jouant le rôle d'intermédiaire entre la direction et le personnel.
Consultant : Citez-moi l'exemple d'une situation que vous avez prise en main sans que cela ne vous soit formellement demandé ? Aldjia : Comme indiqué plus, la situation où je suis parvenue à mettre un terme au conflit social qui opposait ma direction au personnel ainsi que la situation où je me suis rendue à un rendez-vous en lieu et place du directeur général, pour présenter et valoriser les activités de notre société en vue d'un appel d'offres auquel nous avions répondu (le directeur étant souffrant) et le rendez-vous ne pouvant être reporté compte tenu des délais de réponse.
Consultant : Décrivez-nous une occasion où vous vous êtes vous-même fixé(e) des objectifs et quels en ont été les résultats ? Aldjia : Des objectifs d'amélioration des procédures comptables, sociales et financières, des objectifs économiques également, des objectifs commerciaux. Concernant l'objectif d'amélioration des procédures, le changement du logiciel de traitement des comptes de la société a été entrepris et permis d'éditer et traiter dans les temps les documents utiles aux administrateurs, aux actionnaires de la société, aux banques, aux collectivités territoriales et aux administrations. Concernant les objectifs économiques, la renégociation de tous les contrats a été entreprise également et a permis de réaliser une économie annuelle très importante. Concernant enfin l'objectif commercial, le chiffre d'affaires de la société a été multiplié par six de 2 à 12 millions d'euros après avoir revu toute l'organisation visant à traiter les appels d'offres : création d'une unité dédiée à l'analyse du marché, son chiffrage et la mise à jour des renseignements relatifs à la société.
Consultant : Quelles expériences de travail avez-vous avec des personnes d'âges différents, de cultures différentes ou des personnes handicapées ? Aldjia : La différence culturelle ou autres constituent pour moi une richesse. Il n'existe pas selon moi un seul référentiel culturel ou un modèle unique sur lequel reposerait un mode de vie. J'ai une propension naturelle à m'adapter aux personnes de cultures et d'âges différents ainsi qu'aux personnes handicapées. L'expérience que j'ai vécue à leurs côtés a été et restent très enrichissante.
Consultant : Dans vos expériences passées, avec quels types de clients ou de collègues aviez-vous le plus de mal à  travailler et quel comportement adoptiez-vous ? Aldjia : Je n'éprouve pas de grandes difficultés avec les clients même difficiles. J'ai un tempérament enthousiaste et optimiste que je parviens souvent à partager.
Consultant : Souvenez-vous d'un moment où vous avez pris la mauvaise décision ou commis une erreur et comment avez-vous géré cette situation ? Aldjia : J'ai entièrement assumé cette mauvaise décision que j'ai révélée à la direction générale et je suis restée toute une nuit à refaire le dossier afin qu'il soit transmis aux actionnaires le lendemain. Le directeur général m'a remerciée et attribuée une prime en fin de mois.
Consultant : Décrivez-moi une situation où vous êtes allé(e) au delà  de votre fonction pour aider un client, ou un fournisseur ? Aldjia : Nous avions commandé une cinquantaine de dossiers reliés à un fournisseur qui ne les avaient pas terminés et devaient nous les faire parvenir par coursier en fin de matinée pour les remettre je jour même à nos actionnaires. Je me suis rendue chez le fournisseur afin de l'aider à les relier et je les ai déposés chez les actionnaires en début d'après-midi.
Consultant : Racontez-moi comment, dans vos expériences passées, vous avez agi en faveur du travail d'équipe ? Aldjia : J'ai agi en faveur du travail d'équipe en me rendant disponible quand elle rencontrait une difficulté à réaliser son travail, en participant à son travail lors d'un accroissement d'activité, en la motivant lorsque je remarquais une baisse de moral, en prenant soin d'échanger avec elle sur leur travail et sur elle-même au cours de réunions mensuelles d'informations.
Consultant : Pouvez-vous me décrire ce que vous avez le plus aimé et moins aimé dans la façon dont vous étiez dirigé(e) dans vos précédents postes ? Aldjia : J'ai le plus apprécié mon goût prononcé pour le travail en équipe et ma capacité à fédérer l'équipe autour d'un même objectif. J'ai le moins apprécié les réunions pléthoriques d'informations dont certaines n'étaient pas utiles, auxquelles j'ai participé.
Consultant : Que vous soyez débutant(e) ou confirmé(e), autodidacte ou diplomé(e), qu'est-ce qui vous donne le sentiment d'être un(e) assistant(e) expert(e) ? Aldjia : Les succès obtenus au cours des missions qui m'ont été et sont confiées. Des succès sur le plan de la gestion des ressources humaines, des succès économiques et le fait de pouvoir traiter un ensemble de dossiers concernant divers domaines (administratif, financier, juridique et commercial) avec une certaine aisance ou curiosité qui me conduit à rechercher et apprendre davantage.
Consultant : Que ce soit en stage, en job d'été, en CDD ou en CDI dans combien d'entreprises avez vous travaillé ? Aldjia : 7
Consultant : Combien de lettres de recommandation pouvez vous produire pour justifier la qualité de votre apport professionnel dans ces differentes entreprises ? Aldjia : Au moins trois lettres
Consultant : Comment est votre Anglais ? Aldjia : Je parle un peu Anglais
Consultant : Pourriez vous me dire quelques mots en anglais ? Aldjia : I introduce myself. My name is Aldjia Bouguetof and i worked in the construction industry. I hope to find a job within a compagny that offers prospects.
Consultant : L'entretien se termine, comment avez vous vécu cette expérience virtuelle ? Aldjia : assez bien
Consultant : Pourriez vous dire pourquoi vous estimez avoir bien vécu cette expérience ? Aldjia : J'ai pu répondre avec aisance aux questions posées.
Consultant : Y a-t-il une question que vous auriez aimé que je vous pose, si oui quelle est-elle ? Aldjia : Non
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