SECRÉTAIRE H/F

OpenWall, jeune entreprise créée en Janvier 2015, a développé le système Elezio. Cette innovation est un système qui permet à une cloison de pivoter et de moduler l’espace dans l’habitat, l’aménagement de boutiques, de bureaux…

Elezio à développé de réels partenariats avec ses fournisseurs avec comme objectifs la création d’un système
haut de gamme.

Dans le cadre de son développement, Elezio recrute un(e) :


SECRÉTAIRE H/F

Votre mission :

r />Vous devrez assurez les missions suivantes :

Le secrétariat :

1 Gestion des courriers, notes, mails, …
- Réceptionner et suivre les courriers, notes, mails et fax (externes et internes) : enregistrement quotidien des correspondances entrantes et sortantes, suivi du courrier, relances, respect des délais.
- Suivre les requêtes.
- Rédiger divers documents (courriers, mails, comptes-rendus, rapports, …).
- Mettre en forme divers documents (courriers, notes, mails, …).
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées.
- Contrôler les courriers des directions avant présentation à la signature du Président, ou du Directeur général, ou de ses adjoints.
- Classement, archivage.

2 Tenue réunions/Agendas/Appels téléphoniques et physiques
- Tenir les agendas électroniques.
- Gérer les déplacements, les frais de déplacements.
- Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous.
- Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités.
- Rédaction de notes, éléments de langage pour réunions, convocations, ...
- Commande plateaux-repas, réservation restaurant.
- Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur.

3 Procédures
- Respecter les différentes procédures et gérer : les ordres de mission, les congés et le compte épargne temps, les bons de commande, les factures
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne comme en externe
- Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules…

Compétences
- Techniques de secrétariat
- Méthodes de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Technique de prise de notes
- Normes rédactionnelles
- Techniques de gestion administrative
- Veille documentaire
- Eléments de base en droit du travail


Votre profil :

r />Vous êtes Titulaire d'un diplôme de secrétariat : BTS ou autre… Et vous avez 1 à 2 ans d'expérience au minimum sur un poste similaire.

Vous avez une excellente orthographe/grammaire et vos capacités rédactionnelles ont déjà fait leurs preuves.

Vous avez une excellente Maîtrise de l'outil informatique : logiciel courrier, Word, Excel, Power Point, internet (Outlook, …). La maîtrise d'un CRM et de l'E-mailing serait un plus.

Sens de l'organisation, réactivité et rigueur vous permettront de mener à biens vos missions.

Vous êtes discret(e). Le respect de la confidentialité des dossiers qui vous seront confiés est essentiel.

La maîtrise de l'anglais serait un plus

Vous êtes disponible (permanences à assurer).

Votre souplesse vous permet de faire face à toutes les situations professionnelles du quotidien.

Vous avez le goût du travail en équipe.


Conditions d'emploi :

r />Localisation : Paris 7ème
Type de contrat : CDI – période d'essai de 3 mois renouvelable