Entreprises et Candidats dans les métiers de l'Administration

Référence : 402181671 - Publiée le : 18/02/2014

Annonce Assistant(e) Du Pôle / Assistant(e) Polyvalente H/f de Famille Et Cité - réf.402181671

Assistant(e) du Pôle / Assistant(e) Polyvalente H/F

Famille et Cité

Pantin (93)


L'association « Famille et Cité » a été créée en 1970 autour de valeurs fortes (solidarité, respect et aide aux personnes en difficulté) et compte aujourd'hui 350 salariés grâce au développement de ses activités organisées autour de 3 pôles (Famille, Petite Enfance, Personnes Agées / Personnes Handicapées).

Le pôle « Personnes Agées / Personnes Handicapées » comporte actuellement 4 services (aide à  domicile, garde d'enfants, accompagnement, assistance au travail et portage).

Placé sous l'autorité de l'adjointe de direction des services d'aide à  domicile, nous recherchons un(e) :


Assistant(e) du Pôle / Assistant(e) Polyvalente H/F


Votre mission :


Dans le respect du projet associatif, l'assistant(e) du pôle PA/PH a pour mission générale d'apporter un support aux responsables des différents services dans la relation avec les différents interlocuteurs et d'assurer la gestion administrative liée aux interventions tout en contribuant à  l'amélioration du fonctionnement du pôle.


Principales attributions attachées à  ce poste :

- Gère la facturation des prestations

L'assistant(e) effectue les différentes opérations nécessaires pour transmettre au service « comptabilité » les éléments de la facturation, enregistre les frais, effectue les rapprochements entre les factures et les relevés d'heures, et effectue les relances des factures impayées.

- Accueil téléphonique et physique des bénéficiaires, des familles, des intervenants et des partenaires

L'assistant(e) doit écouter chaque personne avec attention et bienveillance pour une communication efficace, pratiquer la reformulation, veiller au respect des personnes et gérer les tensions le cas échéant, orienter éventuellement la personne vers un autre service, et dans tous les cas, assurer les transmissions d'informations entre les responsables et les intervenants.

- Assistanat de l'ensemble du pôle PA/PH

L'assistant(e) prépare les réunions d'équipe et participe à  la préparation des réunions avec les partenaires, contribue à  l'amélioration du service en mettant en Å“uvre la démarche « qualité » et en faisant des propositions d'amélioration, assure la continuité du service et le relai des appels téléphoniques en l'absence des responsables, envoi différents courriers et mailings, effectue le classement et l'archivage des dossiers.

- Support à  la gestion administrative du service d'aide à  domicile « Personnes Agées »

L'assistante du pôle PA/PH recueille les informations nécessaires pour l'étude des premières demandes, édite les devis et les contrats, les enregistre, et effectue les relances nécessaires, garantie la bonne tenue des dossiers administratifs des bénéficiaires, envoi les plannings des usagers.

- Support à  la gestion administrative du service du service « Accompagnement »

L'assistant(e) effectue les réservations des billets de train sur internet, récupère les billets de train en gare, élabore les fiche missions, assure suivant les directives du responsable la transmission des plannings des missions aux accompagnateurs.

Gestion d'un standard téléphonique (formation à  l'outil assurée)


Votre profil :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL)
- Techniques de gestion (établissement et suivi des factures)
- Assistanat classique (organisation des réunions, des déplacements, plannings, classement…)
- Excellente élocution et expression orale de qualité
- Formation bac +2 (niveau III) de type BTS « Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social » ou
BTS « Assistant(e) de Gestion PME/PMI »
- 5 ans minimum d'expérience dans le secrétariat et/ou l'assistanat d'équipe
- Connaissance du secteur associatif et/ou médico-social
- Intérêt pour les métiers de l'aide sociale et/ou les activités de services à  la personne

Qualités personnelles :

- Rigueur et organisation, respect des règles de confidentialité et des limites fixées
- Aisance relationnelle, maîtrise de soi, sens du service, amabilité et courtoisie
- Aptitude à  travailler en équipe, à  communiquer avec les autres, à  être force de proposition
- Capacité à  s'adapter aux aléas du quotidien et à  gérer l'urgence, le cas échéant.

Le contenu du poste est évolutif en fonction des compétences professionnelles et du degré d'autonomie de l'assistant(e) dont le niveau d'implication dans l'association et le potentiel peuvent lui permettre d'évoluer vers de nouvelles missions à  court ou moyen terme.


Conditions d'emploi :

Localisation : Pantin (93) à  proximité immédiate du métro (station Hoche, ligne 5)
Type de contrat : CDI à  temps plein (37 heures hebdomadaires + 12 JRTT / an)
Rémunération : 1.615€ bruts mensuels (mini) à  2.154€ bruts mensuels (maxi) selon formation et expérience
Avantages : mutuelle, tickets restaurant et Comité d'Entreprise


Le poste est à  pourvoir immédiatement (au plus tard le 1er mars 2014) et les dossiers de candidature (CV et lettre de motivation) doivent être adressés par courrier électronique en indiquant en objet de votre message l'intitulé du poste : « Assistante du pôle PA/PH » ou par courrier postal à  l'attention de Laetitia FOURNIER à  l'adresse suivante : Famille et Cité, 70 bis rue du Commerce / 75015 PARIS.


Portrait Entreprise

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Assistante-Experte ..
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