ASSISTANT ADMINISTRATIF DES VENTES EXPORT (H/F)

Districlass est une société Française indépendante et est l’un des leaders de la chambre implantable en Europe depuis 37 ans. Elle est spécialisée dans la conception, fabrication et distribution de dispositifs médicaux implantables, spécialiste du matériel médico-chirurgical dans le traitement de la chimiothérapie.

Pour le bon déroulement du processus de vente à l’international, l’entreprise recrute un(e) :

ASSISTANT ADMINISTRATIF DES VENTES EXPORT (H/F)

Votre mission :

En lien hiérarchique avec le DG, le VP et le Président, vous êtes amené(e) à :

- Administrer les relations avec les distributeurs internationaux (une trentaine de pays) : recherche d’informations prospects, classement et archivage des contrats, mise à jour constante des dossiers clients
- Établissement des BL, Proforma, sur logiciel SAGE en anglais
- Adresser les échantillons aux distributeurs et traiter les commandes. Saisie informatique et transmission à la production.
- Expédier (administrativement) les commandes en respectant la réglementation internationale : édition ou établissement des certificats, demandes de tests complémentaires, justificatifs d’exportation, incoterms, relations transporteur, vérification des BL, factures…
- Assister la direction dans les déplacements nationaux et internationaux : réservations, visas, interprète…
- Effectuer les procédures d’homologation selon les procédures en vigueur dans chaque pays et demandes de certificats de vente libre auprès du ministère ; justificatifs, traductions
- Veille et suivi des modalités pays qui peuvent changer (Impositions normatives ou légales)
- Procéder aux démarches liées à la certification qualité en lien avec le responsable qualité : demande d’attestations CE, achat de normes, renouvellement des certificats de vente libre à l’export, traductions…
- Répondre aux demandes et sollicitations des clients export (suivi de commande, suivi des paiements, ré-envoi de factures,…)
- Organiser les réunions commerciales Export (logistique générale, réservations, réception de délégations,…)
- Répondre aux sollicitations ponctuelles du Président – V.P – D.G.

Cette description des activités n’est pas exhaustive : le titulaire de la fonction pourrait être amené à effectuer des activités complémentaires ou à être affecté à un autre emploi en fonction des besoins du service.

Vous avez comme responsabilités la garantie et le respect des délais, vous répondez aux sollicitations des distributeurs et respectez les procédures internes et les obligations légales.

Votre profil :

Vous avez des connaissances en commerce international, sur des procédures internes, sur l’entreprise et ses produits ;

Vous avez un anglais courant et maîtrisez les outils informatiques : bureautique, internet, logiciels de l’entreprise ;

Vous êtes disponible, calme, avez une rigueur et une précaution dans l’exécution des tâches et faites preuve de réactivité. Vous êtes doté(e) d’une aisance relationnelle et d’une bonne capacité d’analyse. Vous faites preuve de discrétion.

Vous savez mener des activités en simultané.

Vous êtes impérativement véhiculé(e).

Conditions d'emploi :

Type de contrat : CDD 2 mois puis CDI si convenance réciproque

Mi-temps (20 H) plage à définir car flexibilité possible pour arranger la personne

Possibilité de plein temps si expérience en réponse aux appels d’offres France (la personne en mi-temps qui occupe ce poste part à la retraite en Octobre)

Salaire : 1300 € sur une base de 20 heures

Localisation : CHAPONNAY (69)