Référence : 203271471 - Publiée le : 27/03/2012 2012-03-27 2012-05-03
Nous recherchons pour un de nos clients un(e):
ASSISTANTE DE DIRECTION (Anglais courant) H/F
Votre mission :
br />Rôle d'interface et de coordination à l'intérieur de l'équipe, avec les différentes équipes au sein de la Transaction mais également en collaboration avec d'autres services ayant un lien avec l'activité.
Vous devrez effectuer les missions suivantes :
- Agenda du Directeur CDP, prises de rdv et organisation de réunions internes
- Compte-rendu des réunions hebdomadaires et préparation de ces réunions (installations ordinateur, rétroprojecteur dans la salle, réservation de la salle et ponctuellement organisation de pauses café)
- Notes de frais du directeur CDP et centralisation des notes de frais du service pour signature directeur CDP et validation sous Notilus
- Gestion quotidienne des factures fournisseurs (création de bons de commandes dans le workflow, suivi de la validation, transmission des factures signées à la Compta et suivi des paiements
- Suivi financier mensuel : mise à jour mensuelle des tableaux de bord, grandes Offres en partenariat avec les autres services et transmission des tableaux au Contrôle de Gestion
- Suivi financier hebdomadaire : Mise à jour du tableau financier de l'équipe pour nos réunions hebdomadaires
- Suivi commercial quotidien : Elaboration de factures en cas de transaction. Demande n° de facture à la compta, élaboration de fiche transaction et transmission à la compta et suivi des encaissements
- Suivi des mandats : Suivi hebdomadaire des mandats, mise à jour du tableau de suivi, enregistrement des mandats auprès du service juridique, enregistrement sous Logipro
- Préparation et mises à jour des documents utiles à l'équipe : Impression des nouvelles études, impressions et mise à jour des présentations de l'équipe, impression de documents spécifiques
- Elaboration et mise à jour des documents de présentation d'immeubles
- Mise à jour et préparation des rapports de commercialisation
- Récupération des infos pour les pitchs
Etudes :
- Transmission et vérification des transactions +5000 pour élaboration d'étude : demande placée, notes de conjoncture, property times…
- Récupération d'infos et d'étude de marché, définition du profil utilisateur pour les pitchs
- Récupération de transactions dans la base Access pour mise à jour des rapports de commercialisation et pitch
Communication/Marketing :
- Communication des transactions réalisées pour parution journaux spécialisés en immobilier,
- Pitch : Récupération des informations marketing pour insertion dans les pitch,
- Rapports de commercialisation : mise à jour des actions commerciales et du rétro planning
- Mise à jour des présentations d'équipe
- Elaboration de documents marketing spécifiques : livret prestige, vidéo, emailing…
Organisation d'évènements & cocktails :
- Réservation de billets de trains ou d'avion par l'intermédiaire de notre site d'agence de voyage Egencia
- Réservation de restaurants ou de salle de réunion à l'extérieur
- Création d'événements internes
- Commandes de pauses café
Votre profil :
r />Vous avez une expérience significative de 3 à 6 ans dans l'assistanat.
Vous assistez, anticipez et prenez des initiatives.
Grande maitrise de Power Point
Anglais courant
Conditions d'emploi :
br />Localisation : Poste à pourvoir dans le 92.
Type de contrat : Mission de 4 mois
Rémunération : 29K€ selon profil
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