Assistant(e) de Direction H/F

La société Anaphore édite un logiciel métier de gestion et de description de documents d'archives dénommé Arkhéà¯a. Elle a été créée en 1993 par M. Louis Colombani qui est également le concepteur du logiciel Arkhéà¯a.

Le siège de la société et les bureaux où travaillent les collaborateurs se situent à  Barbentane (Bouches-du-Rhône - 13).

A ce jour nous recherchons notre:

Assistant(e) de Direction H/F


Votre Profil:

Fonctions liées à  l'activité:

> Gestion des contrats de maintenance
- tenue à  jour des fichiers de suivi des contrats de maintenance.
- calcul de la revalorisation annuelle et facturation des contrats de maintenance.
- rédaction des contrats (parfois, réponse à  des appels d'offres simples).
- suivi des licences d'utilisation du logiciel

> Gestion des formations
- définition des besoins avec le client (définition du programme de formation)
- rédaction du devis correspondant
- rédaction de la convention de stage
- préparation logistique de la formation (déplacement du formateur + matériel chez le client, réservation d'hôtel...)
- facturation de la formation, rédaction et envois des livrables (attestations de stage, CR de formation si besoin...)
- tenue à  jour des fichiers de suivi des formations
- 1 fois l'an, rédaction du bilan pédagogique et financier pour la Direction régionale du Travail

> Gestion du standard téléphonique
- prise des communications
- transfert à  bon escient des appels vers les autres interlocuteurs d'Anaphore.
- tenue du carnet des appels entrants

> Gestion commerciale
- renseigner les prospects
- rédaction d'estimations financières ou de devis
- rédaction de pièces administratives et/ou commerciales pour les clients

> Aide à  la rédaction d'appels d'offres
- préparation et participation aux réponses d'appels d'offres (dossier administratif, mémoire technique…)
- formalisation de documents techniques si besoin (Plan d'Assurance Qualité, plan de formation...).

Fonctions liées à  l'administration de la société:

> Gestion du personnel
- envoi des éléments de suivi du personnel (congés, absences...) au comptable pour qu'il puisse élaborer les fiches de paie.
- gestion des frais (pointage et vérification des notes de frais des collaborateurs)
- gestion du planning et des autorisations de congés, absences...
- préparation et envoi (après validation) des ordres de virements des paies à  la banque
- gestion du planning du travail des collaborateurs

> Gestion administrative de la société
- rédaction des notes de fonctionnement de la société
- gestion des relations avec les administrations (ASSEDIC, URSSAF, impôts...)

> Gestion comptable
- réception et pointage des relevés bancaires
- constitution des envois des justificatifs comptables pour le paiement de la TVA
- tenue à  jour du fichier de comptabilité analytique pour chaque mission.


Votre Profil:

Ce poste nécessite les aptitudes suivantes:
- rigueur et précision
- grande discrétion
- capacité à  travailler en groupe
- efficacité
- discernement et esprit d'initiative


Conditions d'emploi:

Salaire à  déterminer en fonction du profil et de la motivation
Contrat CDD Renouvelable. Evolutif en CDI si concluant.
Assistant(e) de Direction H/F

Votre mission :

Votre profil :

/>Fonctions liées à  l'activité:

> Gestion des contrats de maintenance
- tenue à  jour des fichiers de suivi des contrats de maintenance.
- calcul de la revalorisation annuelle et facturation des contrats de maintenance.
- rédaction des contrats (parfois, réponse à  des appels d'offres simples).
- suivi des licences d'utilisation du logiciel

> Gestion des formations
- définition des besoins avec le client (définition du programme de formation)
- rédaction du devis correspondant
- rédaction de la convention de stage
- préparation logistique de la formation (déplacement du formateur + matériel chez le client, réservation d'hôtel...)
- facturation de la formation, rédaction et envois des livrables (attestations de stage, CR de formation si besoin...)
- tenue à  jour des fichiers de suivi des formations
- 1 fois l'an, rédaction du bilan pédagogique et financier pour la Direction régionale du Travail

> Gestion du standard téléphonique
- prise des communications
- transfert à  bon escient des appels vers les autres interlocuteurs d'Anaphore.
- tenue du carnet des appels entrants

> Gestion commerciale
- renseigner les prospects
- rédaction d'estimations financières ou de devis
- rédaction de pièces administratives et/ou commerciales pour les clients

> Aide à  la rédaction d'appels d'offres
- préparation et participation aux réponses d'appels d'offres (dossier administratif, mémoire technique…)
- formalisation de documents techniques si besoin (Plan d'Assurance Qualité, plan de formation...).

Fonctions liées à  l'administration de la société:

> Gestion du personnel
- envoi des éléments de suivi du personnel (congés, absences...) au comptable pour qu'il puisse élaborer les fiches de paie.
- gestion des frais (pointage et vérification des notes de frais des collaborateurs)
- gestion du planning et des autorisations de congés, absences...
- préparation et envoi (après validation) des ordres de virements des paies à  la banque
- gestion du planning du travail des collaborateurs

> Gestion administrative de la société
- rédaction des notes de fonctionnement de la société
- gestion des relations avec les administrations (ASSEDIC, URSSAF, impôts...)

> Gestion comptable
- réception et pointage des relevés bancaires
- constitution des envois des justificatifs comptables pour le paiement de la TVA
- tenue à  jour du fichier de comptabilité analytique pour chaque mission.


Conditions d'emploi :

/>Salaire à  déterminer en fonction du profil et de la motivation
Contrat CDD Renouvelable. Evolutif en CDI si concluant.